ERP环境下会计信息系统的发展

朱小雪 邢云翮

(山东省专利保护技术鉴定中心，山东 济南250012)

会计信息系统(Accounting Information Systems)是指利用信息技术对会计信息进行收集、存储、处理和传递，完成会计核算工作，并能提供会计所需管理、分析、决策辅助信息的人机系统。会计信息系统包括两部分内容:一是对会计信息的处理，以完成核算任务;二是提供辅助信息用于协助管理和决策。从演变历程来看，可将会计信息系统划分为电子数据处理、会计电算化、会计信息系统成型和基于ERP 环境下的现代会计信息系统四个阶段。

一、会计信息系统的发展历程

(一)电子数据处理阶段

20 世纪50年代会计信息系统开始出现，最初是电子数据处理阶段。电子数据处理阶段主要是利用计算机协助进行会计数据的计算，数据不能单独使用，不能够离开相应程序而被其他的程序所调用，在这一阶段数据库技术还没有出现，仅仅是代替人工进行给定数据的计算而已。电子数据处理阶段是会计电算化的初始形态，仅仅说明计算机技术已经初步涉入会计信息处理领域。

(二)会计电算化阶段

自1979年开始，会计信息系统进入了会计电算化阶段，这一阶段会计电算化被诠释为会计工作的计算机化，主要指财务会计的电算化，而决策会计的电算化和管理会计的电算化还没有涉及。我国会计的电算化，主要解决的是以计算机代替手工记账、算账、报账和用账等问题。经过30 多年的发展，会计电算化推动了我国财务会计事业的发展。而随着市场经济的高速发展以及现代金融、证券、保险和期货等金融衍生工具的出现，企业已经不是单纯的生产经营单位，投资、融资和资本运作以及集团的内部财务资金管理也越来越重要，企业为设计应用解决方案，“会计信息化”一词应运而生。

(三)会计信息系统的成型阶段

会计信息系统还包含财务信息系统和整个管理信息系统的对接和融合过程，以及对会计信息开发和利用的延伸。

通过会计信息化与会计电算化的对比来理解成型阶段的会计信息系统。一方面，会计信息化与会计电算化在所处环境上的区别:由于网络以及以电子商务为代表的网络经济的迅速蔓延，使会计所处的环境发生了翻天覆地的变化，这些变化可以总结为即时化、网络化、无纸化、管理一体化和信息集成化，客观上提供了实现会计信息化的条件，没有信息化的环境，会计也只能搞“电算化”。另一方面，会计信息化与会计电算化在其内涵上的区别:在当时的宏观经济条件下，“会计电算化”主要是围绕记账凭证、账本和会计报表进行设计和研发，会计电算化处于一种单纯模仿传统手工会计账表的状态，而且自成系统，所提供的会计信息与整个企业的信息系统处于被割裂的状态，出现了“孤岛现象”。而此时的会计信息系统也只局限在会计核算上。

(四)基于ERP 环境下的现代会计信息系统

ERP 是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写。是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP 系统集信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，它整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力财力、计算机软硬件及通讯、网络技术在内的一体化的企业管理系统，而会计信息系统则是其中最为重要的子系统。

二、ERP 环境下的会计信息系统

(一)与ERP 下的其他子系统完全融合

同ERP 中的其他模块一样，会计信息系统已经完全融入到ERP 当中，而不仅仅是其中的会计信息系统子模块。以产品的销售为例，产品销售之后，营销人员便会将此记录在电脑中，产品销售之后库存产品减少、应收款增加等事件便录入数据库中，这时当会计部门需要这些数据时便会直接从数据库中读取，而不是营销人员为会计部门提供。这时的会计模块未全部储存在会计信息系统子模块当中，比如盈利分析可能会被放到销售模块当中，使销售人员能够尽快得到销售信息。

(二)自动化程度高

会计中的许多业务处理都具有固定的模式或者机械地重复进行，而这些工作正是计算机所擅长的。传统会计信息系统一般的设计工作仅仅是模仿手工记账，虽然是通过电脑处理，却并没有给会计人员带来多少自动化的便利，原始凭证一般为纸制，记账凭证通常由会计人员录入系统，之后的记账、生成报表才体现了计算机的自动化特点。而ERP 是将企业中的各种资源都汇集到ERP当中，原始凭证被相关部门人员录入之后，会计部门不必再由自己生成记账凭证，计算机会通过读取数据库原始凭证相关数据生成记账凭证。企业之间的交流也可以通过标准的数据接口传送得到原始凭证，在数据库中记录相应的信息，然后根据这些信息生成各种报表，支持企业的分析决策。

(三)信息提供灵活多样

会计的最终目标是提供信息，为政府提供税收信息，为投资者提供决定企业发展的信息，为管理者提供进行决策的相关信息，为员工提供工资、福利待遇信息等。然而传统会计却仅仅提供资产负债表、利润表、现金流量表及其附注等信息，由于精力的限制，过程的复杂多变，很难再提供其他的信息，所以形成了会计人员努力的工作，而管理层在决策时却常常需要自己主观臆断，传统会计不得不成为企业的“外部会计”、“财务会计”的局面。而在ERP 中，这种格局得到了明显的改善，企业进行决策时，管理人员不必再主观臆断，管理层在决策时，会计人员可以提供穿透报表，得出分析结论。

三、ERP 环境对企业会计信息系统的影响

会计信息系统是一个面向企业价值信息的信息系统，是以收集、处理和提供信息为目标的系统，该系统具有收集、输入、存储和处理数据;管理、控制信息以及向信息的使用者报告信息的结构。ERP 作为企业的基本信息环境，对会计信息输入、处理和输出等环节产生了重大的影响。

(一)ERP 环境对会计信息录入的影响

1. 搜集信息的目标区域显著增大。ERP 系统对于财务信息的记录更为详实，不仅要记录科目、日期、账户余额，还要记录发生地点、涉及到的资源、参与者等更多的数据资料，业务处理系统首先进行上述数据的采集，然后再通过会计信息系统的数据筛选和数据共享，用于满足财务管理的信息需求。ERP 系统最明显的特征就是集成业务信息和财务信息，实行日常业务和财务工作的一体化管理，企业中的全部业务活动的数据，包括财务信息数据和非财务信息数据都是ERP 系统采集的目标。

2. 录入信息的质量进一步优化。ERP 系统采用集成化的管理方式，企业基础管理水平得到了提升，进而使基础信息质量进一步提高。信息的采集方式得到优化:ERP 环境下的信息是由各部门一次采集完成，之后将其存储在数据服务器中，供企业各个业务部门使用。因此，信息的完整性、一致性较好;同时，由于ERP 系统的集成性特点，信息的采集与传递自动化程度高，人为干预较少，信息的准确性得到了较大幅度的提高。信息采集的时效性更强:ERP 环境下能实现信息的实时采集，实时处理、存储和传输，会计部门也可以直接从ERP 系统中提取所需数据，按照会计事项的定义来确认、计量、报告业务活动的发生情况，大大提高会计信息的及时性。

(二)ERP 对会计信息处理的影响

1. 自动化生产会计凭证。ERP 环境下会计人员不用编写全部会计凭证，各部门工作人员在承担各自工作的同时，ERP 系统会根据预先的设置安排，先由有关业务人员完成相应的业务凭证的填制工作，再传输到会计信息系统中，由会计信息系统自动生成会计凭证。会计人员只是对自动生成的会计凭证进行审核，如果发现有错误，则通知原业务部门的有关人员对错误凭证更正或者重做。至于款项的收、付等其他业务的会计凭证则仍由会计人员进行手工编制。

2. 会计信息系统的过程控制环节被提上日程。ERP环境强调会计核算和业务处理的整合，利用集成化的信息系统实现迅速、双向的信息沟通。一方面，各个业务部门在业务处理的过程中实时进行业务信息的采集，自动生成相应的会计核算信息;另一方面，会计信息系统通过执行处理和控制规则，实时对业务的经济性、合理性进行监测，从而使会计信息系统具有过程控制的功能。

3. 财务决策支持功能得以优化。ERP 环境下，会计信息系统可以方便地搜集到企业内部相关业务信息以及市场、关联企业、竞争对手等方面的信息，因此事前计划与预测能够顺利进行。如果现有的财务决策模型和业务综合信息能够得到进一步运用，财务决策的支持系统就很容易建立起来，财务决策支持功能可以协助管理者解决半结构化或非结构化的问题。

(三)ERP 对会计信息输出的影响

1. 会计信息输出的形式多样化。ERP 系统是企业之间的信息系统，可以实现本企业，甚至是数个合作企业范围内的信息集成和共享，因此，为了迎合会计系统的信息用户分散化、多样化的特点，会计信息系统的输出形式也不能一成不变，多样化的要求被提出。在ERP 环境中，会计数据多数以初始的、没有经过加工处理的方式存放，在需要数据输出时就可以根据用户的信息需求，任意组合数据，准确地输出会计信息。

2. 会计信息输出内容多样化。ERP 环境下的会计信息系统和一般的会计电算化系统具有很大的差异性，企业所有的经济业务都隶属于ERP 环境下的会计信息系统，在ERP 环境下所有子系统之间彼此关联，因此，ERP 环境下会计信息系统输出的内容决不仅仅是会计核算信息，输出更多的信息是用来满足不同客户处理经济业务以及辅助企业进行决策制定。

四、ERP 环境下会计信息系统的发展趋势

分析比较会计信息系统的整个演变历程，会计信息系统的设计理念和运作形式的变化都是由企业外部宏观环境、内部竞争环境、外部竞争环境、信息环境的每一次重大改变导致的，ERP 环境的引入当然也不例外，并且ERP 代表了新的经营理念和管理运作模式，对会计信息系统发展趋势的影响作用重大。

(一)会计信息系统与ERP 系统的融会贯通

当今社会的会计信息系统大多是独立的系统，隶属于财会部门，与其他部门的信息系统互不相容，独立运作，虽然企业中设有联机系统可以把各部门的信息综合在一起，但由于各个信息系统的设计逻辑并不一致，其他业务部门提供的经济数据资料只能影响到企业资产、负债和所有者权益，而市场、合作伙伴、竞争对手等方面的信息很少提供。这一局面的存在使企业会计信息系统的功能扩展受到了很大的牵制，会计信息系统就无法肩负起有效的事前计划和事中控制。ERP 系统通过BPR(Business Process Reengineering)即业务流程重组全面地改造企业的业务流程，使企业的物流、信息流、业务流、资金流整合为一体，实现财务处理和业务处理在逻辑上的统一。因此，会计信息系统与ERP 系统融合是历史发展的必然，会计信息系统由最初的部门级的信息系统上升为企业级的信息系统。

(二)采用开放式架构，全面支持电子商务

企业之间的信息交流和应用纳入ERP 环境的会计信息系统考虑范围之内，全方位、立体化地洞察了系统的开放性。包括对各种网络协议、网络平台、公共软件接口、数据库、语言等的适用性。只有具备了专业化、精细化和智能化的开放体系，才能适应互联网的迅猛发展，不被社会发展潮流所淹没，才能很好地支持电子商务的应用。通过基于供应链管理理念的ERP 系统，新的会计信息系统将企业的传统业务和电子商务联接起来，使会计信息系统成为整个交易链的中枢环节。

(三)满足企业国际化发展潮流的需要

当今社会，世界各国经济发展越来越紧密地联系在一起，经济一体化的发展使得企业可以在世界上任何一个地方进行生产经营或者投资活动，而企业的债权人、股东、客户、银行、供应商等也都可能来自世界上不同国家或者经济体。因此，这就要求ERP 管理模式下的会计信息系统能够支持多国和国际会计准则，为分布在世界各地的投资者、分支机构、客户等提供一个统一的财务管理和会计核算平台，具有多种语言、多种币种的会计处理能力，支持各种货币间的转换以及多国会计实体财务报表的合并，提供具有国际可比性的财务信息，满足企业国际化生产经营的需要。

基于ERP 环境的会计信息系统集先进的信息技术与管理思想于一体，反映时代对企业合理调配资源及创造社会财富最大化的要求，将是未来企业财务信息化的必由之路。

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