政府招标采购下公共图书馆图书采购质量控制

邱洁媛

摘 要：政府招标采购能使图书馆的文献采访工作进行得更加顺利，保证图书的质量。通过对政府招标采购形式的产生进行介绍，分析了招标采购对图书馆文献采访的积极影响和其存在的问题。在讨论如何解决这些问题的基础上，对在政府招标采购模式下保证图书馆图书采购质量进行了深入探讨。

关键词：政府招标；图书采购；质量控制；招标采购文件

中图分类号：G253.1 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）03-0116-02

图书馆一直承担着保存和传播知识、弘扬文化的责任，在建设社会主义文化上有着重要的作用。随着我国经济的不断发展，图书馆的工作也在不断创新和发展。近年来，我国图书馆图书采购兴起了政府招标采购的模式，由于这种模式出现的时间还比较短，所以，还存在着不少问题。现就如何解决此模式的不足进行讨论。

1 政府招标采购的产生

市场经济的产生和发展，使图书供货商和出版社如雨后春笋般发展起来，出现了许多民营、私营的图书供货商，打破了过去由新华书店一统天下的格局。图书馆如何在众多的出版、发行商中作出选择，如何使图书馆的采购经费得到更好的利用，规范采购渠道和市场运作，保证图书采购质量，这些都是需要解决的问题。因此，许多图书馆都按照政府规定，实行了招标采购的办法。

图书招标采购是图书馆将书刊采购的要求、方式、条件和程序等向有潜力的书商发出公告、通告或邀请函，然后由招标人对投标人的应标书进行公正、公平的评价，最后选定中标人，并与之签订采购合同的一种采购方式。

2 招标采购对文献采访的影响

2.1 积极影响

具体有以下几方面：①健全了图书馆的财务制度，使购书经费效益最大化；②有利于选择资质优良的书商，保证图书质量；③加大文献采访活动的透明度，遏制了腐败现象；④扩大了采访范围，提升了采访水平；⑤简化了采访过程，提高了采访工作效率。

2.2 存在问题

2.2.1 招标采购文件编制不规范

招标采购文件是招投标双方签订合同的依据，它涉及供应商的产生、图书采访方式、采访数据和图书质量等。标书编制的质量高低、合理与否，关系到招标采购的成败，而选择什么样的供应商，将直接影响到后续采访工作的开展和图书采购的质量。但是，由于招标采购是个新鲜事物，一些图书馆对它还不是十分了解，因此，标书编制不规范的情况较多。主要表现有：①没有明确标的，图书作为商品有其特殊性，编制标书时无法注明标的，只能注明经费额度或应标资格；②没有形成统一的评标规范。

2.2.2 招标采购程序复杂、效率低下

图书馆招标采购工作，从拟定标书、公布招标项目、投标方递交标书、评标委员会开标、评标、选定供应商和签订相关合同等一系列法定程序完成，需要相当长的时间，快则3个月，慢则半年。在这段时间里，因为供应商未确定，日常采购业务只能暂停，现采工作暂停、订单积压等影响了图书馆文献采访的连续性。一年一次的招标活动，使得中标供应商更换频繁。

2.2.3 招标采购过程不规范

引进招标采购的核心目的就是充分运用市场竞争机制，在公开、公平、公正的环境中开展“阳光下的交易”。但在当代社会环境中，阳光底下也存在暗箱操作、泄漏标底、评标过程不公开等不良现象，某些评标委员会也存在着专业人员所占比例过小等结构性问题。

2.2.4 招标采购一味追求经济效益最大化

实施招标采购的目的之一是防止腐败并实现经济效益最大化。在整个评标过程中，图书折扣是一个硬性指标，也是招标组织机构非常看重的指标。由于专业人员介入不足，往往会忽视相关的选择指标，比如采访数据、编目数据、到书率、到书周期和订准率。

2.2.5 供应商自身的局限性

一旦供应商中标，图书馆绝大部分图书都由特定供应商提供。每个供应商都有自己的经营特点和进货渠道，但未必适合图书馆馆藏发展的需求。由此可见，图书馆的资源建设反受中标供应商的书源限制。此外，一些图书馆还增加了外出现采，但因时间紧张、现场繁杂，容易出现重复购置、多卷书短缺和图书质量难以保证等问题，最终还是会影响图书馆的入藏文献质量。

3 保障图书采访质量的应对思考

3.1 提前做好图书采购计划

年度文献购置费预算一般是在年初下达，图书馆在上报年度图书经费使用方案时，应紧跟相关职能部门，让其尽快审批。同时，图书馆要变被动为主动，做好图书招标采购的准备和招标书的起草，待图书经费使用方案批准之后，马上启动图书招标采购申请，争取在最短的时间内开始年度图书采购工作。

3.2 选择合适的招标方式和评分方法

图书馆要了解各种招标活动的类型、方式、特点和评标方法，分析这些类型、方式或方法对图书类商品采购的利弊，选择合适的招标方式和评标方法。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定，“货物服务招标采购的评标方法为最低评标价法、综合评分法和性价比法。”图书采购选择的方法，对投标人能否中标有关键影响，也会影响其后图书采购工作和馆藏建设的质量。如果选择最低评标价法，报价折扣最低者会占很大优势。在这种评分方法中，折扣分占80%，商务分和技术分只占20%，实际就是最低折扣中标；如果招标采购简单货物时，价格作为评标考虑的唯一因素时，就比较适合。但对于复杂货物，比如图书，最低折扣中标就不适合。综合评标法是按照价格标准和非价格标准进行总体评价和比较，除了折扣因素外，还对相关因素给予加权计算，然后确定最佳投标。在图书采购招标中，评标时，除了考虑折扣外，还需要考虑供应商的资质和综合能力，选择质优、信良的供应商。因此，选择综合评分方法对图书馆资源建设更为有利。

3.3 加强对竞标方的资格审查

招标管理机构要认真审查竞标方的资质、信誉和能力，采用专业方法确定竞标方的服务质量，比如要求竞标方提供其曾经服务过的图书馆对其服务质量和服务能力的反馈意见表，图书馆据此进行相关咨询，以把握真实情况；还可以利用不同的渠道从侧面了解竞标方的信誉和服务质量，为确定中标对象提供完整的参考资料。

3.4 健全评标委员会

图书馆在招标采购过程中，一定要把握主动权。根据有关规定，图书馆作为招标人，有权自行选择招标代理机构，具有编制招标文件和组织评标能力的可以自行办理招标事宜。各省市图书馆拥有大量专业的专家，应该积极争取由图书馆牵头组织招标，保证评标委员会中2/3以上为本行业专家。同时，图书馆还需要主动与评标机构成员进行业务沟通，让评标人员清晰了解图书采购的相关服务要求，以保证评标机构能够以客观、公正的科学标准为判断依据。

3.5 明确招标项目的要求

在制订招标文件时，要保证具体明确各项要求：①所购图书必须是有规定资质出版机构的正式出版物，重点保证“核心出版社”图书的采购，不得搭配图书馆需求之外的图书，明确订单到货时间和现采到货时间，列明到书率、订准率、送货地点、包装要求和送货清单样式等；②关于图书管理数据的要求，比如免费配送采访数据和编目数据，采访数据应涵盖全国采访信息的95%以上，编目数据完整（其中国家图书馆数据应占95%以上），配送数据应该能够与本馆书目系统兼容，可以自动链接本馆的集成管理系统；③图书加工的要求，比如盖馆藏章、贴条形码和书标、镶嵌磁条等服务。

3.6 同时遴选两家以上的书商

不同书商的图书来源各有不同，有的偏重京版、沪版，有的偏重地方版或高校出版社。图书馆在选标时，要考虑各竞标方的特点，选择两三个服务内容与特点能够平衡互补的商家。采访人员在图书配额上要向有不同优势的书商提供适当的倾斜，以最大限度地保证图书馆入藏文献的质量。

3.7 严把验收质量关

图书馆员在进行图书验收时，要仔细检查图书是否有污损，到书与清单是否一致，清单列出的各种项目是否齐全，总价与到书的数量是否相符。对于污损图书、盗版书、错发书、重复配书和非本馆订购的图书等，应及时发现并当场拒绝。如果商家有恶意搭配情况出现，可以按照合同约定，执行扣除其履约保证金等措施。最重要的是，必须要坚持先验收完毕，然后转账的原则。

3.8 注意与中标商沟通

严格执行合同，就需要供应商的配合。图书馆采访人员要与书商密切沟通，就本馆采编工作流程、采访和编目数据、图书质量、本馆集成管理系统、馆藏等问题随时进行沟通，尽量减少磨合的时间。良好的沟通不仅能提高书商的服务效率，也能让图书馆和供应商获得双赢，达到招标采购的美好意愿。

4 结束语

综上所述，政府招标是一种值得推广和使用的图书采购模式，但是它仍存在着不少的问题。图书馆在采购图书时，要做好图书采购计划，确定合适的方法来选定图书商，选好图书商后，要严格验收图书的质量，与中标的图书商保持良好的沟通，保证图书馆的图书质量，为图书馆工作的顺利开展打下基础。

参考文献

[1]谭皓丹.高职院校图书馆图书采购招标的意义、问题及对策[J].今日南国（理论创新版），2009（08）.

[2]陈伟.图书采购招标过程中的问题及解决方法[J].新世纪图书馆，2008（02）.

〔编辑：白洁）