概述档案保管工作

赵 婷

（牡丹江神经精神病医院 黑龙江 牡丹江 157000）

档案的保管，既是整个档案管理业务的一个环节，又是一个相对独立的工作活动。由于它对档案管理的重要意义以及特有的科学性、及时性和专业性的要求，目前保管工作已经形成一个专门研究的领域——档案技术学。我们这里主要从文档管理的角度来探讨档案保管工作的内容、意义和常用的技术手段。

一、档案保管工作的内容

我国《档案法》第三条规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案。”这指所说的保管是泛指档案的日常管理工作，而作为科学管理档案的一项具体业务，档案的保管是指根据档案的制成材料，使用一定的设备和装具，采取适当的措施和方法，妥善地保存档案，延长档案的寿命，以便档案信息的长远利用。档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节与主要手段。其内容主要包括：

（一）日常维护工作。包括：档案的排架，检索工具的排检，库房温湿度的监控、保洁和安全保卫等工作；

（二）实施保护性措施。主要指围绕防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染而采取的防护性办法与治理手段；

（三）档案的修复。即对毁损和老化的档案采取修补、复制等补救措施的工作；

（四）库房与设备的管理。包括库房的规划与使用，档案设备的购置与维护，档案装具的选择。

以上工作有的与收集、整理和利用等工作结合进行，有的则须单独进行，因而档案保管既是档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的工作环节。

二、档案保管工作的重要性

《档案法》第三条明确指出了保管好档案是党和国家赋予档案机构的神圣职责。档案保管在整个档案工作中具有重要意义。

（一）档案保管工作决定着档案寿命的长短

档案是物质的，物质运动规律使档案不可能永久保存下去，档案都有消亡的一天，但档案保存的寿命长短与档案所处的环境直接相关，如果保存环境得当，保管方法科学，档案寿命就会大大延长，就能够发挥更加长远的作用，产生更大的社会效益和经济效益。一旦保管方法不当，存放环境恶劣就会加速档案的损毁，档案的寿命就会缩短，造成不可估量的损失。尤其是目前人类生存的环境日益恶化，危害档案寿命的因素也空前增多，如空气中的酸污染、沙尘、各种有害气体，还有对于磁记录载体档案影响严重的电磁污染，令人防不胜防。这些对档案保管工作提出了更新更高的要求，如果不能加速档案保管工作的研究，采取更加有效的应对措施，档案所处的环境堪忧。

（二）档案保管工作决定着档案事业的兴衰

档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有决定性的影响。档案保管得好，就为整个档案工作的顺利进行提供了最基本的物质前提，使档案的整理、鉴定、统计和利用等工作得以顺利展开，而且对提供利用和编研创造便利条件。反之，如果档案得不到安全的保护，残缺损毁，失密泄密或保管杂乱无章，前面的收集整理等工作就会前功尽弃，也就谈不上检索利用，其他环节都会受到影响而不能正常开展。保管不当甚至会直接造成档案的损毁，从而会给国家的档案和其他相关方面造成不可估量的损失。因此，档案保管工作质量在一定程度上体现整个档案工作的质量，它在整个档案工作的进程中占有重要的位置。

三、档案的保管条件与防护措施

（一）档案库房

库房为档案的保管提供了最基本的物质条件。档案库房的特定用途，要求它具有防潮性、防高温、防虫鼠、防污染的条件，并且坚固，安全。一般档案馆库房要求：不位于临街的闹市中心，以利于档案的安全；不选远离城市、交通不便的地方，以便于档案的利用；避开江河边或地势低洼处，以防水患；避开工业区和居民区等污染严重的地方，避免灰尘和有害气体对档案的影响。设在楼房内的机关单位档案库房则要求：选在楼房的低层而非地下室或顶层，以防潮湿、高温；位于单位的中心以便于档案的利用；远离住宅区和其他有害污染源。

同时，档案库房要与办公室、阅览室、业务工作区等分开；配备必要的消防器材，建立严密的防火制度和消防器材使用管理制度，防止火灾；运用必要设备和有效措施，控制库房内的温湿度，避免高温高湿等对档案的不利影响；防止光线对档案的直接照射，并尽量减少光照时间；通过在库房周围种树、栽花和库房保洁等措施，防止光纤对档案的破坏作用；防止有害昆虫对档案的危害，杜绝老鼠的生存。

（二）档案装具

档案装具是档案馆（室）必备的基本设备，其种类很多，常见的有档案架、档案柜、档案箱，它们那是水质和金属的。新型的档案密集架以容量大、组合方便等特点成为迅速推广的档案装具。档案部门应控库房特点和档案价值、规格的不同，合理采用、灵活配置档案装具。

（三）包装材料

档案使用包装材料，既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。档案包装材料因不同的档案载体而有所不同，纸质档案的包装材料主要是卷皮、卷盒和包装纸，缩微胶片、照片、磁带等档案则要求采用相应的胶片夹、密封盒和影集盒(袋)等。

四、档案保管工作与档案工作其他环节的管理

档案保管工作是整个档案工作的基础，与档案工作各个环节有机结合，有着密切联系。保管工作不能离开其他环节而孤立进行，必须与其他环节密切配合，要掌握其他各环节对保管工作的促进和制约作用，并注意在其他各环节工作中保护档案。档案是由文件转化而来，因此文件信息的载体和书写材料及质量与档案耐久保存有密切的关系。为了更好地保管档案，档案部门还有责任向文书部门要求和推荐适合的载体和书写材料，以便最大限度地延长需要永久保存的重要文件寿命。

此外，档案保管工作不是单纯“为保管而保管”，其最终目的是为了保证党和国家各项工作对档案的利用，如果只片面强调保护而不提供方便的利用，则保管工作就失去了意义。但若只强调方便利用而损毁了档案，则利用工作也就没有了基础。因此，档案保管工作的一切措施、制度、办法以至具体的技术处理，都要有利于保护档案，又要保证当前和长远利用的方便，这是档案保管工作的出发点和检查保管工作得到好坏的标准。

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[3]李卫华.论我国档案利用工作的现状及对策[J].安阳工学院学报，2007（5）.