水利普查中的档案管理工作探讨

邹燕莉

（水利部办公厅，100053，北京）

一、水利普查档案的形成

水利普查档案是指全国各级水利普查机构在水利普查工作中形成的、具有保存价值的、各种形式与载体的历史记录。水利普查档案属于水利科技档案范畴，是水利普查的重要成果，是国家档案资源的重要组成部分。水利普查档案应真实、准确、全面、系统地反映水利普查工作的过程与结果。

1.水利普查档案内容组成

第一次全国水利普查主要包括河湖基本情况普查、水利工程基本情况普查、经济社会用水情况调查、河湖开发治理保护情况普查、水土保持情况普查及其他普查等内容。主要是收集我国河流、湖泊、流域的水资源与水文特征，河湖的利用与保护情况，水利工程的数量、分布、规模、效益，社会经济用水及其水环境，水土流失与水土保持措施的特点、分布、数量，以及进行水利行业能力建设情况、灌区专项、地下水取水井专项普查等。

依据水利普查的内容可以预期形成水资源、水利工程、社会经济用水、水资源开发利用和保护、水土保持等方面的档案材料，以及水利行业能力建设、灌区基本情况、地下水取水井等专项档案材料。档案的存贮介质包括管理文件、调查、汇总统计的纸质资料，也包括录入的电子文档以及数据库与相关专用软件资料。

2.普查档案形成过程

本次水利普查划分为4个阶段：①前期准备阶段：开展普查方案设计、试点、培训和宣传动员工作。②清查登记阶段：开展清查登记、台账建设和现场调查等工作。③填表上报阶段：开展填表上报、数据处理、审核验收等工作。④汇总发布阶段：开展普查成果验收、汇总发布和资料开发等工作。

在以上四个过程中，水利普查要形成调查与统计表格、图件、文档、影像资料等基本调查材料，这些材料直接记载着原始的水利信息，是最为珍贵的第一手材料，具有极高的档案保存价值；在第三阶段进行填表和数据统计分析，形成的统计数据期间将会产生相关的电子文档，包括统计数据库和相关统计分析软件，是水利普查重要的中间成果；在前三个阶段材料的基础上所形成的不同级别的水利普查报告以及相应的分专业报告，是水利普查的最终成果。因此，档案工作要贯穿在全国水利普查的各个阶段，跟随普查的进展，帮助有关普查单位做好各种资料的归类与整理，不仅可以提高水利普查工作的质量与效率，而且为普查完成后各类资料的有效归档、防止重要资料的差错遗漏奠定良好的基础。

二、水利普查档案管理

在水利普查档案工作开展前，要熟悉和掌握一般档案工作方法，尊重档案学的普遍规律。认真分析水利普查的任务和目标，熟悉档案普查的工作流程，了解普查的工作方法与资料获取的手段，根据普查工作不同阶段采取不同工作方式，结合水利工作的自然、社会和工程特点，在关键点与关键环节上与普查人员紧密配合协调，争取在第一次全国水利普查中采用走出去的方式不断改进档案工作，以适应水利普查对档案工作的要求。

水利普查档案工作方法要符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国统计法》《普查工作档案管理规定》《水利档案工作规定》和水利普查工作相关规定。

1.把握档案工作的关键时间点

档案工作要参与水利普查的全过程，是指平常的检查督促要与档案形成的几个关键时间点相结合。档案工作是一项带有基础性、永久性的工作，档案工作者不可能经常检查普查人员文件材料的收集整理情况，也没有那么多的档案人力资源，选择档案工作的时间点关系到档案管理的质量与效率，可以起到事半功倍的效果。在培训阶段，档案工作人员就要对调查人员进行有关档案知识的培训，从开始就进行规范化的调查资料的整理，方便以后的资料档案收集；在填表上报阶段，要进行档案形成的监督指导，与调查机构紧密配合，对形成报表的原始调查材料按照档案形成规定进行仔细核对、科学分类，以防止原始资料在报表填写完成后丢失；在普查完成后对档案工作进行监督，保障普查资料文件能尽快完整归档，没有遗漏、丢失、损毁。

2.指导普查工作人员做好档案工作

在水利普查过程中，档案工作者要与调查人员和机构经常进行沟通，随时掌握普查的进展情况，对调查、资料整理人员不清楚的资料归档问题及时进行技术指导，以避免把问题遗留在验收时期。可以采用联络人的方式，档案管理部门指定水利普查档案的联系人负责日常的指导与联络工作。依据普查规定的相关内容，及时了解对应资料文件的调查、整理、分类、编码进展情况，督促普查人员对相关资料按照档案管理规定要求及时进行整理。档案主管部门可以派出档案管理人员在普查期间进行巡视，对调查资料整理、归类情况进行检查，发现问题及时进行纠正，以防止将来归档资料混乱，预防由于资料混乱造成归档资料缺失或分类错误；在档案材料形成的几个关键时间点，应该对普查人员进行重点指导，以提高档案案卷形成质量。

3.明确档案工作责任制

明确普查档案工作人员的职责，是普查档案工作的根本保障，要在不同级别机构上实行档案责任制。按照规定各级水利普查机构的档案工作应该接受同级水行政主管部门和档案行政管理部门的监督、指导，应采取多种方式开展对水利普查档案工作的监督、检查，督促普查档案管理办法的贯彻落实和有关制度的完善，主动提供档案业务指导与技术支持，积极协助水利普查机构搞好职责范围内普查档案的专项检查、验收工作。

各级水利普查机构是水利普查档案工作的责任主体，要明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入水利普查工作计划和管理工作程序，实行同步管理；配备档案工作人员，统筹安排经费，为水利普查档案的收集、管理、保管、利用等创造条件，提供保障。

普查机构对普查过程中形成的应归档文件材料，要指定专门的部门或人员负责收集、整理与归档，并在普查工作完成时，向同级水行政主管部门的档案部门移交。

县级以下水利普查工作机构形成的需归档文件材料，应在完成收集、整理工作后，及时向县级水利普查机构归档。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有，或拒绝归档。

4.规范归档程序和严格质量控制

水利普查由于涉及的范围较广，文件资料类别比较多，档案管理人员在做好必要的前期指导和资料整理外，为了保障归档资料的完整性和分类、编目的准确性，要严格归档过程中各环节检查和注意归档方法。

普查机构准备好所有应归档文件材料后，向档案管理部门提出归档移交申请，档案管理部门应对档案进行质量检查，检查合格后方可同意归档，然后按照“移交目录”“普查档案归档说明书”要求，经过主管机构各方领导签字后办理档案移交手续。在这个过程中，一定要严格执行申请、检查、核实、确认的工作流程，把不合格档案堵截在移交的过程中。

水利普查文件材料的归档应该符合如下要求：①纸质文件材料归档，应该字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等完整齐备。书写和装订材料应符合耐久性要求。翻译为少数民族文字的水利普查文件材料，应将原件及翻译文一同归档。②实物与音像文件材料归档，应该规定注明时间、地点、事件、人物等相应的文字说明。③电子文件材料归档，应符合 《电子文件归档与管理规范》的要求。

要严格执行规定的水利普查档案的归档时限。根据规定各级普查机构的归档工作可根据工作进展情况分阶段进行归档，但最终完成任务的时限是地（市）、县级应在普查工作完成后3个月内；国家和省级普查机构应在普查工作完成的6个月内。向同级水行政主管部门的档案部门移交普查档案的工作，应该在普查机构撤销前完成。档案交接双方应对移交档案进行认真检查，并办理手续。

水利普查档案应该按要求建立归档文件材料的案卷和文件级目录及重要文件材料全文数据库，并依托相应的管理系统，逐步推进水利普查档案信息化管理，满足各项工作对水利普查档案的利用需求。

5.严格档案验收标准

水利普查的成果是以后普查工作的基础，同时也是珍贵的历史资料。水利普查工作应严格执行有关档案验收质量标准，遵守档案检查、验收制度。按照规定，国务院第一次全国水利普查领导小组办公室负责省级和水利部所属单位水利普查档案的检查、验收，省级水利普查机构负责组织省级以下单位的检查验收。完整、准确、系统的水利普查档案是水利普查项目验收的必备条件，凡水利普查档案验收不合格的单位或项目，不得进行水利普查工作验收。

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