医院药品供应辅助管理系统的构建与应用

郭晓华，李海燕，温明玲，薛江曼，梁 莹，贾叶飞，马 铭，刘泽源

(中国人民解放军第307医院药学部，北京 100071)

药品是医院流动资产的组成部分，是医院开展医疗服务活动、防病治病工作的物质基础[1]。药库是医院药品流通的首要环节，作为医院药品管理供应机构，服务的客户是药房、医护人员和患者，应以保障医疗用药为根本。如何使药库烦琐的工作简便化、流程系统化、药品管理条码化，是医院药学人员一直关注的问题。新医药卫生体制改革方案中提及了“加强信息管理，以医院管理和电子病历为重点推进公立医院信息化建设，提高管理和服务水平”。我院经过近半年时间的摸索和实践，探索药库管理信息化的工作流程，以支持医院药库管理的数字化采集、处理、存储、传输、共享，实现采购订单批量导出、PDA自动验收、发票批量导入、药品批号效期追踪的模式。使用这种新的辅助管理系统，在药品的申购、入库、出库、盘点等工作中显示出较大的优势。现就我院药品辅助管理系统的使用情况作一介绍。

1 药库旧运行模式的不足

我院药库旧的运行模式基本是原始的手工操作，药库负责药品采购，药品送到药库后根据各药房的请领计划，将药品送到各药房。其工作烦琐，效率低下，错误频出。如手工填写请领单，工作量大，请领通用名相同、规格相同的药品时必须标注生产厂家，否则容易导致药品采购错误;药品入库及发放时需人工录入发票信息，并出帐至各个药房，发票录入容易出现信息错误、商业公司的发票混淆等，且工作量也很大;对于多货位药品，盘点时必须对各货位药品数量进行人工累加，盘点速度很慢。

2 药品供应辅助管理系统的构建

2.1 软硬件及其基础数据的准备

硬件设施:DELL R210服务器2台，Motorola PDA多台(用于二维码扫描、盘点)。一台服务器部署在互连网上供供应商使用，另一台部署在医院内网供医院使用，2台服务器物理隔离，以保证系统的安全。

软件设施:药品辅助管理系统采用B/S结构开发，Web服务器为tomcat，数据库为MySQL和oracle。开发语言为JSP，并在开发中使用了Spring框架。系统采用B/S结构，为供应商通过互连网接入系统提供了极大的便利。

前期数据准备:这是一项巨大的工作，从5 000多种历史药品字典数据中挑选出1 500多种药品，作为药品在院管理系统的基础字典数据，并整理完成2 600多条药品信息，包括药品信息、药物分类、特殊药品分类、处方标识、包装数量、供应商管理等。

针对“零库存”情况设计核心流程:药品库存管理是药库的精髓，库存量大则占用医院的资金多，但如果过分降低库存，则会出现药品断货现象。因此针对“零库存”精心设计流程。医院药品的“零库存”，并不是指医院药品库存数量保持在绝对为零的状态，而是指能满足医疗需要的前提下，利用现代物流、电子商务等技术，使医院药品以少量的仓库储存形式存在，而大部分则处于周转状态的一种库存方式[2]。由于我院药品库面积小，药库除备急救药品外，其余基本为零库存。针对这一情况，设计了“帐物”2条线，即将药库分为2个大组，信息组和药品组，信息组主要负责核对发票信息、药品入、出库单打印及药品信息的管理等，药品组主要负责药品的在库维护和临时购药的下送工作。见图1。通过优化药品供应流程，实现药库信息流、物流同步并行。

2.2 系统的功能描述

图1 药品库存管理核心流程图

药品辅助管理系统具有二维码的生成药品请领单的生成、药品入库、药品出库、药品盘点5大功能，每种功能都与医院信息管理系统(HIS)既交互又独立，既能达到辅助药品管理的目的，同时又不影响原HIS[3]。

二维码的生成:供应商根据药品信息上传至DSM，进行数据校验，校验通过则自动生成二维码。

药品请领单的生成:各药房需要对请领的药品进行扫码，只需填写数量，然后发送请领计划至药库，采购员将数据导入海虹采购平台，自动生成采购单。见图2。该功能操作简单，节省时间，请领计划准确。

图2 药品请领单的生成改进前后流程对比

药品入库验收及出库:供货商携带二维码及发票至医院，药库人员验收药品并以各药房的用户名进入PDA扫描二维码。对于合格药品，供货商按照随货联上的提示将药品送至各个药房，实现从供应商到药房的直接配送，减少了搬运，节省了人力，提高了效率。同时，入库员核对上传的药品信息与发票是否一致，信息包括药品名称、规格、剂型、数量、批号、效期、价格等，一旦有任何信息与HIS中的信息不符，界面则会有不同颜色的提示。核对无误确认后，HIS自动完成入库并出库。见图3。

图3 药品入库验收及出库改进前后流程对比

药品盘点:辅助完成药品盘点工作，避免漏盘、错盘。工作人员可根据货位扫描药品条码进行盘点，回车后读出药品信息(药品名称、规格、单位、厂家、库存数量)，在盘点数量文本框中输入数量，回车后保存数据，并在PDA上显示，依据账面数量自动累加各部位相同药品的数量，保存时需要对盘点数量的格式进行数字校验，并自动生成盘点差异报表。见图4。该功能既节省人力，又提高了工作效率。

图4 药品盘点改进前后流程对比

3 应用效果

我院药品辅助管理系统实施后，在药品请领、入库、出库、盘点等方面提高了工作效率，让药师有更多的时

间和精力更好地为临床和患者服务，提升了药学服务水平。以600个药品品种为例，工作效果提升情况见表1。

表1 药品辅助管理系统实施前后工作时间比较(h)

4 结语

我院正在和网络开发维护公司密切合作，以进一步提高药品需求的自动化生成模式，对不同时期的药品需求实现精细化管理，逐步减少人为干预，保障临床用药。药库管理水平的提高，需要高质量的管理信息化软件系统作为支撑，同时需要更新工作观念和改进工作模式，加强科室内部的质量保障和监控措施。

[1]胡毅桦.影响医院药库工作质量和效率的因素及对策[J].海峡药学，2009，10(21):227.

[2]李卫文.从现代化管理角度探讨医院仓库药品“零库存”[J].中国医药指南，2008，1(6):109.

[3]赵庆国，韩 晋，何惠芳，等.条形码辅助管理系统在医院药库的应用[J].药学实践杂志，2009，27(6):465－467.