高校教学档案管理信息化建设刍议

王晓华

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

高校教学档案管理信息化建设刍议

王晓华

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

高校教学档案管理信息化建设是社会信息化对高校档案工作提出的必然要求，也是高校档案管理工作的重要组成部分，教学档案管理信息化可以有效促进教学管理水平的提高，是加快档案开发利用、转变创新服务方式和提升档案工作价值的重要手段。

教学档案；信息化；现状与对策

高校教学档案是高等院校对教学实施过程、教学管理、学生管理、教师管理、实验室管理的真实记录，是在日常的教学活动中所形成的具有保存价值的原始记录，可全面反映高等院校教学水平和教学管理水平，也是评估教学质量的重要依据。教学档案管理是高校档案管理工作的一个重要部分。随着社会信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使高校教学档案基础业务建设的重心向档案管理信息化转移。档案数字化、电子化、网络化管理方法的推进，成为实现高校教学档案的信息化管理的重要途径和手段。本文拟从高校教学档案管理的特点、信息化建设现状与对策等方面进行分析和讨论。

一、高校教学档案管理的特点

1、教学材料分类多数量大

教学档案有来自上级各主管部门对教学工作、教学改革、人才培养、实验实习等方面的工作安排、管理制度、规定条例等，也有各教学单位对教学过程记录的原始材料、教学工作安排的工作文件，还有教研室活动、教研室建设、学生活动、学生管理原始记录和相关材料，分类较多；由于涉及到的内容多、范围大、人数多，因此档案数量相对较大。

2、教学档案具有管理上的动态性

教学计划、课程安排、考试等都是按学期编制的，而教师考评、学生鉴定是按学年进行考评的；有些文件材料却是从学生入学到毕业分配才能最终形成，如：学生成绩册、学籍卡等，需要连续记载，无法按学期或学年分开，从而使档案材料呈现出动态性。

3、教学档案学科专业性强

除了学生工作有一定的共性外，高等院校的各系的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按不同的专业特色实施教学，各种教学活动存在很大的差异性，因此，不同学科专业院系的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。

4．教学档案资料的形式多样化

各个院系教学活动的形式多种多样，有课堂教学、课外教学、课内实验、校内实训、校外实习、野外考查、社会调研等。不同的教学活动所产生的原始材料的形式也是多样的，有纸质材料、照片、光盘、标本、样本等，这种多样性档案原始资料，可以真实确切地反映多样性教学活动的面貌，更能体现档案的作用和价值。

二、当前高校教学档案信息化建设的现状与问题

近年来，我国高校教学档案管理现代化程度有了明显提高，档案信息化建设也在逐步完善，教学档案管理从传统的手工管理方式向现代化管理方式转变。但是，也应该看到由于我国的高校教学档案信息化建设起步较晚，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。目前，加快高校教学档案信息化建设还有许多问题急需解决。

1、高校教学档案管理基础工作标准化、规范化不够

高校教学档案管理信息化的前提是基础工作规范化、标准化，但由于历史原因，各类档案的著录细则相容性差，系统软件移植性不强，档案自动化工作尚无统一标准。

2、电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范

目前，大部分教学档案没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，导致很多档案重复建档，利用率低，利用手段单一。

3、电子档案查询利用过程缺乏有效的安全保障措施

电子档案的日常管理和维护过程中，在受到计算机病毒攻击时，会使计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。

4、档案管理的技术标准、组织工作程序标准低

目前大多数教学档案管理的技术标准和组织工作程序标准较低，未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，所建的数据库大多为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查询，无法满足用户的多种需求。

三、实现高校档案管理信息化的对策

1.加强教学档管理人员的档案建设意识和信息化管理的意识

加强档案意识，进一步增强做好档案工作的责任感和使命感，教学管理者发扬兢兢业业、埋头苦干、默默无闻的优良传统的同时，要把档案信息资源的利用价值与教职工的切身利益结合在一起，把档案的服务意识贯穿在整个档案的建设过程中，真正使教学档案为教学服务、为教师服务、为学生服务。档案管理信息化建设是利用最新的信息技术来服务档案管理，信息化强调的不仅是计算机软硬件，更强调人、管理、技术之间的有机集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者对信息化有正确理解和足够重视是信息化成功实施的关键。

2、加强硬件设备配置，提高教学档案管理的安全性建设和完善数字化综合应用平台，发挥网站的作用，使档案网络成为宣传档案工作，开展档案信息服务的窗口。要促进档案现行文件信息化的标准建设，提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换，为实现档案信息资源共享创造条件，还应制定相应的政策，保证档案资源的原始性、安全性、可靠性。系统采用多级存储体系，提高档案数据存储的安全性。数据存储采用磁盘、磁盘阵列、磁带库的多级存储体系，实现数据的多级存储，保证数据的安全。有效的实施RAID技术，一般情况下通过RAID 1（磁盘镜象结构）来确保数据安全，在条件允许的情况下通过RAID 5（分布式奇偶校验的独立磁盘结构）方式，即可保证数据有较高的安全性，同时可以提高数据读取的性能。

3、分级实施档案数据的数字化

由于教学档案的分类多，档案的产生涉及的部门较多，档案数据的采集必须按不同的部门分别同步进行。对教学管理部门、教学单位、教研室等不同级别的处室分别规定数字化档案的范围，同步实施档案数据采集，有效避免重复劳动或相互推诿。由于教学档案的量较大，必须以学期为单位进行归档立卷，并有效的实施数据的电子化；对于类似学生活动等较为频繁开展的活动需要缩短归档的周期。

4、档案的查阅采用分权分级流程审核方式，保证档案的保密性

由于教学档案的查阅利用会涉及到教学管理的各个部门，而档案的保密性针对不同的档案内容会有不同的要求，所以必须进行分级别、按权限进行查阅；对于低级别权限的用户需要查阅高保密档案时，必须严格执行流程审批制度，层层落实责任，确保档案信息的安全。

5、建设高质量的档案信息数据库，是档案信息资源开发利用的重点

也是实施电子档案科学管理的必要条件，在建设过程中要按照一定的程序。首先要加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏的档案文件级目录数据库。利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合，最后形成档案基础信息资源数据库群。同时，应根据各自的特色与实际情况，注重推出一批具有示范性的特色数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高，质量逐步提升。

总之，教学档案信息化建设是一项复杂的系统工程，也是高校教学管理工作的重要组成部分，加强教学档案管理的信息化建设是强化教学管理的需要，是深化教学改革的需要，也是提高教学质量的需要。它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，需要不断提高信息化管理意识，不断应用最新的信息技术，不断完善基础数据建设，提高管理效率，从而更好的服务和保障教学工作。

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[3]纪玮.高校教学档案管理工作面临的问题和对策[J].山东档案，2010，（4）.

[4]钟晓春.网络环境下的教学档案管理初探[J].河北建筑工程学院学报，2009，（4）.

责任编辑：孙延波

G258.6

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：1671-4288(2012)03-0112-02

2012-03-24

王晓华（1971-），女，山东即墨人，潍坊学院教师教育学院助理馆员。