提高医院档案管理水平的若干探索

任广伟 陈 丽

（吉林省人民医院，吉林 长春 130021）

提高医院档案管理水平的若干探索

任广伟 陈 丽

（吉林省人民医院，吉林 长春 130021）

档案在人们生活中的作用是无可厚非的，它在社会生活实践中具有记录信息功能，确定并清晰地记录重大事件。近几年，随着医疗体制的不断改革，社会不断信息化，医院档案的管理也面临着新的挑战。由于医院档案的种类繁多，所以现阶段在部分医院存在档案管理混乱、档案管理员专业水平不够等现象，这也给医院的整体管理带来不必要的麻烦，同时也影响了医疗工作的正常开展。特别是在医疗探索方面，有效的档案管理能够起到促进和推动的作用，能够为医生提供有效的医疗案例。但是档案管理不当，不但使医院的历史信息模糊不清，资料难以查询，也制约了医院自身的整体管理水平。本篇文章就现阶段医院档案管理存在的问题以及如何提高医院档案管理水平展开初步探讨。

医院；档案管理；问题与对策

医院的档案种类繁多，大致可以分为文书档案、科技档案、会计档案、实物档案、X线胶片档案、病理切片档案等等，由于医院涉及到的部门偏多，科室较多，所以医院的档案管理确实有一定的难度[1-3]。如果要改善现阶段医院档案管理的现状，就要清晰认识到医院在档案管理方面存在的问题和缺陷，只有对症下药，才能做出进一步的调整和改善。

1 阶段医院在档案管理方面存在的缺陷

1.1 医院对于档案管理没有科学的划分界限。档案管理之所以混乱，很大一部分原因是因为医院对档案没有进行合理的划分，对档案的定义理解不透彻。比如前一部分提到医院档案的种类繁多，医院是为患者解除病痛折磨的地方，所以医院的科室分类自然就会复杂，导致档案的种类繁杂，这其中包括病历、病理切片、X线胶片，还有人事档案、设备档案、基建档案等等，医院的档案自然就会数量庞大，如果对档案归类不清晰，很容易就将所有档案混为一谈，档案数量多，种类多，这也是档案管理混乱的基本原因。

1.2 非专业的医院档案管理人员。很多医院的档案管理人员文化程度达不到要求，也有部分人不具备相应的专业知识，认为档案管理只是坐在办公室看着档案而已，造成对档案管理工作认知不够。部分档案管理人员对医院的结构和科室了解不足，经验有限，对档案管理没有清晰的概念，基本上是一边工作一边学习如何进行档案管理。并且现在已经步入信息化时代，很多医院的档案管理者与时代脱轨，随着医学的发展，档案管理的数量增多，内容多样，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，有很多档案管理人员只满足于现状，没有与时俱进。档案管理人员在实际的档案管理工作中遇到问题不知如何解决，诸多原因造成档案管理人员没有担负起相应的责任，导致档案遗漏或者丢失。

1.3 资源紧缺，影响档案管理水平。随着科技的飞快发展，对我国的医疗条件也提出严峻的考验。很多医院为了跟上时代的步伐，为患者提供更先进的医疗设备，所以医院的规划中，满足患者看病的功能科室逐渐增多。在医院有限的空间，就将不必要的档案管理室面积缩小，可能会将几种不同的档案归于一个档案室，造成档案管理室杂乱不堪，所以用房资源的紧缺，以及相关设备没有得到很好的应用，必然影响了医院档案的管理。

1.4 医院档案管理零散。医院有关档案管理的制度不健全，所以在实际的管理工作中存在诸多问题。医院的档案管理存在一定的特殊性，部分医院的档案管理部门只进行档案的综合管理，对于具体的切片档案以及胶片档案等可能就会由各个部门自行管理，造成档案管理不统一，分工不明确，给医院的整体管理带来不便，如果工作人员进行一些医疗研究，需要一些资料都无从入手查找。

1.5 档案遗漏，搜集不全。大部分医院的档案管理重点放在了有利于医院发展的文件，或者对于上级下发的文件，对于其他方面的档案没有重视起来。这也直接影响了医院许多档案信息不全，比如对于工作人员进行的医疗研究、医疗学术报告等等，都没有及时收集、整理、归档。因为大部分医院的管理重点侧重于健全的医疗服务体系，忽略了档案管理制度，所以给档案管理人员养成了一定的惰性，平时疏于档案管理，造成了部分档案信息的遗漏。

2 提高医院档案管理水平的措施

2.1 鼓励医院档案管理人员多参加相应的专业培训。一名有专业素养的医院档案管理人员是展开档案管理工作的基础，所以要想使医院档案的管理水平得到提高，就要从基础改善。医院对档案管理人员，可定期开展相应的培训，一方面加强档案管理人员的专业管理知识，另一方面通过培训，将档案管理员固化的思维重新激活，及时更新陈旧观念和专业知识，做到与时俱进。在提高档案管理人员专业水平的同时，还要培养他们的能力。

同时，医院也应该注重人才的引进。对于飞速发展的现代社会，院方也应该要建立一支高效的管理团队，不但要对本职工作有强烈的责任心，还要不断充实自己，与时俱进，以提高医院档案的管理水平。

2.2 不断完善医院档案管理制度。国有国法，家有家规，相对医院，虽然每个部门的职责不同，但是都应该有相应的管理制度。完善的管理制度是医院正常运营的保证。在众多医院，档案管理可以说是一个空白区，要想提高医院档案的管理水平，首先要充分认识到档案管理的重要性，为档案管理提供足够的资源，将不同的档案进行分类以及编号，如病历档案、人事档案和设备档案等等，使档案得到完好的保存和归档。其次为了便于档案管理人员的工作，各个部门可指定专人将日常的工作资料进行整理和总结，使大家明白，清晰的档案管理是要靠大家共同维护的。最后，对档案管理的部门进行明确分工，将具体的工作分配到个人或者小组，彼此之间也可进行监督，本着“谁主管、谁负责”的原则，将工作进行科学分配，保证档案管理工作的绝对无误。

2.3 资源充足，档案管理方式多样化。要想使医院的整体管理完善，就要保证各个分支的管理不能存在问题。医院档案的存放不但要有足够的空间，还要保证存放档案的环境满足档案管理“八防”要求。这就要求医院要配备先进的管理设备，加大资金的投入，如灭火器、防虫剂以及空调等设备。这些都是保证档案完好的必须设备。同时，由于医院的档案种类繁多，数量庞大，为了方便工作人员查找，医院也可以加大信息技术在档案管理方面的应用。比如建立本院的信息系统，对档案的归类、存放位置以及收集日期等等都有完整记载，这样就便于工作人员的查找，使档案管理工作井井有条。

2.4 完善档案管理人员的考核制度。医院档案管理工作是一项艰巨的任务，不但要保证档案信息的绝对保密，还要防止信息的遗漏和丢失。俗话说：有压力就有动力。完善档案管理人员的考核，也是为了保证他们工作的积极态度。档案管理工作是一项长期的革命，档案管理人员负责各个科室的档案，所以可以将档案管理员的业绩与相应科室的业绩相结合，互相影响，互相推进，保证档案资料的收集和保管，从而提高医院档案的管理水平。

2.5 提高档案管理的信息化。随着医疗行业的不断发展，医院的档案也不断增多。随着科技的广泛利用，医院也可以将其有效的利用到档案管理中来。医院的档案管理也逐步走向现代化和信息化，利用计算机，创建更庞大的档案信息数据库，让科技服务于人类，促进档案管理工作更有效的开展。

3 总 结

综上所述，医院的档案管理工作是一项复杂而且艰巨的工作，对医院的整体运营有着非常重要的意义。提高医院的档案管理工作，要从多方面着手，找到现阶段医院在管理档案方面存在的缺陷和问题，并对应做出调整，从而提高医院档案管理水平。

[1] 刘伟.提高医院档案管理水平 为医院改革发展做好服务[J].新疆医学,2006,36(6):191-192.

[2] 张淑娟.浅谈医院档案管理系统建设[J].基层医学论坛,2008,12 (S1):102-104.

[3] 商倍倍.浅谈医院文书档案的规范化管理措施[J].华章,2012(1): 271.

R197.3

A

1671-8194（2013）30-0276-02