浅析档案管理数字化技术的利用

麻玉林 王永生

【摘 要】档案管理本身尤其重要，随着计算机技术和网络应用水平的不断提高，数字化和网络化管理思想应用于档案管理领域具有非常重要的实践意义。文章提出如何更好地利用现当代计算机技术来完善档案管理，笔者提出自己的一些看法。

【关键词】档案管理；档案信息共享；云计算

随着计算机技术和网络应用水平的不断提高，我国各个企事业单位的档案管理也进入了数字化管理和网络应用层次，档案作为一种信息资源，如何在网络环境下实现社会共享，从而更好地为社会各领域服务已成为我国档案信息化建设的重点。从技术实现角度来说， 要实现档案信息资源共享对档案信息有如下一些要求： 首先， 保证档案信息的安全可靠， 即保证档案信息的原始记录性及其不被篡改； 其次， 保证档案信息的有序性， 即保证档案信息可以供档案用户迅速便捷的检索利用；再次， 保证档案信息的永久保存； 最后， 友好的用户界面及方便直观的操作对保证档案信息资源共享达到最好的效果也是十分重要的。

一、档案管理现象

档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录， 它承载着人类活动的大量信息， 具有记载、延续人类文化的功能。作为档案管理与利用对象的档案资源是经过特定历史时期的逐渐积累而形成的具有原始记录性和凭证性 近年来，随着《档案法》 及其相关法规的颁布、实施，档案工作的透明度大为提高，国家档案事业得到全面发展，在国民经济和社会信息化的社会潮流面前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式为满足 而是要求在更大范围内、 更高程度上实现档案资源的社会共享。

二、网络数字化的发展

技术的大变革，带来了新的产品、新的产业和新的市场，同时也带来了市场份额的重新分配。“云计算”这个概念也进入人们的生活中。云计算是随着处理器技术、 虚拟化技。Internet和电子商务的应用，正打破历史和地缘造成的差异，为每个民族和个人创造了走向新生活的无穷的、平等的机会。在Internet日益大众化普及化、一批网络经营型的公司（如亚马逊网上书店、Dell电脑公司）涌现并成功运作的背景下，鉴于Internet交易成本低、覆盖面广，将从根本上改变客户对方便、速度、价格和服务的期望，传统经营向网络化经营转变是必然趋势。

三、网络技术的优势

网络数字化计划具备独到的优势，服务便利化和快捷化是其显著特点。面对各个单位或者整个一个单位系统的档案，数字化网络管理在人力、服务水平上面都有很大的进步，且能提高办事效率。数字时代信息资源共享都是以网络环境为业务平台进行运作的， 因而在网络环境中信息资源的整合与共享，往往需要一个能集合并能整合多类多来源信息资源，提供多来源信息高效检索利用的网络公共信息服务（共享）平台信息服务（共享）平台是信息集成 共享和交互的承载物，通过平台，可以集成分散的信息资源，并为信息消费者定位 交换和获取信息，从而为用户提供集成、 便利的信息服务环境， 目前在很多国家和社会领域的信息共享工程建设中，都在致力于建设各色的公共信息服务（共享）平台。通过调查，我们发现，对于数字化档案管理能有效提高办事效率、工作效率和使工作便捷化这三个方面，相关从业人员四分之三以上的被调查人员持肯定意见，只有不到十分之一的人认为在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于这部分调查人当中有一些属于年龄相对较大，对于计算机技术掌握相对较少的人群，而数十年的工作经验使得他们对于自己整理的相关档案的查阅有相对比较高的记忆，所以他们认为通过网络化管理需要有一定的计算机操作能力，而相比较学习计算机，他们认为过去的档案管理方式更能适应。

四、网咯数字化技术的不足

万事万物都具有两面性，虽然网络数字化技术具有无可厚非的优势，同时，它也存在一定的不足，运用不当也会造成一些负面影响。网络平台的应用水平相对较低，目前大多数单位所使用的网络管理平台都属于比较成熟的管理平台，但是对于大多数单位而言，其应用的范畴却很少，甚至很多单位仅仅使用了最简单的功能，这种做法造成了资源的浪费。若要实现《全国档案信息化建设实施纲要》中制定的“依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”的目标，应在档案信息化建设的系统发展阶段推进数据标准化进程，提高数据的标准化程度，为档案信息资源共享奠定基础。尤其令人担忧的是，这种非标准化的数字档案还在与日俱增，如若允许这种现象持续发展下去，档案信息资源共享恐怕只是一种奢望，其严重后果最终或将导致档案信息化建设举步艰难。在网络应用中就存在网络病毒的侵入和资料的泄露，对于单位安全存在一定的隐患，这也是很多单位在档案管理方面没有实施网络数字化管理的重要因素。

五、如何完善数字化档案管理

前面就一些基本问题做了分析和陈述，而关于如何更好地利用网络数字化技术，完善数字化档案管理则是重点。

1、NAS设备近两年开始流行，可靠稳定的性能，特别优化的文件管理系统和低廉的价格使NAS市场得到了一定的增长。NAS作为一个网络附加存储设备，采用了信息技术中的流行技术-嵌入式技术。嵌入式技术的采用，使得NAS具有无人值守，高度职能，性能稳定，功能专一的特点。

2、通过元数据存储档案信息， 提高档案信息资源的可靠性。 档案是人类历史的记录， 档案的原始凭证性是档案区别于图书、 情报的重要属性。档案信息资源共享平台不仅需要提供档案信息， 并且要保证档案信息的永久保存， 使档案信息共享平台成为档案信息资源的重要备份。随着对数字保存实践活动的开展， 人们认识到要实现对数字信息的保存， 就要记录很多关于资源本身、 资源硬件和软件环境等的信息， 对于满足长期保存需要的元数据研究开始提上日程。为确保信息长期使用的元数据元素又称为 “保存元数据” 。通过保存元数据， 档案保管人员能够得到足够的信息从而在长期保存数据流方面采取恰当的行动， 并保证被保存对象在技术不断更新的情况下被重复检索使用。

3、在网络化不断提升的过程中，应该对档案的分类进行更细划分，尤其在绝密程度上，应该增加级别，并设置访问权限，有利于单位安全管理。在网络化管理方面，笔者认为各个单位应该努力提高管理水平，在人员培训方面，应该积极的与外界相关技术单位进行交流和学习，尽快提高从业人员的实际操作水平。

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