外贸英语函电的写作特点及应用

桂林理工大学高等职业技术学院 周进

外贸英语函电是国际上通用的一种交流方式，其主要是用来联系商业事务、沟通商业信息、促进各国之间贸易的发展，因为国际贸易在不同的国家之间进行，而贸易的双方往往是远隔千山万水，所以函电的作用十分重要，高质量的函电能够帮助不同的贸易国家之间实现良好的沟通，促进双方贸易的长期合作。因此，外贸英语函电的写作能力也成为了衡量国际贸易商务人员素质的一项重要内容，其不仅要具备较强的英语基础，更要掌握国际贸易中的相关知识，通过清楚的表达、有效的措词来实现不同贸易伙伴之间的有效交流。

1 外贸英语函电的特点

1.1 语言规范化

随着我国参与国际贸易的日益频繁，外贸英语函电在语言方面也逐渐向更为规范化的方向发展，不仅要求语言本身的语法、拼写等基本的书写要求要规范，同时在各项商务活动的法律法规的表达方面也更为规范和明确。

1.2 内容简明化

外贸英语函电的内容只要能生动、具体的表达出自身的观点即可，同时要求对方做出明确反应或者是提出意见等相关的问题，将这些基本的要素表达清楚，确保对方不会对函电的内容产生误解的基础上，保证语言的简洁明了，应当避免文字的冗余。

1.3 态度礼貌化

外贸英语函电的交流双方是平等的，因此在函电的态度方面也要做到不卑不亢、清新得体，避免居高临下的命令或者是给对方盛气凌人的感觉，在维护本国利益的基础上，要尊重和体谅对方，真诚的表达自己的观点。

1.4 格式“习惯”化

在国际贸易长期的发展过程中，逐渐形成了很多约定俗成的国际惯例，并且已经被世界各国的商务人员所认同。在外贸英语函电的格式方面，也形成了较多具有代表性的贸易术语、商务词汇，以及各种固定的句式和词语的缩写，这种“习惯”体现出了强烈的商业色彩，而且与国际商务贸易活动紧密相连，所以在进行外贸英语函电的书写过程中，就需要对这些约定俗成的国际管理由深入的了解，才能够保证函电的质量。

2 外贸英语函电的写作技巧

2.1 委婉措施，态度礼貌

在进行外贸英语函电的写作时，要始终保持礼貌的态度，避免使用命令的口吻，但同时又要做到不卑不亢，对于对方的要求和意愿给予尊重和理解。所以，在写作中，除了使用“please”等作为开头之外，还会运用到一些其他委婉的表达方式，如Will you please, would you kindly, we shall appreciate it if等。有时不可避免的要传达一些负面的信息，这时更加需要体现出礼貌的与其，如，We apologize for the trouble caused to you and assure you that all possible steps will be taken to avoid such mistakes happening again.另外，在某些程度上，能够从对方的角度考虑问题，也是一种礼貌的表现，比如以下两种表达方式：(1)A: We allow 6 percent discount for cashpayment.(2)You earn 6 percent discount for cashpayment.虽然两种表达方式所要表达的是同一个意思，但是二者的语气却完全不同，(2)的表达方式显然是从对方的角度考虑，考虑对方在折扣方面能够得到的相关利益等问题，所以，委婉的措词和礼貌的表达在外贸英语函电的写作中是十分重要的。

2.2 语言正式规范，用词严谨准确

外贸英语函电的内容大多是以商务活动为主，同时函电也可以作为一种交流的方式，对于双方贸易开展过程中的相关事宜进行详细的沟通，最终实现交易的顺利完成，因此，在函电写作时使用的语言应当是规范的，而且应当以较多的正式用语作为主要表达方式，这样更加能够体现出对对方的尊重以及自身的专业水平。如，To acquaint you with the commodities wehandle,we enclose a duplicate of our export list covering the main items available from stock atpresent.该句中acquaint，commodities，duplicate，available等词语的运用，使得函电本身的规范性就获得了很大的提升，这种正式的函电能够获得对方的重视，以此促进交易的顺利完成。另外，在进行函电的书写时，需要对各种细节问题进行严格的审查。在函电中的任何一种表达方式，都涉及到贸易双方的权利和义务，以及在利益归属方面的诸多问题，所以语言的运用要十分严谨，错误的表达不仅会造成对方的误解，甚至会引起各种不必要的纠纷。尤其是针对函电中关于时间、价格、商品的具体颜色、尺码等这些细节性的问题，更加需要保证填写的准确性，这样才能使贸易双方的权益获得有效保障，促进贸易活动的顺利开展。

2.3 被动语态的使用

在外贸英语函电的写作中，通常用的较多的表达形式就是被动语态，一方面显示出委婉的语气，另一方面也能使函电的格式显得更为丰富，避免产生单调的感觉，其主旨在于运用被动语态凸显出要说明的对象的重要性。需要注意的是，应当避免使用直接的否定语句，容易给对方造成态度生硬的感觉，甚至会影响到双方贸易的进行。比如，The unpaid balance of US $ 2,000.00 for the goods supplied during September will be telegraphed by our bankers on or before November15.在这个语句中，主要强调的是“the unpaid balance”，因为这才是对方最为关心的问题，如果使用主动语态，就无法凸显出这个关键词的重要地位。

3 外贸英语函电人才的培养方向

英语函电在国际商务贸易活动中有着广泛的应用，其通过书面工作语言将信息进行传递，相比口语形式的信息传递更为严谨和清晰。而随着我国参与国际市场的贸易活动越来越多，对外贸经济人才的综合要求也逐渐提升，尤其是作为一项基本的能力，外贸英语函电的写作能力已经成为了一个重点的培养目标。在外贸英语函电写作能力的培养方面，需要注重以下两个方面：

(1)加强对外贸函电相关专业知识的学习和积累，才能在隐喻函电的写作中熟悉运用各种元素，同时要掌握外贸函电写作的基本流程，只有充分掌握这些基础性的知识，才能够在实际的写作过程中有效的运用。与此同时，加强对外贸业务发展的不同内容和环节的全面了解，以此为基础，完成一封有效的外贸英语函电。

(2)注重理论与实践的有效结合。通过系统的理论知识学习，掌握外贸英语函电的写作内容和技巧等，还需要不断参与实践，进行操练和模仿，才能够对所学的理论知识有很好的运用和巩固，进而达到在短时间内掌握外贸英语函电的基本操作流程。如果不能有效的将理论知识与实践操作相结合，便无法使外贸英语函电人才的培养取得成绩。在实际操作中，要掌握英语函电写作的格式、语言特点和写作技巧、写作规则等，同时也要对相关的商务知识有全面的了解，并且通过不断的重复练习，提高英语函电的写作水平。

4 结语

外贸英语函电是当前国际贸易中一种主要的信息交流方式，其本身具有一定的法律效力，因此对于英语函电的写作要求也十分严谨，如何能够在尊重双方意愿的情况下表达出自己的观点，并且保持观点的清晰和准确，是英语函电写作的难点。随着我国参与国际贸易活动日渐频繁，对我国国内英语函电人才的培养也受到了越来也多的重视，只有不断的提高外贸英语函电的写作水平，才能保证国际贸易活动的顺利进行，促进我国国际贸易的持续发展。

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