商务电子邮件中礼貌用语的运用

刘梦石　周军

【摘要】本文以著名语言学家G.N.Leech的礼貌原则和Penelope Brown，Stephen Levinson的面子保卫论为理论框架，讨论礼貌用语在商务电子邮件中的实际运用。同时通过实例讨论不同礼貌用语以及礼貌用语在不同商务电子邮件中的运用，并且论证礼貌原则、礼貌策略在商务电子邮件中的重要性。

【关键词】礼貌原则；面子保卫论；礼貌用语

一、Leech的礼貌原则

根据Leech的理论，礼貌原则细分为六个准则：得体准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、一直准则、同情准则。这些准则都可以被用来表达礼貌的意愿以及避免不合的发生。

二、Brown和Lev i nson的面子保卫论

英国语言学家Brown和Levinson提出面子保卫论。他们认为面子可分两种，一种是消极面子：每个有能力的成人对于自己行为不受他人干涉的渴望；另一种是积极面子：每个成人希望得到他人的认同与肯定。Brown和Levinson认为，面子威胁在言语交流中一直存在，所以人们在交流中要采取措施保护双方面子。因此，为了避免面子的威胁，有以下五种面子保卫方式：1）直白地表达，也就是公开进行面子威胁行为。2）采用积极礼貌策略。3）采用消极礼貌策略。4）间接地表达，也就是暗自进行面子威胁行为。5）不采取面子威胁行为。

三、商务电子邮件的定义

商务电子邮件作为一种商务沟通的方式已经成为了一种更为直接的方式来表达个人的情感，来传递贸易双方的信息。商务电子邮件根据其内容分，大致可以分成两类：传达好消息的邮件和传达坏消息的邮件。Baden Eunson在他的《商务写作》一书中，将好消息信函定义为那些写给客人的表示“我可以帮你”的信函；而坏消息信函则是向客户传达“不好意思，我恐怕不能帮你”这一类型的消息。顾名思义，好消息电子邮件就是传达积极乐观消息的邮件，而坏消息电子邮件则夹带着会给对方带来消极坏消息的邮件。

四、礼貌与商务电子邮件的关系

商务写作中的主要原则之一就是礼貌；其次，郭倩在她的文章《商务英语写作中礼貌原则的研究》中写道：“在商务写作中运用礼貌策略是全世界的共识。我们应重视商务英语写作中礼貌策略的运用，因为商务信函是传递重要信息的平台，也是关系到贸易关系的重要纽带。因此，礼貌理论和礼貌策略应当恰当地运用到写作中去”。

五、积极礼貌用语

根据面子保卫论，积极的礼貌用语是用来尽可能减少对听者积极面子的威胁。它们是用来让听者感到心情愉悦并且自信，以树立听者积极的形象。总的来说，积极的礼貌用语大致有三种：赞美，人性化，以及拉近双方的距离。

赞美的话语可以满足听者的自我面子的需要。赞美的话语往往是商务沟通中的催化剂，它能帮助说话者满足听者的积极面子。虽然恰当的美好话语以及赞美是不错的选择，但是过多的赞美也会过犹不及。同时，值得注意的是，在使用赞美话语是，我们应尽量避免使用过于夸张的词语。例子1：A.Inform usimmediately of your intentions and interests.B.We should be grateful if you could let us know your intentions andinterests at an early date

A句其实是我们国人经常犯的一个典型的错误。这种直接的表达会影响对方的面子，因此，我们应当加入积极的礼貌用语，如B句。

例子2：We find both quality and prices ode satisfactory and odepleased to place and order with you fnr the following：……

例2十分恰当地运用了赞美的礼貌用语来满足对方的积极面子。

除了采用赞美的礼貌用语外，在商务电子邮件写作中另外一种礼貌用语就是人性化地表达情感以处理好双方之间的和谐关系。中国人自古以来都将热情友好视为传统美德，特别是当对方发生了不幸的事情是，表示关怀和遗憾是一种非常适宜的礼貌策略。

例子3：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd thismonth enclosing the reprography of the insurance policy；we are regretfnryourloss

还有一种礼貌用语就是拉近彼此之间的距离。特别是当贸易双方已经有相当的了解与长期的友好往来时，时不时在邮件中提及双方的友谊会使对方更乐意去接受你的请求。

六、消极礼貌用语

采取消极礼貌用语通常是为了保护对方的消极面子，同时尽量避免对对方造成不必要的负担。在Brown和Levinson的面子保卫论中，消极的面子是指个人不想去强迫他人的意愿，也不希望自己的意愿受他人阻碍与干涉。消极礼貌用语可以帮助满足对方的消极面子。在商务电子邮件的写作中，消极的礼貌用语通常可以分成三大类：委婉语，尊敬语和道歉。

委婉语可以说是一种没有丝毫恶意的表达，它可以替代那些比较无礼的、冒犯的话语。因此采用委婉语能够避免面子的威胁，并且为对方创造放松的交流环境。

例1：Excuse me；I was wondering if you could possibly send usyour latest sample machine？

在保护对方的消极面子时，尊敬语也是一种不错的选择。在Leech的礼貌原则中，尊敬语是用来降低自己身份并且提升对方身份的用语，比如用一些谦逊的话语来体现双方的地位。这些话语都能维护对方的消极面子和名声，并且能够避免不和。

适时的道歉也是一种维护消极面子的方式。但是道歉也可以分为两种，一种是直接道歉，另一种是间接道歉。例子2：We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assureyou that care will be taken in the execution of your further orders

在这句话中，作者采用直接道歉的方法降低自身身份抬高对方地位，以保护对方的面子。

直接道歉方式与间接道歉方式的区别在于，间接道歉的目的是在承认错误的同时表示并不是故意犯错。通过采取间接道歉方式，说话者不仅保护对方的面子，还能为自己留住面子。例子3：We regret to advise that we are unable to make an offerfor the time being owing to heavy demands.A cable to this effect hasbeen sent today to you.However.we shah not tail to iniorm you when-ever a fresh supply becomes available

七、礼貌用语运用在好消息邮件中

如何恰当地将礼貌用语运用到好消息邮件中？在我看来需要采取以下三个策略：使用更确切的词语，采取以“你”为中心的态度，和使用短句。

通常，使用更确切的词语比那些十分宽泛的词汇显得更自由更受欢迎。而且在商务沟通中，确切的词语能够更加清楚地表达细节。让我们来对比以下两个句子：

Congratulations on your recent promotion

Congratulations o“your being named the manager last month

在A句中，“promotion”是个十分宽泛的词，在句中的意思也可以被理解成很多种。这样的句子并不能体现对对方面子的保护。相反，在B句中，“manager”一词非常确切地表达了句子的意思，更能保护对方的积极面子。

采取以“你”为中心的态度可以表示对对方的尊重，是对方的面子得到满足。以“你”为中心就是句子的表达以对方为中心。看以下例子：

I have requested that your order be sent out today

You will receive your order by Wednesday

最后，使用短句这一简单的句子结构能够使对方更加容易理解作者所表达的意思。传达的意思越简洁，就越显得礼貌。看以下例子：

Im very glad to inform you that a favourite discount of 10%isfnr the size of the order

A favourite discount nf 10%is fnr the size ofthe order

八、礼貌用语运用在坏消息邮件中

坏消息在商务活动中是相当常见的，虽然传达此类消息对于很多商人来说是件比较头疼的事，但仍然有很多策略可以选择：避免使用以“你”为中心的态度，使用被动语气，使用委婉语以及使用含糊词。

当传递坏消息时，以“你”为中心的态度只会显得说话者的无情和冷漠，以至于上海对方的面子，因此，为了维护双方的和谐关系，应尽量避免使用此类的语句。例如：

You have ignored our requests fnr payment fnr many times andthere isnt any explanation

建议改为：It is a pity that our request fnr payment has been ig-nored and that no contact with us has been made

其次，应多使用被动语气。被动语气可以以一种拐弯抹角的方式来传递坏消息，以避免对方面子的损害。例如：I was toldthat they will look after it

委婉语也可以用在传递坏消息的邮件中。比如regret，decline，wish，Im afraid，等词可以有效地避免尴尬的情境。例如：I very regret that the goods cannot be shipped before Nov.2nd

九、结论

在贸易活动中，电子邮件是一种新兴的交流方式。随着全球化的发展，商务英语写作已经成为了每个国际贸易活动中商人的必修课。这篇文章以礼貌原则和面子保卫论为理论框架，进而讨论礼貌用语分别在好消息邮件和坏消息邮件中的运用。因此在商务电子邮件的写作中应根据不同的电子邮件类型来使用不同的礼貌用语。