加强档案管理的安全意识浅析

陆蓉

摘要：档案管理工作作为办公室工作的主要内容之一，其主要内容包括档案的接收与征集、整理与鉴定、编目与检索、编辑与研究、统计与利用服务等。本文简要阐述了档案信息化建设给档案管理工作带来的便捷的同时隐患同时产生的利害关系，提出了档案安全保护的几点意见，以供参考。

关键词：档案管理；安全因素；档案安全

中图分类号： G271文献标识码： A

档案作为人类社会活动的真实纪录，是人类文明进步的接替，也是世界文化遗产的重要组成部分。当前档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，才能使档案信息资源得到充分利用。

一、档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。

档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。

二、正确认识档案管理工作中可能存在的不安全因素

1.档案实体存放的不安全因素

档案室是单位资料管理的中心，易燃的纸质档案在保存档案资料中占有比例较大，所以，档案室是单位消防工作的重点。也是档案管理人员工作的重点。此外，在技术防范上如档案室内温度、湿度的控制，防火、防虫、防霉、防盗等工作，如何把这些不安全因素全部控制在安全范围之内，需要做出大量的工作。

2.档案信息的不安全因素

当前，办公室里电脑的应用已经普及，网络的优势已经成为办公首选，信息系统经常发生潜在的病毒和黑客的入侵危机，给信息安全带来严重的威胁。我们在日常工作当中，必须注重防范这些电脑病毒侵蚀和黑客的破坏，采取必要的安全防范措施，保障网络系统的信息安全畅通和正常运行。除去网络信息外，传统意义上的档案信息内容外泄也随时存在。

3.档案设施的不安全因素

现如今，一般单位的档案室配备有计算机、打印机、复印件、扫描仪等设备，并且在档案库房安装了相应的防火、防盗系统、温、湿度控制系统等技术防护设施。这些设施在日常的工作当中，不确定会发生这样和那样的故障，为了保障档案室工作的正常稳定的运行，必须对这些设施做到认真的维护和必要的保养。

4.借阅过程中的不安全因素

个别档案利用者利用档案借阅环节的监管不严、档案管理人员的疏忽大意，擅自在档案资料中勾划、撕毁、丢失、不按期还，甚至盗取档案中的相关内容。

三、单位档案管理人员应该具备的安全意识

档案管理员在档案管理过程中，既有保证档案实体、档案信息和档案设备安全的责任，又要有保护自己的人身安全和档案利用者人身安全的责任。因此，档案管理员应该具备以下素质和安全意识。

1.档案管理人员要增强档案信息安全意识，树立全面的、科学的、发展的档案信息安全观，是档案信息安全的思想基础，要通过专业知识的培训、宣传教育等学习手段，提高档案管理人员的相关知识，逐步培养和强化档案信息安全意识。

2.牢固树立“安全第一，预防为主”的安全保护意识，在日常工作当中，重视安全。经常观察安全保护设备的运行状况，能够及早发现隐患，并且及时消除隐患，以预防为主，把专门针对档案工作制定的规章制度，落实到位。把档案室营造成一个档案管理员和档案利用者正常活动的安全场所。

3.保持高度的责任感，严格执行档案材料的借阅归还制度，做到人人履行借阅登记程序。杜绝因人为因素造成档案材料的丢失和损坏。

4.从档案库房安全制度执行情况看档案实体的安全。加强对档案保管、利用、保护、保密等制度的贯彻落实，建立档案库房相应的管理制度。这样，可以有效的防止档案信息不安全问题的发生。

四、采取正确的预防措施确保库存档案的安全

1.落实责任制提高防范知识确保档案实体的安全

在日常的档案管理过程中，防虫、防尘、防盗、防光等“八防”工作外，重点是防火。除配备完善的消防设备外，还应该根据本部门的情况，制定火灾事故、水灾事故的应急预案，划定相关区域的责任人，签订安全管理责任状，实行层层责任负责制。选择适当的时机，进行必要的防灾演习。通过防灾基础知识教育，让每个档案管理员明确自己的安全职责。例如：对消防基础知识做到以下的应知应会，知道档案室火灾的危险性及其后果，知道防火措施，知道火灾时怎样报警，会使用灭火器材及时扑灭初起火灾，会自救逃生。面对突发火情，能保持镇静，组织疏散被困者逃生等。

2、树立信息安全意识保证档案信息安全

档案管理员应加强信息安全教育，工作中具体做到以下几点：一是自觉学习了解计算机病毒常识和危害，知道造成信息安全事故当事人应承担的行政法律责任等等，养成良好的计算机操作习惯，定期检查和消除病毒；严守用户口令和密码，防止他人盗用、非法进入本岗位的管理系统；二是档案管理员换岗或离职后，系统管理员必须及时更换口令和密码；三是档案室的计算机专人专用，要求每位使用者对自己所用的计算机负责，严禁私自安装计算机软件和游戏；四是保证计算机使用的合理合法性，不要擅自更改IP 地址和其他设置；不浏览非法网站，不随意点击陌生链接，不随意下载和运行不明真相的程序；每天做好数据备份。

3、重视落实设施检查制度确保档案设施的安全

档案室内电源线、网络通讯线、防盗系统等管线密布，各类电器设备多，使用时间集中，用电负荷重。因此，应定期检查电源线路、火警自动喷淋系统、电子防盗报警系统等。防止线路老化、短路引起的火灾。严格执行安全管理制度，严禁违章用电。设专人维护、检修电线电路、规范布线，各种设备应按章操作，由专业人员进行维护和修理。尽早发现并及时消除暖气、消防水管道渗漏浸湿档案等意外伤害与损失。经常检查档案室内高处的附属配件及悬挂物，以免松动脱落，造成档案的损坏。

另外，要定期为档案库、阅览室消毒，合理使用馆内采暖通风设备，保证空气质量，确保档案管理员和档案利用者的身心健康。

4.加强对电子档案的保存提供复制件代替原件

电子文件的异质备份。电子档案是一种不能直接识读而必须依赖于特定的设备和软件才能被读取的信息，对电子文件的管理不同于其它载体文件的管理。鉴于此，应将电子文件转换成其它载体文件保存。实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。目前异质备份的做法有：将网上收到的文件下载转换成纸质文件；将原来保存的纸质档案数字化，转换成电子档案；将照片、录像带通过翻拍、翻录方式制作成光盘存档等等。

为保护电子档案原件，在实际档案管理工作过程中，通过对电子档案的原件进行复制，以复制件替代原件，对其进行封存妥善保管。可以减少原件的日常磨损，延长其保存时间。

五、结束语

总而言之，科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。因此，档案管理工作者要树立责任重于泰山的思想意识，把档案安全放在管理工作的首位。档案管理者的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案管理过程中的基本任务，也是目的。在日常工作中做到档案资料不损坏、不丢失，不出现任何问题，是我们每个档案管理者的责任。通过采取有效防范措施，在构筑档案实体安全与档案信息安全防范体系的同时，做好档案在利用过程中的安全工作，确保档案安全工作有条不紊的安全运行，使档案资料在实际工作中，发挥其不可替代的重要作用。

参考文献

[1]郭雅.《谈市场经济条件下的人事档案管理》，《海南矿冶》2000 年第1 期.

[2]张松滋;汤国英.高校会计电算化档案管理的思考[J];会计之友(中刊);2009年06期

[3]陆开林.浅议新时期城建档案工作的创新与可持续发展[J];城建档案;200年03期