正确处理专兼职档案干部的良性互动机制的建立

吴亚娟

（伊春市计划生育技术服务站 黑龙江 伊春 153000）

一、采取措施落实规章制度

保证兼职档案队伍的正常运转，不能落实的规章制度等于没有制度，也只能是纸上谈兵。因此，制度的落实是最基本、也是最重要的一项工作。为了使制度落在实处，可采取以下措施：

（一）制度上门，落实到人

落实规章制度首先应将档案材料的立卷归档纳入相关人员的岗位责任制；其次，组织兼职档案干部培训学习，帮助和指导他们做好立卷归档工作；再者，利用多种方式和渠道宣传归档的好处，强化管理人员和科研人员的档案意识，使之档案意识得到提高。

（二）建立档案工作检查评比制度

检查规章制度的落实，应开展档案工作检查评比活动，对各部门的档案工作进行评比检查。评比标准一般应涵盖各部门档案工作的组织领导、兼职档案干部的业务能力和案卷质量等三个方面，并应根据本单位档案工作的具体情况调整评分比例。评比标准的各项分值还应随档案工作整体状况调整，虚项分值低、实项分值高，做得好的方面分值低，做得差的分值高。对检查评比活动中产生的先进集体、先进部门分管负责人和兼职档案干部，这一制度可充分调动各部门和兼职档案干部的积极性。

（三）建立归档通报制度

以文件形式每年向各部门下发归档通报，通报各部门归档的案卷数量、时间、立卷和案卷装订情况、参加档案工作会议和培训情况等内容，并将通报内容作为档案工作检查评比的依据之一。通报制度有效地促进了各部门分管负责对档案工作的重视，强化部门负责对本单位档案工作的督促和检查职责。

（四）严格案卷质量检查

案卷质量检查制度，即接收档案时初审，建立数据库时再查，将本规范案卷存在的问题填写案卷质量检查表，对存在的较普遍的问题在业务培训时与兼职档案干部研究、讨论，使之在今后的工作中予以改进。同时，对各部门归档案卷质量检查表中所列的问题。纳入该部门当期档案工作检查评比相关项目的评分考核。

（五）实行会议、培训考勤制度

会议培训考勤制度，即召开的档案工作会议和举办的档案业务培训班实行签到请假制度，将其出勤情况在当年归档通报中予以公布，并纳入当期档案工作的检查评比，以保证档案工作的新精神和要求在工作中能得以落实和改进。

二、加强专兼职档案干部素质

政治品德素质好，这是档案人员(文秘人员)首要的必备条件。邓颖超同志曾说过：“秘书人员有一个很好的传统，有一个很高尚的品质，这就是为党的工作埋头苦干，自我献身的精神。他们要政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤恳，学习上刻苦，作风上严谨。还要有较高的政治和文化水平。”这不仅是邓颖超同志的切身体会，也是对所有文秘人员所提出的殷切希望。在政治上、思想上、品德上、作风上高标准，严要求，要有坚定的政治方向，要有埋头苦干的奉献精神，要有脚踏实地的求实作风，要有廉洁、谦虚的高尚品格。同时还要严格遵守组织纪律和保密制度。

职业道德素质好，是档案工作人员的必备前提条件。第一，要甘为人梯，热心服务。档案工作是一项条件性服务性的工作，档案工作的这一性质，决定了档案专业人员必须具有摒弃名利观念，甘当无名英雄的崇高思想。事实告诉人们，档案和档案工作作用的发挥，不决定于档案本身，也不局限于档案工作领域内，它是通过利用档案而取得经济效益或社会效益来体现的，它是通过利用者创造性的工作而取得的成果来体现的。就是说，,档案的价值，档案工作的作用，归根到底，都是溶化于利用者利用档案而取得的成绩或成果之中，我们不是从一般的意义上反对名利观念，但是，档案专业人员必须正确地看待名利问题，尤其是在职业活动中，必须摒弃那种把负责管理的档案，作为谋取单位和个人私利的手段，不积极提供档案为利用者服务，只顾自己成名成家。所以，档案专业人员必须具有甘为人梯，热心服务的职业道德，想利用者之所想，急利用者之所急，热心为利用者服务。第二，要尊重档案，尊重历史。档案是人们社会活动的原始记录，其原始性和真实性必须加以保持。历史事实不容篡改是人们的行为准则之一。档案专业人员维护档案的原貌和维护历史事实的原貌，既是工作要求，又是职业道德的准则。无论何时何地，在何种情况下，档案工作者都要坚持据实立档，据实用档，以法管档，坚持一就是一，二就是二的求实精神，要尊重历史，决不含糊迁就某种需要而歪曲档案内容，篡改历史事实。第三，要遵纪守法，严守机密。档案专业人员，必须以《档案法》和其它法律范围内履行职责。档案工作的法规性文件和规章制度,是进行档案工作的行为规则。纪律是维护工作秩序，完成工作任务的手段。遵纪守法，就是要求档案人员克服主观随意性，具有实事求是，力求按客观规律办事的科学态度。由于有些档案具有一定的机密性，档案工作具有机要性，所以，档案人员还必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯，以确保档案在政治上的安全。

三、加强联系，调动兼职档案干部积极性

建立制度，强化规章，加强培训，提高工作能力，是建立档案管理工作网络体系的第一步。要让这个体系高效运转，充分发挥其作用，还要“以人为本”体谅兼职档案干部工作的繁忙，尽量为他们减轻工作负担，最重要的是要增加专兼职档案干部相互间的交流合作，以充分调动兼职档案干部工作的主观能动性，共同搞好档案管理工作。

（一）尽量减少兼职档案干部的工作负担

兼职档案干部绝大多数都是部门的秘书或办公室工作人员，一方面他们承担着大量繁杂的事务性工作，应尽量避免重复劳动。可采取兼职档案干部初步立卷后，经专职档案干部调卷后(尤其是对新到岗的兼职档案干部所立的案卷)再编页码，填文件封面、卷内备考表等。另一方面，可利用管理软件所具有的归档目录功能，免去各部门填写卷内目录这一繁重的工作，待文件级数据库建好后，将打印的归档目录交兼职档案干部确认签字，与案卷目录一并作为移交依据和备查工具，为他们节省精力和时间。

（二）鼓励兼职档案干部与专职档案干部经常开展业务交流活动

随着兼职档案干部业务技能和业务水平的提高，他们就会根据自己工作的经验，提出哪些文件材料应该归档，哪些可以不归档；某些材料应该如何组卷更好；哪些材料由哪个部门归档更恰当等一些建设性的意见和看法。对此，可在当期档案工作检查评比中以加分奖励，此举可大大调动兼职档案干部的主观能动性。

（三）通过检查评比活动的“三公”原则激发专兼职档案干部的工作热情

单位在开展档案工作检查评比活动时，应吸纳兼职档案干部到检查评比小组，此举一方面可增加评比的透明度和公正性，体现“公开、公正、公平”的原则，另一方面可使兼职档案干部进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。这种检查评比的方式，深受兼职档案干部的好评，检查评比的结果认同度高，普遍认为是对他们工作客观、准确的评价。所以，档案工作先进奖虽不是最高等级的奖项，也不是最高等级的奖金，但各部门都很看重这份荣誉。获奖者受到鼓励，未获奖者得到鞭策，形成了你追我赶，积极向上的可喜局面。

总之，建立健全档案工作网络体系，应纳入到档案工作的规划之中，尤其在不能大量配备专职档案干部的情况下，要保质保量地完成繁重的工作任务，兼职档案干部是最不能忽视的中坚力量。我们应充分地调动兼职档案干部的工作积极性，挖掘现有档案工作的人力资源潜能，造就专兼职档案干部互动的、充满活力的良好氛围，实现档案工作可持续发展。

[1]梁振坤.试论提高高校专兼职档案人员的素质[D].云南财贸学院学报（社会科学版），1998（4）.

[2]卢玉.档案馆人力资源管理与开发[D].吉林大学，2006.

[3]张卫东.网络环境下档案馆社会化服务模式研究[D].吉林大学，2006.