利用信息技术提升医院志愿者管理水平和精度

■ 关 婷 郝徐杰 陈 红

1 背景

随着社会的发展和进步，信息作为一种产业，已成为社会经济发展的重要支柱之一。医院信息化建设正逐步发展成为维持医院正常运转的基本要素和开展现代化管理的先导。医院志愿服务作为医院中蓬勃兴起的事物，正面临着志愿者队伍不断壮大，志愿服务项目逐渐增多等问题。传统的志愿者管理常常采用“纸加笔”管理模式，这种管理模式不仅使志愿者档案常常出现“坏、丢、散、乱”等现象，也使得志愿者时间统计缺乏完整性和有效性。如何提升医院志愿者管理的方法与效率，提高志愿服务的管理水平，成为医院志愿者管理工作中的重要内容。

2009年4月医院在志愿服务常态化运行的基础上，积极创新，以信息技术为基础，建立了医院志愿者信息化管理系统。该系统的建立与完善，不仅实现了志愿者管理的规范化与专业化，同时促进了志愿者管理水平的提升，取得了良好的管理效益和示范效能。

2 基于信息技术的医院志愿者信息化管理系统概述

2.1 项目需求分析

本系统采用C/S结构，即应用界面层/服务器数据库层,这种结构可以更好的利用计算机处理能力，尽可能满足多用户同时使用。客户机上安装医院志愿服务管理信息系统的应用服务程序,而志愿者基本信息和志愿者的指纹库等数据存放在数据库服务层。在志愿者进入志愿服务管理系统后，在指纹采集仪上输入自己的指纹图像后，系统根据对采集到的指纹图像进行预处理后提取相关信息，与数据库中的指纹进行比对验证，若匹配成功则显示志愿者相关的服务信息，匹配失败则提示错误。系统分前台和后台两个部分，前台只是志愿者身份识别，志愿服务管理的界面，所有志愿者都可以进行操作。后台部分包括志愿者指纹采集、个人信息、志愿服务信息等数据的管理，只有志愿服务管理者才拥有相应的权限。

2.2 系统功能构成

本系统的功能主要包括志愿者注册系统、志愿者服务管理系统和志愿者后台管理系统，具有的功能构成如图1所示。

2.2.1 志愿者注册系统。志愿者注册系统是志愿者管理信息化系统的前期准备，主要为经培训合格后的志愿者实现正式的电子注册。志愿者在注册系统中需填写个人的完整信息,包括姓名、性别、单位、职业、联系电话、邮箱等。志愿者还需要在指纹识别仪上输入自己的指纹，并完成个人照片的拍摄。

2.2.2 志愿者服务管理系统。志愿者服务管理系统是志愿者信息化管理系统的核心组成部分。该系统主要包括以下功能：志愿者基本信息、签入签出、培训记录、我的消息和我的建议等。签入签出功能主要目的在于完整记录志愿者的每次服务记录。工作计时中志愿者可以查看到自己所有服务时间记录。培训记录中，志愿者可以查阅个人参与过的所有志愿者培训课程。点击“我的消息”功能后，志愿者可以看到管理者发给他们的个人信息。

2.2.3 志愿者后台管理系统。志愿者后台管理系统是志愿者信息管理中的重要资源，为志愿者管理者提供决策依据起到了积极协调和有效控制的作用。该系统的主要功能包括：志愿者查询、培训管理、计时统计、发送邮件和短信等功能。志愿者查询功能可以帮助管理者全面了解每一位注册志愿者的基本信息，管理者可以根据条件，查找符合相关条件的志愿者。计时统计是志愿者后台管理系统中最为重要的功能。在计时统计的界面中，志愿者管理者可以获得每位志愿者的每条服务记录。系统还会将所有信息进行自动汇总，将统计结果显示于界面下方。管理者可以使用条件导出功能，获得某类志愿服务项目或某个志愿者的服务时间汇总，随时了解和掌握志愿服务的动态信息。此外，管理者还可以运用后台管理系统向志愿者发送邮件和短信，方便快捷的实现和志愿者的及时沟通与联络。

2.3 系统软硬件介绍

本系统采用面向对象的方法，志愿者后台管理系统采用SQL2005数据库。指纹识别部分采用FQ0450光学指纹仪做指纹录入设备，通过USB接口把数字化的指纹图像传送到计算机。采用TrustLink指纹识别中间件实现指纹采集、存储与识别。通过该中间件提供的编程接口方便地实现了志愿者管理系统与指纹识别系统的无缝集成，使系统软件开发者无需考虑复杂的指纹识别技术，同时保证了指纹识别的简洁、准确。

2.4 系统使用流程

志愿者在经过培训合格后，首先需要将个人的基本信息（图2）和指纹注册（图3），存储在后台数据库服务器层。在以后的志愿服务中，志愿者需要在志愿服务管理的指纹识别仪上输入自己的指纹图像，应用程序会对用户输入的指纹信息作特征提取等处理，然后将处理得到的结果与后台指纹数据库中进行特征相匹配，若匹配成功则志愿者身份得到了认证。电脑上会自动显示志愿者的个人资料，包括姓名、志愿者号、照片等。在同一界面上，志愿者可以选择本次从事的志愿服务项目，点击“签入”按钮后，系统自动开始服务时间。服务结束后，志愿者点击“签出”按钮，系统记录完成服务时间。点击我的时间可以看到个人的所有服务记录。志愿者如需要对个人信息进行查询和修改，管理者可以在后台进行相应的修改。

图2 志愿者注册基本信息

图3 志愿者指纹注册

3 医院志愿者信息化管理系统的应用效果

医院志愿者信息化管理系统自投入使用以来，共有2952名志愿者在该系统上正式注册，累计服务17939人次，服务时间达44390小时，开发使用的志愿服务项目达17种（截止到2012年底）。医院志愿者信息化管理系统在使用过程中不仅实现了志愿者档案管理的规范化，也促进了志愿服务管理的精确化与科学化，带来了良好的示范效益，有力地支撑了志愿者管理和志愿服务质量的整体提高。

3.1 志愿者档案管理规范化

传统的“纸加笔”档案管理模式常常会出现“坏、丢、散、乱”等现象，档案或是无专人管理，材料丢失现象严重或是束之高阁，使得档案缺乏完整性和可利用性。医院志愿者信息化管理系统的建立，实现了医院志愿者指纹注册后自动生成电子档案，将志愿者档案管理从传统的“纸加笔”模式转变为“键盘加屏幕”模式。这种模式不仅实现了志愿者档案的信息化，而且增强了档案的可读性和可利用性，随时调出档案，既简便快捷，又保证了档案的安全性。

3.2 志愿服务管理精确化和科学化

医院志愿者信息化管理系统的应用，改变了传统的在服务登记本上记录志愿服务时间的方式，应用信息化的手段实现了志愿服务时间的电子记录。这不仅保证了服务记录的精确化，而且增强了志愿者的个人体验，有利于志愿者对志愿服务进行有效的自我管理。志愿者管理者利用志愿者后台管理功能，可以了解掌握每位志愿者服务的情况，以及每类志愿服务项目的开展情况，随时了解和掌握志愿服务的动态信息。对各种数据的汇总和分析，一方面可以协助管理者对服务积极的志愿者进行及时的评估与激励，另一方面也可以及时发现志愿服务开展中存在的局限与不足，不断进行自我完善与发展。

[1]崔建新,李连毅.信息化建设应成为医院丰富的管理资源[J].中国医院管理杂志,2004(9):403.

[2]安健,袁保社.基于指纹识别的图书借阅管理系统[J].现代计算机(专业版),2011(17):809-810.