对做好妇幼保健档案信息资源开发利用前基础工作的思考

王天宇

（宁安市妇幼保健院 黑龙江 宁安 157400）

妇幼保健档案作为一种重要的信息资源，全面真实地记录着妇幼保健工作的经验和成果，为各级妇幼保健部门开展工作提供凭证、依据和信息。有效地开发利用妇幼保健档案信息资源，将为推动妇幼保健工作健康发展起着重要作用。要做好妇幼保健档案信息资源的开发利用工作应先做好以下几方面的基础工作。

一、大力宣传，强化档案意识

做好档案宣传工作是做好妇幼保健档案工作的前提,妇幼保健档案工作是妇幼保健部门管理工作的重要组成部分，妇幼保健档案来源于妇幼保健各部门，同时也服务于各部门。做好妇幼保健档案工作只靠档案人员的努力是远远不够的，必须赢得各部门的支持。因此，必须以《档案法》、《黑龙江档案管理条例》等法律法规为依据，通过各种途径如举办图片展览、办培训班、档案知识讲座等，用档案利用的生动实例进行教育和宣传，提高部门人员对档案工作重要性的认识，增强部门人员的档案意识，使每个人都能自觉地为做好妇幼保健档案工作尽力，达到齐抓共管的目的。

二、提高认识，加强文件材料的收集

妇幼保健文件材料是妇幼保健部门在妇幼保健工作活动中形成的各种门类、载体的原始记录，是妇幼保健档案的直接来源。妇幼保健文件材料收集归档工作作为妇幼保健档案管理工作的重要前提和基础工作，为档案管理工作提供了实际的管理对象，是妇幼保健档案部门取得档案的重要手段。随着《档案法》的贯彻实施，妇幼保健档案管理正在向规范化、标准化方向迈进。但在实际工作中还存在一些问题，如文件材料收集不全，一些人把应归档的文件材料当作“家底”据为己有，不愿归档；文件材料收集归档不及时；文件材料移交归档不规范等。这些在日后很大程度上影响了妇幼保健档案的开发和利用工作。因此，要提高认识，加强妇幼保健文件材料收集归档工作。提高对妇幼保健文件材料收集归档工作重要性的认识，提高档案人员的法制观念和业务素质，明确文件材料收集归档工作的责任。将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中，使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上，要像抓妇幼保健工作那样抓文件材料的收集和归档。

三、健全规章制度，加强妇幼保健档案的完整安全

妇幼保健档案信息资源要通过利用才能实现其自身价值。我们必须注意保持妇幼保健档案信息资源在利用同时的完整与安全，避免流失与泄密。为保证妇幼保健档案工作的有序开展和规范管理，应建立档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等管理制度，档案工作有关制度应纳入妇幼保健部门工作制度之中，纳入分管档案工作的领导和档案工作人员岗位责任制，加强档案管理。

四、做好基础业务工作，为妇幼保健档案信息开发利用提供必要的前提保障

开发档案信息资源，首先要存储档案信息，增加档案信息储存量，要不断丰富室藏档案资料的数量和内容。要使室藏档案的内容不断丰富，一是要搞好正常的档案收集工作，努力做到嘴勤、腿勤、手勤，认真负责，积极主动，及时将各项工作活动中形成的文件材料、图表等收集齐全完整。二是搞好外部档案的征集工作，也就是将散失在个人手里和社会上与本单位有关，在相当一段时间内有一定潜在利用价值和参考价值的文件材料，有针对性地进行征集。收集或征集来的文件材料往往是比较零散、无序的，不利于档案的开发利用。因此，必须用科学的理论、规范的方法做好妇幼保健档案基础业务工作。首先，妇幼保健档案管理部门要依据上级主管部门的要求编制本部门档案分类方案，制定文件材料归档范围、保管期限表；其次，按规定要求做好文件材料的收集、整理、编目工作，确保妇幼保健文件材料收集齐全、分类科学、组卷（件）合理、编号正确、保管期限划分准确、装订整齐、目录编制科学；第三，建立健全妇幼保健档案各类目录及台账，做到账物相符。只有这样，才能夯实妇幼保健档案工作基础，才能为妇幼保健档案信息的开发利用提供可靠保证。

五、加强妇幼保健档案编研工作

档案编研工作是对档案信息进行系统化、精细化的加工过程，它把庞杂的、零星的档案信息进行有机的组合和必要的考订、加工，使其正确、系统、专业，它是档案管理，尤其是提供利用，从形成到内容。从档案实体到档案信息的深化，是系统地发掘档案的信息资源，主动有效地服务各项工作主动向领导及有部门提供编研材料，促进档案的开发利用。

六、建立妇幼保健档案计算机网络

近年来，随着电子计算机的普遍应用，各种档案管理软件也相继使用，极大地简化了档案管理程序，加快了档案检索查询速度为档案信息资源的开发利用提供了有利契机。但是，妇幼保健档案信息资源毕竟有限，因此建立档案信息网络，实现信息共享必将大大促进妇幼保健档案的开发利用，促进妇幼保健事业的健康发展。

七、提高档案工作人员素质

档案工作人员素质的高低对档案开发利用工作的优劣有着至关重要的影响。因此，提高档案工作人员素质，是做好妇幼保健档案开发利用工作的关键。首先，档案工作人员要树立超前意识。档案信息开发工作必须具有超前意识，领会领导意图和工作需求，及时调整视角，找准档案工作与服务对象的结合点，有针对性地进行收集、征集和整理为利用者提供有效服务。其次，档案工作人员要树立效益意识。档案信息是一种潜在的生产力，一旦发挥作用就可能为本单位和社会带来可观的经济效益和社会效益。档案工作人员要克服“坐、等、靠”思想，树立起档案开发利用创社会效益和经济效益并举的新观念，把档案信息开发工作真正提高到以创效益为中心的轨道上来。第三，档案工作人员要树立服务意识。档案工作人员要树立为社会和本单位各项事业服务的意识，要克服“关起门来做档案”的倾向，以服务社会、服务本单位为己任。服务意识树立了，服务范围、方式、方法和手段都要跟着变化，把开发利用档案信息资源，为社会和本单位中心工作服务放在档案工作的重中之重的位子上。同时，档案工作人员还要努力学习现代化管理知识，以适应新时期对档案工作人员的要求。