浅谈合同管理与工程项目的重要性

武传江

摘要：合同管理是项目管理的重点，是工程管理的核心部分，是科学管理的重要内容。工程的各个方面都要以合同为中心进行。在合同管理方面，要积极进行探索，不断的完善合同管理制度，管理的方式方法，提升管理技能，在成本、时间、质量等方面进行管理。文章对施工合同在合同管理措施和合同履行过程中的风险防范和控制进行了分析，提出了做好合同风险防范和控制的几项工作方法。

关键词：施工合同；风险防范；风险控制

中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：

引言：建筑工程合同属于经济合同，是发包单位和承包单位为了完成其所商定的工程建设目标以及与工程建设目标相关的具体内容，明确双方相互权利、义务关系的协议。在现代建筑工程项目管理中合同管理具有十分重要的地位,已成为与进度管理、质量管理、成本管理、信息管理等并列的一大管理职能。这是由合同在现代建筑工程中独特的作用所决定的。随着我国建筑市场的不断成熟，完善建筑工程项目合同管理措施及风险防范的重要性日益显现。

我们要对工程的合同进行管理。而且我们对合同的管理不仅仅是在开始时，在整个工程项目的过程之中都有合理的进行。要及时的跟进，而且要系统的加强对合同的管理工作。此外，要对合同实施全方位的管理，不仅要将合同中涉及的内容进行合理的管理，还要将一些变化及时的处理。这样才能防止损失的发生。

一、合同管理在工程变更的重要性

工程变更涉及到设计变更通知书、现场签证记录、签证记工单等资料，这些资料的真实性、有效性及实效性是反映工程变更的重要依据。因此，在合同中应对工程变更的发生作出明确的界定，对变更后工程造价的计量计价作出明确的约定。

(1) 工程合同应约定工程变更必须真实，即真正发生了原设计或原招标文件中所没有的工程内容，而这些内容并不是承包人自己的工作失误所造成的，并明确检验方法。承发包双方管理人员应做到诚实信用，加强责任心，在工程变更资料中真实地反映变更内容的部位和范围，并具体说明这些变更是由发包人或监理工程师所提出的。防止在工程变更中以小充大，甚至无中生有的现象发生。

(2) 工程变更的有效性是指在合同中必须明确工程变更资料的会签程序，只有完全符合会签手续的工程变更资料才是有效的。由于大部分工程变更都涉及到工程造价的增加，因此，在合同中应明确规定工程变更必须有造价人员的签字。而目前大部分工程合同中没有约定谁有签字权，谁没有签字权，更没有约定造价人员的签字权，这是很容易使工程造价失控的。工程造价的确定和计算，是一个很专业的技术工作。对工程变更的内容，造价人员应预先进行测算和分析，当分析结果发现工程造价增长较大时，造价人员应及时向发包人反映，取消变更或者找出替代方案，以控制工程造价的增加。只有合同中对工程变更资料的有效性作出了明确的规定后，在施工过程中合同管理才是有据可行的，才能避免“干了再算”的被动管理现象的发生。

(3) 工程合同应约定工程变更资料办理的时间限制程序和违约责任，即变更资料的时效性。工程建设是一个期间很长的过程，施工的内容也复杂多样。对发生变更的工程牵涉到整个工程的方方面面，如果不能及时有效的办理变更资料，将会损害承发包双方的利益，带来合同纠纷。现在许多工程都有到竣工验收时才集中办理签证签字手续的现象，这在工程项目管理中是极不正常的，往往会有很大漏洞产生，使工程造价失去控制的失败。

二、完善工程项目合同管理措施

（一）建立施工企业的合同管理措施

合同管理系统，就是施工企业从上向下建立起一支专业管理队伍，实行系统管理。作为独立法人的施工企业，建立合同专门管理机构，这个机构等同于企业成本管理部或工程部，是内部管理机构。各项目经理部也设立专职合同管理人员，隶属于企业合同专门管理机构。施工企业应制定施工合同管理办法，将合同管理系统的职责、权利、分工，用内部管理规定的形式确立下来。将合同管理系统分为两极，公司级和项目级。

（二）制定施工企业的合同管理制度

除了有专门的合同管理体系外，施工企业还必须建立一套完善的、可行的、合理的合同管理制度。这些制度包括：

1．合同分级管理制度

按照施工企业特点，公司层面应设立合同管理专门部门，项目部层面应有专门的合同管理机构及人员，合同分级管理制度就是要明确公司层面及项目部层面合同管理人员不同的职责。公司层面合同管理主要职能应体现在根据施工的实际需要，制订统一的合同范本；指导、协助项目部依法签订合同，办理合同签章手续；定期或不定期检查工程项目合同的签订和履行情况；及时将履行完毕的工程项目合同进行整理并移交档案室存档。项目部主要是对合同对方的资信状况进行审查；对合同条款与合同对方进行谈判，合同价款、合同合法性报公司层面审核；合同履行过程中做好合同的履行或变更。

2．合同的审查批准制度

施工企业在施工合同签订前还应实行审查、批准制度。即在各业务部门会签后，送交合同专门管理机构或法律顾问审查，再报请法人代表签署意见，明确表示同意对外正式签订合同。这样，通过严格的手续，使合同签订的基础更加牢靠。

3．印章管理制度

施工企业的合同专用章是代表企业在经营活动中对外行使权利、承担义务、签订合同的凭证。因此，企业对合同专用章的使用、保管要有严格的规定，要建立合同使用登记记录，合同专用章要由合同管理人员专门保管、签印，实行专章专用，尤其不准在空白合同上加盖印章。凡外出签订合同应由合同专用章的管理人员与办理签约的人一同前往签约。如合同专用章管理人员利用合同专用章谋取个人私利，应追究其行政或法律责任。

三、合同风险管理防范

（一）做好合同签订时的管理，为履行合同打好基础

建筑工程具有投资大、工期长、结构复杂、受场内场外环境影响大，不可预见性因素多的特点。施工合同应尽量做到内容完整，条款说尽，表联明确、严密。为此，合同谈判人员要在合法、依法、平等原则的基础上，通过对工程信息的调研与反馈，制定出严密、周详、可行的谈判方案，不打无准备之仗。

（二）认真履行合同，加强履约管理

1．分析合同漏洞，解释争议内容。

工程施工的情况是千变万化的，再标准的合同也难免会有漏洞，找出漏洞并加以补充，此可减少合同双方的争执。另外合同双方争执的起因往往是对合同条款理解的不一致，分析条文的意思，就条文的理解达成一致，才能为索赔工作打开通道。

2．分析合同风险，制定风险对策。

界定和确认工程项目所承担的风险是什么，风险影响程度大小，才能找到对策和措施去控制风险，规避风险。

3．分解合同并落实合同责任。

主要是加强合同交底工作：项目经理部对所有的合同均进行交底，以会议与书面相结合的形式向全体员工介绍各个合同的承包范围、各方的责任与义务、合同的主要经济指标，合同存在的风险，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解，具体落实到职能部门与个人。同时，设置专职合同管理，对项目各部门的履约情况进行管理、分析，协调各部门的联系，这样可加大合同管理。

（三）加强合同履约过程控制

合同控制指承包商的合同管理组织为保证合同所约定的各项义务的全面完成及各项权利的实现，以合同分析的成果为基准，对整个合同实施过程的全面监督、检查、对比、引导及纠正的管理活动。

合同的控制方法有主动控制和被动控制。主动控制是预先分析目标偏离的可能性，拟订和采取预防性措施，以保证目标得以实现。被动控制是从计划的实际中发现偏差，对偏差采取措施及时纠正的控制方式。

合同控制的首要内容是对合同实施情况追踪，追踪的对象如：具体的合同事件：包括工程的质量、工期、成本、分包商的工作：对分包商的工程缺陷提出意见，提出警告，责成他们改进。

对业主和监理工程师的工作跟踪：他们是否及时下连命令，做出答复，及时支付工程款项、追踪工程的总体情况：如整体工程的秩序如何，已完工程是否通过验收，有无大的工程事故，进度是否出现拖期，计划和实际成本有无大的偏差等。通过追踪收集、整理，能反映出实际状况的各种资料和数据，如进度报表、质量报告，成本和费用收支报表等，将这些信息与工程目标，如合同文件进行对比分析，对偏差进行处理，进行调整，可以采取组织措施派遣得力的管理人员；可以采取技术措施，采取更有效的施工方案或新技术；可以采取经济措施对工作人员进行经济激励；最有效的措施是合同措施，如找出业主的责任，通过索赔降低自己的损失。如发现业主有意不支付工程款，发生合同亏损，要及早确定战略，采取各种办法，减少仓己的损失。

结语：在市场经济条件下，承包人要增强市场意识、法律意识、合同意识、管理意识、经济效益意识，更关键的是要增强合同风险意识并学会科学的防范和控制方法。只有这样才能最大限度地维护自己的合法权益，以提高经济效益，避免和减少经济损失。

参考文献：

[1]闫宇.建设工程施工合同管理探讨.山西建筑.2004.

[2]程森.浅谈当前施工合同管理中的问题和对策.山东水利.2004.

[3]赖敏.浅谈建设工程项目合同管理的要点.广西城镇建设.2008.

注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。