浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设

陶 春

（佳木斯职业学院 黑龙江 佳木斯 154002）

所谓档案信息化，就是在国家现行法律基础上，相关行政管理部门进行统一组织与管理，将现代化信息技术全面、科学、合理的落实在档案管理工作中，进而对档案资源进行调整、归档、整理和保存，以供相关工作人员进行借阅与参考。就社会发展现状而言，实现档案信息化与数字档案馆建设已成为社会发展的必然，是实现档案管理现代化发展的核心。档案信息化与数字档案馆建设的主要特征在于档案管理工作是以档案管理为中心进行的。档案管理信息化是一项长期发展的过程，在这一社会现状下，通过不断的引进先进的现代化信息技术，从而档案部门工作方式和管理措施进行改进与优化，使得档案管理工作方式实现现代化管理要求。

一、档案信息化与数字档案馆含义

数字档案馆的最基本特征就是在档案管理工作中实现计算机技术与信息技术的广泛应用与普及，由此引发整个档案管理领域的系统化、根本性改变。随着社会科学技术的不断发展，档案信息化已成为信息化建设的一项有机组成部分，是整合社会各项资源与信息资源的关键，也是构建档案信息化体系，促进信息化社会发展的必然要求。在档案信息化建设工作中，档案管理部门与相关技术人员通过采用现代化技术对档案管理技术与方法进行改进，从而实现了一套系统化的管理工作流程。

（一）档案信息化含义

档案信息化就是根据相关的档案管理部门在工作中进行合理有效的规划和组织，并在档案管理活动中全面实施信息化技术，进而对档案资源进行收集、归纳、整理、归档和保存，以供相关工作人员便捷、准确、完整的进行查阅。现阶段档案信息化建设主要指的在档案管理工作中逐步将实体档案管理工作朝着信息为主的档案管理工作流程进行。档案信息现代化的发展提高了档案管理部门、相关机关和社会大众对于档案的利用效率，使得现代化档案管理工作效率和管理水平不断提高。

（二）数字档案馆含义

数字档案馆主要指的是利用现代化科学技术来进行档案管理工作，通过采用计算机技术、信息技术及远程操控技术来对档案信息进行整理、收集、归档和查阅。数字化档案馆建设主要指的是在工作中建立一个以数据为核心的虚拟信息空间，通过由众多档案资源库群、档案信息处理中心以及相关用户群构成一项系统的档案管理工作流程，在这个过程中数字档案馆具有着馆藏模式数字化、现代化、网络化的特点，在资源查阅中有着速度快、知识面广、内容齐全等优势。随着科学技术的不断发展，数字化档案馆建设已成为社会发展中不可逆转的趋势。

二、高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着国家各项新政策、新规定的出台，各类档案资料的利用已成为广大群众关注的新焦点。尤其是高校档案管理工作的改进，是整个档案工作过程中的重中之重。就目前高校档案信息化建设管理而言，随着电子信息技术、计算机技术的不断引进，传统的档案管理方法逐步被人们所淘汰，淡出了档案工作舞台。在社会科学技术和经济高速发展的新时期，各种新概念、新理念以及新技术不断涌现，传统的档案管理方法已经无法满足教师与学生的需求，因此实现档案信息化建设是高校档案工作发展的必然趋势。

在高校档案管理工作中，通过引进各种先进技术和理念标准来对档案管理工作进行全面改进，并使得档案管理工作更加规范、更加标准，进而满足档案管理新模式要求。随着社会生产技术的进步，高校档案馆馆藏数量不断增加，现有的档案馆由于储存空间有限、保存档案方式和档案工作记录受到极大的考验与影响，因此通过数字档案馆来缓冲档案存储空间与档案资源的矛盾已成为高校档案工作人员研究的主要重点，也是实现档案管理工作现代化的主要途径。在数字档案馆建设中，是采用网络技术作为主要的档案管理方法，随着时代的发展正逐步的进入档案管理工作之中，使得档案工作从档案的形成、收集、整理、鉴定、保存以及利用都出现了巨大的变化。电子档案管理工作是一项集规范化、专业化、科学化和信息化为一体的资源开发模式，是实现电子档案管理重要性的主要方法。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

三、高校档案馆数字化建设中存在的问题

（一）观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

（二）技术层面的问题

1.高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

2.通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

四、相关策略建议

（一）完善档案信息化规范和设施建设

在高校档案信息化和数字档案馆建设工作中，完善或者制定出相关电子文件管理以及目录是提高管理工作效率与准确性的主要手段。同时在管理工作中，对于档案归档以及电子档案管理工作要全面加强，同时还要全力完善档案管理平台，促使档案管理工作能够在网上初步完成，进而信息化与一体化管理模式。

（二）重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

（三）安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

（四）重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

五、结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。