档案信息化建设思考

肖永菊 莫晓龙

摘 要：所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会已经成为现代档案管理的重要组成部分。为此，该文就档案信息化建设谈谈个人的见解。

关键词：档案 信息化 建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化时代，档案管理工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化，各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展，将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上，这极不适应时代的发展，在信息时代这种传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。[1]利用计算机管理档案，通过网络进行信息传递，不单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、归档、编目、利用、保管、检索等。实行科学管理，提供有效服务，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案信息资源的作用，即做到储存数字化、管理信息化、利用网络化的档案工作发展必然趋势。

因此，加快档案管理信息化建设是时代所需，是实现资源共享的必然要求。所以，档案部门应根据自身发展的需要，以高性能档案信息网为基础，加快档案信息化、数字化、网络化建设，实现信息化增值服务，使其成为档案信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务，发挥档案科研先导作用。

1 影响和制约档案信息化建设的因素

（1）观念落后，认识不到位。

（2）经费不足，基础设施不完善。

（3）档案信息资源缺乏，内容结构单一。

（4）档案信息化建设中缺少标准和规范，信息建设孤岛现象严重。

（5）档案馆藏资源大多限于纸质档案，数字化档案缺泛质和量。

（6）人才匮乏、人员不足。

2 档案信息化建设建议及对策

2.1 转变观念，提高认识是档案信息化建设的前提

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。档案管理服务的创新模式要求利用计算机技术提高档案管理的自动化、运用现代管理理念促进档案工作的现代化、凭借网络技术促成档案信息资源的整合与共享，这些都要依托于档案信息化建设，[2]因此，需要我们档案工作者转变观念，树立现代意识，推进档案信息化建设进程。

2.2 加强档案信息化基础工作，实现物质保障

一是加强档案管理信息化硬件的配置，建设能够满足文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等功能所需的硬件设施设备建设，确保档案信息化建设的运行，并配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。二是建立信息化建设硬件集成和稳定、安全、可靠的局域网，解决档案管理系统专门的终端接口和系统功能集成等问题。

2.3 加快档案信息化资源的建设，实现档案信息资源保障

一是加大电子、纸质档案的收集、整理、鉴定、归档。二是对传统档案进行数字化利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中。三是广开门路，从各方征集各类档案、精品档案，特色档案资源进行充实整合，制定档案工作目标，把档案征集工作列入计划中，规定完成的数量，丰富馆藏内容，改变馆藏结构为社会提供利用。四是应用计算机技术和网络技术为基础的办公自动化产生的电子文件转化而来的档案进行整合，监督、指导。确保电子文件档案的完整性、真实性、有效性、可读性。五是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整，使档案资源的布局更合理、结构更优化，更有利于保存、开发和利用。

2.4 档案信息化建设中缺少标准和规范，信息孤岛现象严重

加强建立健全档案信息化管理标准体系，实现资源共享。信息化建设一直以来，缺乏统一领导、统一规范、统一标准，导致各自应用系统之间信息不能互通、共享，产生大量的信息孤岛，系统建设无序发展。因此，一方面需要档案行政管理部门规范化服务内容，制订档案电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，提出归档电子文件存储要求，使之规范化和标准化。[3]另一方面，需要加快建立与档案信息建设相关法律法规体系，保障档案信息化建设与政府电子政务无缝接轨、有机结合，消除法律法规上的盲区和误区。

2.5 档案馆藏资源大多限于纸质档案，数字化档案缺泛质和量

加强电子文件归档管理体系建设，实现电子档案资源整合。是档案管理部门实现档案管理信息化或数字馆建设的思想基础和追逐目标，核心是将来自各方面的电子文件（档案）能够通过网络向校档案馆实现实时或定时归档。根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，开发统一的操作管理系统，数据库管理系统、信息安全系统等档案管理软件系统，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。档案部门要加大对传统档案进行数字化，严格把握质和量。利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中，由于传统的纸质档案检索查寻不方便，保管利用都受到一定的限制，把这些档案数字化后，可以极大提高档案的利用效率。

2.6 加强档案信息化人才队伍建设，实现人才保障

档案信息化是知识密集、技术密集的系统工程。“培养”的重点是在职在岗人员。要对在职在岗人员普遍开展档案信息化知识和技能培训；“选拔”的重点是新人。有计划地招收懂计算机和网络的人才，充实档案干部队伍，为促进档案信息化建设提供持久的骨干人才保障。

3 结语

档案信息化是一个全新的课题，是社会信息化发展对档案工作提出的必然要求，也是档案工作由手工操作向现代化方式转变、由实体化管理向信息化管理发展的必然选择，档案部门和每个档案工作者都必须积极参与推动档案信息化建设之中，提高对加快档案信息化建设重要性的认识，抓住机遇，扎实工作，努力实践，为加快推进档案信息化建设做出积极贡献。

参考文献

[1] 李爱军.档案信息化的现状及对策分析[J].铜陵学院学报，2006（2）：44-46.

[2] 雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进》[J].实用医技杂志，2006（7）：1200-1201.

[3] 马海涛.高校档案管理信息化建设探析[J].山东教育学院学报，2008，23（4）：119-121.