电子商务企业内部控制存在的问题及对策

华中科技大学武昌分校 常 艳

一、电子商务企业的特点

随着中国互联网技术的进步，电子商务作为一种新的商务模式，已经成为越来越多企业关注和利用的焦点。电子商务的发展更是为中小企业与大企业之间的竞争提供了很好的机会和平台。电子商务企业与传统企业相比具有以下特点：

一是在时间和地点上不再像传统企业那样受到限制，使商务活动可以提供任何地点、任何时间、任何方式的 3A（Anywhere，Anytime，Anyway）全方位服务。

二是网络营销能力较强。电子商务以其特殊的传播方式：互联网，使其产品在网络的虚拟市场（消费者口碑、印象、形象）中占据一定的市场份额（或正在努力占据）。

三是客户管理能力较强。在互联网技术系统支持下，对于客户信息的跟踪、管理、数据挖掘，比仅仅使用计算机作为办公工具的传统企业要强很多，在客户情况变化迅速，竞争非常激烈的领域有很大用武之地。

四是对内、外部信息的整合更迅速有效。传统企业也可以用数据库管理内部信息，但是电子商务企业能更好将内外部信息统一运用 （而不是分割的财务、人事、文档管理），形成有别于传统流程的电子化流程。

五是工作效率更高。电子商务克服了传统贸易方式费用高、易出错、处理速度慢等缺点，极大地缩短了交易时间，使整个交易非常快捷与方便。

六是成本费用降低。买卖双方通过网络实现商务、宣传、沟通以及“无纸化”活动，减少了交易的有关环节，节省了在传统方式下做广告、发印刷产品等大量费用，减少90%的文件处理费用，也提高了信息传递的效率。买卖双方也可以通过互联网及时沟通供需信息，使无库存生产和无库存销售成为可能，从而使库存成本降为零。电子商务贸易平台通常不需要实体店面，只需要电脑和网络或办公室，这样也节省了大量的店租、雇佣售卖人员的费用。

七是与传统企业相比，电子商务在业务流程上也有其独特之处。电子商务的主要类型有B2B、B2C、C2C等方式，下面以B2B为例，说明电子商务企业的业务流程。首先，买方登录系统网站进入交易中心，确认购买并通过网上银行付款；同时，在买方系统中根据交易生成会计数据；然后系统根据订单生成的信息通知卖方发货；卖方通过库存系统进行商品维护、货单管理及价格管理，通过财务管理系统进行应收账款管理；第三步，卖方发货后在系统中确认出库并填写物流信息；系统跟踪物流信息并在买卖双方的信息系统中显示，便于双方跟踪管理；第四步，货物到达买方，由买方签收后，即完成整个交易过程。

二、电子商务企业内部控制存在的问题

电子商务模式不仅影响了企业的经营活动，也影响了其对应的内部控制。电子商务因其经营手段的特殊性，改变了企业的内部控制活动，使企业内部控制环境呈现出多样化、系统化的态势。这些改变使运用于传统企业中的内部控制不再适应新环境的要求。

目前，尽管针对电子商务企业的特点制定了专门的内部控制制度，但仍然存在一些亟须解决的问题。

（一）对会计活动的内部控制更加困难。在传统电算化会计中，需要会计人员在总账管理系统中通过填制凭证来完成账务的记录，或者是在其他子系统中进行月末处理时自动生成转账凭证。而在电子商务环境下，由于计算机的运用涵盖了业务活动、会计活动和管理活动，由计算机系统直接对业务数据进行处理后生成会计数据，不需要人工填制记账凭证。这样，原本只需要以人为对象的内部控制变成了对整个系统和人的共同控制，加大了内部控制的难度。

（二）加大企业对风险控制的难度。COSO委员会在《内部控制：整体框架》的基础上，于2004年推出了《企业风险管理框架》最新报告。在这个报告中提出：企业的风险管理是一个过程，是由企业的董事会、管理层以及其他人员共同实施的，应用于战略制定及企业各个层次的活动，旨在识别可能影响企业的各种潜在事件，并按照企业的风险偏好管理风险，为企业目标的实现提供合理的保证。

电子商务企业及互联网企业作为新兴的行业形式有其区别于传统行业的特点，例如：人员流动性大，对技术要求更高，融资能力有限，大多数企业规模较小等。这类企业理应有适用其特点的风险管理模式。然而，多数企业将主要精力都放在提高业绩、确保效益等方面，员工普遍缺乏风险意识，到目前为止，尚没有专门针对该行业的风险管理标准，使该行业的风险管理发展远远落后于传统行业。其存在的问题主要表现在以下几个方面：

1.在战略层面，对于处于技术成熟时期的电子商务企业来说，其低成本、低技术壁垒的特点，加上激烈的竞争，使企业的战略目标有时形同虚设。例如企业都将目标放在如何降低成本，扩大市场份额上，而忽视了明确的市场地位，没有经营创新，大家都使用同一个模式，以至于互相争抢客户，打价格战。

2.在经营层面，在电子商务企业的经营过程中，管理者的管理理念和风格影响非常大。电子商务企业也是企业,同样存在管理问题。管理问题之所以在新兴的电子商务领域表现得很突出,主要有两个方面的原因：一是这些年轻的创业者没来得及积累管理的经验；二是公司膨胀太快,创业者根本没有时间来学习怎么管理。

同以前相比,电子商务企业的管理者现在已经意识到,在管理上他们的企业并不能摆脱传统企业的模式，同样要树立品牌，建立渠道，维护客户关系等，其管理同传统企业一样重要。

许多管理者对风险管理和内部控制没有正确的认识，认为内部控制就是内部监督、内部成本控制、内部资产安全控制等，造成企业根本没有建立内部控制体系，甚至已有的内部监督体系也是残缺不全，有关内容不够合理或流于形式。由于监督机制的弱化，导致对工作不力者或风险点不能及时进行纠正和处罚，从而导致严重问题，甚至威胁到企业的生存。

3.在财务层面，与传统企业不同的是，除了要面临融资风险、金融市场风险外，电子商务企业更多地还要面临知识产权风险和信用风险。不少电子商务企业没有设置内部审计机构，或即使有内审机构，其职能也严重弱化，不能起到应有的监督和服务作用。同时，内部控制制度行为主体素质较低，企业财会人员不具备从业资格，管理层对会计制度、会计准则一窍不通，也会造成严重的财务风险。

4.在国家政策层面，我国电子商务产业的行业标准及行业法规尚不健全，这些会影响到电子商务企业同其他可替代行业的竞争。

（三）控制方法的适应性不强。目前电子商务企业多数还是沿用传统的控制手段，仅仅将关注的重点集中在货币资金等重点资产上，而忽视人员素质、信息数据等的内部控制。而且内置在系统内的控制程序太少，针对性不强，仅限于口令、授权等简单的职责分离，对于安全性的内部控制还不完善。另外，在电子商务环境下，企业将控制的重点更多地放在系统内部，外部控制不力。电子商务环境下，企业应将虚拟组织、虚拟企业等合作者纳入控制的范围。

三、完善电子商务企业内部控制的对策

针对上述电子商务企业内部控制存在的问题，结合电子商务企业的特点，从风险管理的角度，对如何完善电子商务企业的内部控制提出如下对策建议：

（一）选择合适的控制方式。合适的控制机制能够使期望目标的实现更加可以预测。企业应根据业务特点、企业性质及管理模式选择合适的控制方式，以使内部控制的效率最大化。

从权力配置角度，控制方式可以划分为委托型控制和直接型控制。委托型控制强调委托人与受托人之间的信托责任和契约关系，重视受托人的自我约束与自我控制以及授权，委托人给受托人设定一个活动的框架，受托人在这个框架中发挥自己的能动作用。员工的工作具有高创造性、工作时间灵活，但工作成果难以量化，员工的工作有时需要延续到八小时以外。直接型控制（家长式控制）是指委托人掌握了主要的控制权，由其做出决策，规范受托人行为，如家族企业的家长式控制、非家族企业的集权管理和“一支笔”审批（所有支出由一个人批准）等。高层领导者控制着企业的一切活动，他们的意志贯穿于企业的各个层面，员工的自由度较小，导致了职能制或直线职能制（U型组织结构），强调职能分工，但在大型组织可能出现机构臃肿、效率低下、协调工作量大等问题。

在互联网技术高度发展的今天，互联网企业的领导者已经不再是单纯的技术专家，同时还是有创造性的商业天才，能够利用互联网技术，创造出新的产品、服务，并由此创造新的商业运作模式。因此，电子商务企业的管理者应根据企业规模、行业特点及经营方式等选择合适的内部控制方式。

（二）建立有效的内部控制体系。2008年5月,财政部等五大部委联合发布 《企业内部控制基本规范》，2010年4月26日五大部委再次联合发布 《企业内部控制配套指引》，共同构建了中国企业内部控制规范体系。《企业内部控制基本规范》自2009年7月1日起先在上市公司范围内施行，对非上市公司的中小型企业鼓励提前执行，小企业和其他单位可以参照执行。加强企业内部控制体系建设是企业发展的必然趋势。建立有效的内部控制应该从以下几个方面去做。

1.合理制订企业战略目标。目标决定一切，内部控制能否被有效执行，往往在企业确立目标之初就决定了。公司治理层和管理层在企业战略目标中要明确四个问题：谁是你的客户？如何创造利润？如何保护利润？怎样界定你的业务范围？战略目标确定后,在内部控制的所有要素中均应该有所体现以保障战略目标的实现,尤其是在控制活动和监督环节,所有经营活动都应该符合战略的要求,与战略目标不适应的经营活动在流程中无法执行和运转。

2.建立由公司董事会牵头，构建由董事会、经营层、各部门组成的三级内部控制体系。重点建立覆盖销售分支机构、销售团队、销售代表的销售体系三级内部管理体系。董事会定期与不定期听取关于公司战略性风险点的内部控制情况报告，及时发现问题并解决问题。

3.探寻新的商业模式及盈利模式。电子商务企业应避免通过培训式和人海式的销售战术或降价销售来拉供应商加入会员，而应着眼于为供应商提供更高价值的全程服务，使供应商更自愿地掏钱，否则，今天即使控制了风险，企业本身的盈利模式无法长期对风险扭转与控制。

4.强化销售人员现场监督的优势。在供应商认证环节进行严格把关，按照不相容职务分离控制的原则，加强售后服务体系的建设，在提升服务水平的同时，提升现场监控能力，委托公司内部的监察部门和独立第三方进行程序认证和大比例抽检，严肃处理违纪行为，杜绝欺诈之风。

5.改革公司薪酬与激励政策。为普通员工制定发展通道，加强中长期激励政策的使用，提升销售序列员工的归属感，将主管级以上的重要销售人员的考核转化为年度考核，加大揭发造假行为的奖励，由现在的短期激励向短期激励与中长期激励相结合的方式转变。

（三）强化内部控制执行力。从制度上看，许多企业都的确制定了较为严格的管理流程，从源头上防堵欺诈事件的发生。以国内最大的网上交易平台阿里巴巴来说，有着7500名左右的一线销售人员的认证应该是最直接、最有效、最立体的监督，当地销售分支机构人员的交叉认证也是最有效的手段，通过总部其他控制部门对他们提交材料的核实、依托第三方对相关材料进行核实或抽检也是内部控制的重要手段。遗憾的是，在阿里巴巴近两年新增客户中分别有1.1%和0.8%涉嫌欺诈，有些骗子甚至用没有年检过的营业执照通过了认证，有些骗子的账户被查封之后，换了个公司名，连联系方式都没改，就再次通过审查。事实证明，阿里巴巴的多渠道交叉认证并没有得到有效执行。因此问题的关键在于内部控制制度有没有得到有效执行。

制度的订立很简单，但订立后如何使这些制度得到不折不扣的执行则不是一件容易的事情。通过调查发现，许多面临重大风险的企业并非没有内部控制制度，而是相关人员没有认真执行这些制度。使现有的制度得到有效执行，我们可以从以下几方面来进行。

1.建立法人治理结构。完善的法人治理结构有利于内部控制制度的建立和执行,如果治理结构不健全则很难保证建立一套有效的监督机制,内部控制失败的风险也就非常大。

法人治理结构的架构应该是:所有者通过法定形式进入企业行使职能,通过在企业内的权力机构、决策机构、监督机构和执行机构,保障所有者对企业的最终控制权,形成所有者、经营者和劳动者之间的激励和制衡机制,并通过建立科学的领导体制、决策程序和责任制度,使相互间权利得到保障、行为受到约束。而优化公司治理结构就是建立一套多层委托代理、权责分明、相互制衡、相互协调的制度,治理的作用不涉及公司业务经营问题,其主要功能是权力的配置,即所有权的约束。

中国企业最大的特色就是“一股独大”，股东大会、董事会、监事会人员重叠，没有真正形成科学的法人治理机制。公司的一切重大事项，如公司章程的变更、董事的任免、重大投资计划、年度财务预决算、利润分配等必须经由股东大会做出决议的基本上都由大股东或者董事会决定。这种权力层次中职位重叠、董事会成员缺乏独立性的法人治理结构影响了公司决策执行质量和市场经营风险分散原则，容易导致企业决策失误、经营管理低效率。针对我国企业内部控制基础薄弱的现状，建立产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度，消除内部人控制现象，是完善内部控制环境，使内部控制有效运行的保证。

2.强化风险管理。结合ERM框架和电子商务企业目前所面临的环境和管理者素质,有必要从风险识别、风险评估和风险对策三个方面强化风险管理,并结合风险偏好和风险容忍度等概念管理企业所有重要的控制活动。

3.结合企业文化创建商业伦理。在从计划经济走向市场经济的过程中，不可避免地会出现不和谐的音调，如企业一切向钱看，为发展不惜牺牲消费者或社会的理由等，我国的商业伦理正接受市场经济的洗礼，商业活动中的诚信和欺诈正处在反复博弈的初期,所以建立制度的同时一定要强调商业伦理。

对于无法见面交易的电子商务企业而言，诚信更为重要。企业应结合企业文化创建商业伦理,核心是强调诚信建设和社会责任。企业应以树立诚信意识并使企业基于利益目的诚信意识升华为一种自发的主动商业伦理精神为目标进行诚信建设；同时中国企业要树立社会责任意识,这也是企业取自社会回报社会的必然。

4.建立正式通畅的信息反馈渠道。除了建立规范的制度，强化执行的监控力度，完善事后绩效评价体系，还应建立正式、通畅的信息反馈渠道，以保证信息及时、有效反馈到相关部门与相关人员，否则内部控制的实施效果依然不会理想。由于信息不对称，制度的制定部门无法及时获知制度的实际执行情况，审核部门亦缺乏正式的信息反馈渠道将实施结果传递给负责奖惩的部门，内部控制实施的上下游环节的衔接之间存在一定的壁垒。如果通过非正式的、私下的渠道传播信息，则信息的真实性将难以保证。因此，必须建立正式、通畅的信息反馈渠道。

总之，电子商务企业不但要重视内部控制制度的建设，更要重视内部控制制度的执行。只有建立与健全适合自身发展需要的内部控制制度并且付诸执行，才能推进企业的健康稳定发展，为我国的经济建设做出巨大的贡献。

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