对中小企业电子原始凭证会计处理的分析

张永安

（南北疆水泥公司，内蒙古 牙克石 022150）

引言

网络化的电子商务在一定程度上加速经济全球化的进程。现代企业能否在同行企业中立足，其关键的生存要素就在于能否清楚的看到电子商务的重要意义和充分地利用好电子商务给自己的企业带来更多的经济效益。电子商务具有简单，快捷，易操作、收费低的特点，方便了人们生活的同时也给企业带来了更多的商机，网络销售、购买货物、网上交易等这类新型的商业运行模式的涌现，导致记载交易内容和各种经济活动的纸质原始凭证向电子化方向转变，例如，电子缴费、电子订货单、电子结算单等等，这些都记载着整个交易活动发生到结束的新型的原始凭证，这些电子原始凭证更容易保存，更加的节省时间，符合现代社会的快节奏生活。

1 电子原始凭证的特征

电子原始凭证和早先的纸质的原始凭证都是在社会经济活动中产生并被人们大量使用的证明经济活动发生及明确与该业务密切联系的相关责任人承担责任的一种票据形式，它们都具有规范的形式和相应的法律效力。但电子商务在具有这些特点的同时还拥有纸质原始凭证不具有的特征。

1.1 高技术性

它是通过电脑中设计相应的程序及一定的网络技术达到电子原始凭证的产生和存储，所以具有一定的安全性和重复查看性。

1.2 无形性

电子原始凭证和纸质原始凭证的最大区别就是它的无形性，因为它是电脑中一种存储程序生成的电子信息，它利用了无形编码表达相关的凭证信息。

1.3 多样化

电子原始凭证不像纸质原始凭证那样只有一种形式，它不仅有文本、图像、图形，甚至还可以通过人工智能识别的音频和视频等多媒体信息。它不仅可以存放在磁介质的磁盘上，也可以存放在光介质的光盘上，还可以存放在电子介质的USB电子硬盘上。同时，它可以通过网络在不同计算机之间传递，也可以在不同介质载体之间相互复制，而信息内容不发生任何变化。

1.4 标准化

电子原始凭证的格式标准化有利于网络系统的识别、审核与加工，标准化的编码区分不同的业务，并与系统的自动化处理衔接起来。

1.5 脆弱性

电子原始凭证是以磁介质或光介质作为信息载体的，使得技术舞弊和误操作都有可能破坏凭证的真实性、完整性与可靠性。

2 电子原始凭证的审核

电子原始凭证因其形式的特殊性，在审核的时候必然会与纸质的原始凭证有些区别，传统的原始凭证因为它是纸质的，所以会计人员直接翻看就可以了，比较容易辨认，而电子原始凭证要考虑的因素就很多了，既要考虑确认原始数据的生成，还要控制管理好数据的存储同时应看在传递过程中的方式是否可靠，在审核电子交易数据时，不仅要考虑一笔电子业务中生成的不同数据，还要考虑和此笔业务相关的经办人、签约人等等人的电子签字，有利于保证相关责任人对于相关数据完整性负责，我们已经明确了解电子签名对于电子凭证的重要性，就应该给予肯定。那么，作为一名会计人员该如何让判定电子签字的有效性呢？如果电子签字使用哪种很普通的汉字和字母填写，就有可能出现伪造现象，致使会计人员无法辨认其有效性，现代解决这一问题的普遍做法就是使用电子加密码的方式签名，这种方法的作用还是比较明显的。

3 电子原始凭证的会计处理

3.1 手工条件下的会计处理

虽然现在电子原始凭证已经开始快速的普及开来，但传统的会计模式已经根深蒂固，有相当一部分的中小型企业由于业务量少，会计管理模式应没有改变，或者由于企业会计人员已经习惯传统的核算模式，很难再更改等等原因，把电子原始凭证作为一种摆设或是纸质原始凭证代替品，会计人员不是通过电脑去梳理凭证，而是把电子版的原始凭证打印出来，还是像整理纸质原始凭证的流程一样盖章、签字，仍然用手填记账单手汇财务报表。这种方式虽然简便，但是当工作量非常大的时候，效率就会十分的低，满足不了一个发展中企业的需求。

3.2 记账凭证电子化的会计处理

为了紧跟社会的发展，实现经济效益的提高，在一些中小型企业中也应用了会计电算化，就是使用电脑财务软件，建立账目，输入记账凭证，就会自动的生成相应的明细账和总账及财务报表，通过处理记账凭证实现了计算机系统电子化，提高了企业的工作效率。任何事物都不是完美的，在处理会计凭证的问题上仅仅只停留在记账凭证传输的水平上。原始凭证处于整个会计信息的系统之外，它与纸质的原始凭证在范围上差不多，在处理的方式上也没有多大的区别，会计人员先将电子版的原始凭证打印出来，剩下的步骤和纸质原始凭证基本相同，最后录入会计信息系统，这样的方式降低了会计人员的工作量，提高了工作效率而且有效地减少错误的出现。问题是这个软件只能使用于企业的会计部门，不能通过电脑和企业内部的其他部门联系，这样不但不能使电子原始凭证发挥优势也不利于提高工作效率。

3.3 原始凭证电子化的会计处理

电子商务的发展促进了电子数据的广泛使用，产生了大量电子原始凭证，人们必须想出相应的处理对策。沿用"记账凭证电子化"阶段的手工式输入，显然是缺乏效率的。面对大量的网上交易产生的外来的电子原始凭证与网上传输的自制的电子原始凭证，重组会计业务流程，重新设计系统，是适时之需。

会计部门从收到原始凭证到把它变成会计信息并输入会计信息系统中，需要经过从审核到编制分录再到录入的流程。首先是会计信息系统通过内部的网络系统从企业的其他部门或同其他企业得到由电子商务产生的经有关部门确认的标准化电子原始凭证，其次企业的会计部门审核这些电子原始凭证，会计信息系统自动接收凭证中的数据并生成标准化的凭证库，再次会计信息系统会按照工作的需要自动生成需要的记账凭证、账簿等等。最后，会计信息系统会自动的对这些数据归档，形成方便人员的查找的资料库。

综上所述，中小型企业如果能够看到开展电子商务的好处，并真正的做到通过会计信息系统对企业开展的商务业务和内部其他部门的电子原始凭证做很好的处理，真正的形成网络化的会计信息处理系统的运行模式，就能更加的提高企业的经济效益。它的好处不仅有利于企业内部会计部门的重组，提高会计核算的效率，而且可以使会计人员从繁重的核算工作中解放，使他们能够更好地参与、管理和监督会计信息的其他方面，能够充分地发挥出会计的优势。

[1]董惠良.网络财务[M].高等教育出版社.2002年版.

[2]刘俊宇，任路.小议电子商务下的电子原始凭证[J].财会月刊.2004.11.