电子档案的利弊及电子档案的管理研究

魏媛媛

南京市市级机关医院 江苏南京 210018

电子档案的利弊及电子档案的管理研究

魏媛媛

南京市市级机关医院 江苏南京 210018

随着社会的不断进步和科学技术的快速发展，计算机广泛应用于各个领域，档案保管也从纸质档案变为电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，能通过计算机磁盘等设备快速、及时的存储各种文件、档案信息，具有纸质档案无法比拟的优点，但也存在缺点，利弊共存。近年来，电子档案数量逐年呈递增趋势，需采取有效措施加强电子档案管理，才能有效提高电子档案管理工作效率，从而更准确、完整、可靠地利用电子档案，并充分发挥电子档案的作用。本文主要分析了电子档案的利弊，提出了加强电子档案管理的措施，以推进我国档案管理电子化进程。

电子档案;利弊;管理;措施

前言

随着现代科技和电子计算机技术的高速发展，以及在各行业中的广泛应用，加快了我国信息化建设步伐，电子档案也因此应运而生。电子档案是一种新型的档案载体，结合了现代科技和档案工作，打破了档案载体单一化格局，并逐渐取代纸质档案［1］。电子档案的产生可满足人们利用档案的需求，但电子档案是一种新生事物，既有优点，也存在一定的缺点，即利弊共存，必须一分为二的对待。为了快速、及时地满足人们使用电子档案的需求，应采取有效措施加强电子档案管理，进而确保电子档案的真实、完整、可靠，推进我国档案管理电子化进程。

1.电子档案的利弊

1.1 电子档案的利

与纸质档案相比，电子档案的载体主要是硬盘、软盘、U盘、光盘等，虽然载体形式多样化，但均能存储文字、图形、声音、影像等信息，具有全面、形象、生动等特点。而且电子档案具有诸多利处，如:(1)存储空间小。电子档案采用的载体具有存储密度大、容纳信息量多等特点，将各种信息形成电子档案，可有效节约档案需占用的空间，例如一张光盘的容量通常为600MB～4000MB，可存储10万页图形信息或者35万张打印纸文字信息。此外，若只处理信息，电子档案几乎无重量和体积。(2)易于保存。档案资料保存是一项繁琐的工作，尤其是纸质档案，需进行大量繁琐的工作，如分类、排序、组卷、装订等，而且还要定期检查档案室档案资料，以防虫、鼠侵袭以及档案资料丢失、缺损。电子档案则不需担心虫、鼠侵袭，而且在相应软件中编制好档案资料后，计算机会自动分类存储，节约了大量繁琐的工作步骤和时间。(3)信息查找便捷。以往在纸质档案中查找所需信息时，需在档案室中花费大量时间按特定的分类方式逐个查找，而电子档案的应用不仅节约时间，提高档案信息查找效率，还能通过在检索链接中输入关键字，非常快速、简便的找到相应的档案信息［2］。(4)实现资源共享。纸质档案通常只有一份，而且大多数只能在某时、某地进行查阅，具有极大的时间和距离限制，不便于人们日常工作。而电子档案只需在网上建立档案资料网站，就可经相关授权和帐号密码，无限制的在网络上查阅所需档案资料，实现资源共享，且可避免人为导致的档案资料丢失或破损。

1.2 电子档案的弊

纸质档案形成后，原件内容和形式不会发生变化，只要保管好，就能确保档案的原始性和真实性。与纸质档案相比，电子档案内容和形式独立，内容极易出现删改变化，而且因可存储于不同载体，人们很难确定档案信息的原始性、真实性和完整性。此外，电子档案的弊端还体现在以下几方面:(1)依赖环境和设备。电子档案对环境和设备具有极强的依赖性，存储于硬盘、光盘等载体内的电子档案，需通过计算机和软件系统才能进行查阅，而且存储的载体必须具备防水、防火、防尘、防磁等功能，才能避免电子档案数据丢失，失去应用价值。此外，电子档案还应注意避免计算机病毒，以防档案资料篡改，导致电子档案使其价值。(2)缺乏直观可视性。纸质档案具有直观可视性，人们可在手中直观的查阅档案资料，而电子档案则需在特定计算机软件系统才能进行查阅，这在一定程度上隔离了档案资料管理者、查阅者间的关系。(3)系统控制技术复杂。纸质档案存储只是步骤不断重复的繁琐工作，而电子档案的收集、保管则具有高信息化程度，有很多的程序化控制要求，如软件控制、输入数据机内检验等，需结合人工控制和各类程序化，才能形成电子档案。(4)极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的过程中，若出现失误，就会导致档案信息失真;电子档案真实性贯穿于其生命始终，需不间断的维护真实性，但信息内容极易出现错误;电子档案极易不留痕迹的被篡改［3］。

2.加强电子档案的管理措施

2.1 确保电子档案稳定及其载体安全

电子档案通过计算机网络进行应用，因此必须加强网络安全管理，建立防火墙系统，避免黑客和计算机病毒入侵，有效保证电子档案的真实性和完整性。对于比较重要的电子档案，即要保存电子档案，也要保存原始的纸质原件资料，而且为避免纸质原件资料丢失，还应复制备份保存。对于电子档案载体的安全，应根据其载体介质，建立适宜的保存环境，避免受水、火、尘、磁等干扰，还应避免人为使用不当损坏载体。

2.2 严格控制电子档案的转换

严格控制电子档案转换，可在一定程度上确保电子档案安全。根据需要，电子档案可存在于不同载体，且可通过计算机基本功能，如复制、粘贴等，相互转换完全一致的文件字体、签名、印章等，但这只能确保档案内容的真实性，却不能确保其原始性。为确保档案的原始性，可利用计算机的更高功能进行特定保护，如对档案进行加密或设置为只读模式。此外，计算机系统中信息具有独立性，极易无痕迹的增删、更改系统中信息，并形成新文件，若未对原始文件进行备份，数据修改后原始文件就会消失，且无法恢复。所以，档案部门必须及时对原始文件和电子档案进行备份存档，以利于日后查阅。

2.3 建立完善电子档案管理体制

建立完善电子档案管理体制，可使电子档案管理制度化、标准化，从而切实提高管理工作效率和质量。电子档案管理体制的建立完，可采取以下措施:统一领导和规划档案和文件管理，并同步发展档案和文件管理工作步伐;在工作职责中，档案部门应纳入档案管理前期指导和控制，而且在档案部门严格的统一监督指导下，进行档案管理各环节工作，如形成、归档等;科学合理的制定详细的档案管理标准;接收电子档案时，档案部门应严格检查和鉴定电子档案内容的原始性、真实性和完整性［4］。

2.4 建立优质的档案管理队伍

目前，电子档案日益发展，但缺乏专业的电子档案管理人员，制约了电子档案管理工作的顺利进行。因此，档案部门应重视培养精通电子技术且专业的档案管理人员。优质档案管理队伍的建立，可采取以下措施:多渠道引进专业技术和管理人员，尽可能提高档案管理人员素质、思想、责任心;定期对档案管理人员进行专业培训，如现代科技知识、电子技术等，使其在原有知识水平上及时补充和掌握新知识，从而促进档案管理工作的现代化。所以，档案管理部门应尽快建立优质的档案管理队伍，满足信息时代电子档案管理需求。

3.小结

总之，电子档案利弊共存，建立电子档案不需很多的存储空间，易于保存，可便捷的查找信息，且能实现资源共享，但电子档案对环境和设备依赖性较强，缺乏直观可视性，系统控制技术复杂，而且极易失真。面对逐年增加的电子档案数量，档案管理部门应加强电子档案管理，确保电子档案稳定及其载体安全，严格控制电子档案的转换，建立完善电子档案管理体制，建立优质的档案管理队伍，从而最大限度的为查阅者提供真实、完整、可靠的档案信息。

［1］薛海暖.浅析电子档案的优越性及其管理措施［J］.黑龙江科技信息，2012(05):132.

［2］施静.浅谈电子档案的利弊［J］.办公室业务，2013(07):146 －148.

［3］杨金萍.如何利用好电子档案及电子档案的应用和管理［J］.民营科技，2012(11):273.

［4］杜娟.谈如何做好电子档案管理工作［J］.科学与财富，2012 (04):445.

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