探析高校干部人事档案信息化建设

【摘 要】高校干部人事档案是选拔和任用干部的重要参考依据。随着信息化程度的不断发展，高校干部人事档案也将逐渐融入信息化这一主流发展趋势当中。针对高校干部人事档案管理的现状，探析未来干部人事档案信息化的新举措及必要性。

【关键词】干部人事档案；信息化；建设

所谓档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。具体而言，就是把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库；通过计算机的管理，对档案信息进行分类、提取、分析和加工。[1]

高校干部人事档案是教职工工作、学习和生活的现实反映和原始记载，它包含：个人履历、学习工作鉴定、考核、学历、职称、政审、党团、奖惩、工资等材料。随着高等教育事业的迅猛发展和人事制度改革的进一步深化，传统的干部人事档案管理模式弊端日益显露出来，因此，以信息化建设为契机，创新高校人事档案管理模式，显得尤为重要。

一、高校干部人事档案工作的管理现状

随着信息化建设的推进与发展，高校干部人事档案由于自身的涉密性和特殊性，一直徘徊于信息化大门之外，信息化建设的现状很不乐观，主要表现的如下几方面：

（一）高校领导档案信息化意识不强。一些学校的领导对档案信息化管理工作的重视程度还不够，没有真正从战略的高度认识档案信息化管理的重要意义和作用，不同程度地出现了疏于指导，政策不予倾斜，不愿太多投入经费等问题，使档案信息化成为难以落实的空话。[2]

（二） 干部人事档案内容残缺，主次颠倒，“三龄一历”工作没有切实到位贯彻。例如：生日越来越小，参加工作时间越来越早，党龄越来越长；考核材料千篇一律百年不变，套话连篇，根本无法真实反映出干部德政绩等实际情况；体现教职工科研和职称的材料少，工资材料冗长而意义不大等等诸多问题。

（三） 缺少“复合型”人才。档案工作者学历普遍不高，很多都是半路入门，除了要尽快掌握档案专业知识还要求有相当水平的计算机应用能力，以此适应信息化建设的要求。管理人员作为档案工作的主体，他们的素质高低很大程度上决定了档案管理工作的水平。

（四）有些启动信息化建设的单位所采用的数据库不完善。比如：有些仅仅就是简单的excel和单一的统计表格，[3]有的单位同一人的数据信息在两个职能部门的数据库中却显示不同，导致信息数据不可靠，即使付出了很多的前期努力也劳而无益。

二、高校干部人事档案信息化建设的新举措

俗话说：穷则变，变则通，通则久。随着信息化形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重中之重。探索中的档案工作者结合实际，对未来工作作出如下尝试性探讨：

（一）主动争取领导重视和职能部门的配合，建章立制，加大宣传

档案属于边缘岗位，任何一个单位的领导纵有千头万绪的工作摆在面前，也不会把档案放在第一位，所以主动争取领导的重视是十分必要的，工作中勤于沟通、上下互相配合。同时，建立相关干部人事档案信息化建设规定、办法、细则，构建协调统一的管理体制，宏观上加强政策指导；本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念和心态加大宣传，通过一系列信息化建设为高校发展、个人利益作出贡献的典型事例，实实在在让更多的人了解干部人事档案信息化建设的重要性，从而揭开人事档案千古以来的神秘面纱，为今后更好的开展干部人事档案工作打下夯实基础。

（二）扎扎实实做好干部人事档案的基础工作，为数据库建设提供有力保障

我们想在短时间内以“大跃进”的方式来全面实施高校干部人事档案信息化是不现实的，但我们也不能坐等靠，消极对待。[4]务必要静下心来，稳打稳扎，从小细节做起，比如：做好纸质和电子材料的收集工作；认真细致做好干部人事档案甄别、整合、归类工作；完善现有的人事管理系统数据库，并且保证原始数据真实可靠。

（三）培养适应高校干部人事档案管理的“复合型”人才，以人为本，做好人力保障

针对复合型人才奇缺的现状，可根据自身情况，有目的有计划的引进、调拨相关人员。有针对性的进行专业知识和计算机技能的培训，提高综合素质，更新知识结构，全面促进档案信息化建设。《干部档案工作条例》第三十八条规定：各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性与创造性。要妥善地解决他们职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，保持队伍相对稳定。

（四）深入调研，选择适合本单位实际情况的档案管理软件系统，为信息化建设提供必要前提

俗话说：工欲善其事，必先利其器。器指的就是工具，在干部人事档案信息化建设过程中就是档案管理软件。好档案管理软件，一定程度上决定了信息化建设的成败。应该从实际工作出发，深入调研，对比分析，选择有一定的前瞻性、稳定性的档案管理软件。不但能处理各种特殊情况，也足以应对未来几十年乃至十几年出现的新载体、新情况。

三、高校干部人事档案信息化建设的必要性

（一）充分发挥干部人事档案多元化功能

高校干部人事档案对于师资队伍建设、选拔任用干部、人才引进和流动都起到了不可替代的作用。信息化的社会大环境下，干部人事档案的服务功能已经大大增加，比如：出国旅游、留学、晋级考试、公正材料、身份证明、信用度调查、公务员考试等等事宜，干部人事档案的信息化建设大大满足了干部人事档案对社会的服务功能，凸显干部人事档案的重要作用。

（二）提高干部人事档案管理工作的利用率和工作效率

干部人事档案由于其自身的特殊性，不可能一成不变，它始终保持着一个递增的循环过程，每年都有不断增加的材料。高校干部人事档案还有一个转递、流动的过程，人才的引进和工作的调动都促进了干部人事档案的利用率；信息化无疑将会提高工作效率。

（三）对未来高等教育事业的全面、可持续发展提供了有力保障

学校组织人事等部门根据信息化后的干部人事档案，可以更快捷更清晰的获取一手信息数据和人才信息，对选拔干部和人才，职称评定，改革创新、科研、师资队伍建设等工作都带来很大的便利。通过查阅各种人事信息数据，便于学校领导对学科专业、人才队伍建设等状况深层次分析，为学校政策法规的制定、发展方向的预测提供依据。[5]

综上所述，高校干部人事档案为学校教育事业和改革推进的发展提供了最基本的信息资源库，作用不容忽视。作为档案工作者，我们有责任和义务努力推进干部人事档案事业的新发展，真正实现人事档案信息化建设大变革。

参考文献：

[1]刘冬梅.高校人事档案信息化建设探析[J]. 湖南科技学院学报，2012，（6）：170.

[2]陈晓梅.浅析高校人事档案信息化管理存在的问题与对策[J].经济师，2012，（8）：71.

[3] 姬广萍.浅谈高校人事档案信息化建设[J].赤子， 2012，（8）：155.

[4]丛筠.高校档案信息化建设思考[J].现代企业教育，2011，（22）：246.

[5]薛晓峰.浅析新时期高校档案管理的现状与对策[J].吕梁教育学院学报，2009，（3）.

作者简介：

张晶（1982—），女，辽宁大连人，大连职业技术学院档案室，馆员职称。