知识管理视角下高校科研课题档案管理研究

陈淑媛

(福州大学社会科学研究管理处，福建福州 350116)

高校科研课题档案是指高校科研机构或教学研究人员，在从事各类科研课题管理和研究实践中直接形成的、能够反映课题研究全貌、具有保存价值的各种文件材料。［1］高校科研课题档案是高校科研档案的重要组成部分，是高校科研工作中具有核心竞争力的科技信息库，是高校学科建设和科学研究可持续发展的知识支撑体系，对于高校科学研究和科技服务具有重要的参考作用。

一、知识管理与高校科研课题档案管理的关系

彼得·德鲁克教授在《新型组织的出现》一文中指出，知识管理包括两方面的含义:第一，对信息资源的管理，知识管理是对信息资源管理的进一步深化;第二，对人的管理，知识管理一部分来源于可以进行编码的显性知识，更重要的一部分来源于人脑中无法编码的隐性知识。因此，知识管理的核心主要包括两部分内容:第一，对组织中的显性知识进行有效管理，在信息资源管理理念的基础上，综合运用现代信息技术，在信息系统中对知识进行识别、处理、传播和共享，最大限度地满足用户的需求。［2］第二，将潜在于人们头脑中的隐性知识转变为容易被人学习的显性知识，便于组织内的成员互相学习，实现知识共享。高校科研课题档案管理是一种对信息资源进行有效收集、加工、存储、利用的管理，是借助现代化管理技术和管理手段，对高校科研课题档案信息资源进行协调组织和有效配置的活动。因此，高校科研课题档案知识管理是在高校科研课题档案信息资源管理的基础上，不断进行深化和拓展而进一步形成的新阶段。美国战略管理学家迈克尔·波特在《竞争优势》中指出，依据知识管理在运动中的管理过程，可以将知识管理分成知识的采集与识别、知识的加工和处理、知识的积累与存储、知识的传播与共享、知识的创新与应用。知识管理具体流程如图1。

图1 知识管理的流程

高校科研课题档案记录了高校教学、科研人员从事科研课题项目研究中，产生和形成的研究创意、研究方法、研究内容与思想、最终成果、成果应用获奖等科研活动情况，是高校科研人员研究成果最可靠的知识源、情报源和信息源。因此，高校科研课题档案具有知识管理的属性和特征，高校科研课题档案管理体现出信息和知识管理的双重性质，两者之间具有鲜明的契合特征。主要体现在:1)管理对象。知识管理是以知识为管理对象，着眼于知识的获取、积累、处理和创新的过程。而高校科研课题档案本身就是一种信息或者知识，高校科研课题档案管理就是将移交和收集到的科研课题档案信息进行加工和转化，并提供知识共享和利用的过程，实质上就是一个对高校科研知识管理的过程。2)管理特征。知识管理侧重强调知识在业务环节实施过程中的作用，而高校科研课题档案管理的各个业务环节，实际上就是在利用现有档案管理知识，不断积累、挖掘、开发和利用科研课题档案信息资源的过程，也是一个转化和创造新知识的过程。3)管理流程。知识管理流程主要是采集、处理、积累、共享与应用的过程，而高校科研课题档案管理流程是收集、整理、保管、存储、统计、编研和利用的过程，两者在管理流程上具有较强的共同点和融合性。所以，高校科研课题档案管理应以知识管理理念为导向，不断完善科研课题档案的管理和利用工作，充分发挥科研课题档案的知识价值，为高校科学研究和技术转化提供知识服务。

高校科研课题档案的知识管理，是高校知识管理战略的一部分，它是以知识管理为导向的科研课题档案管理，又是以科研课题档案管理为基础的知识管理，是将科研课题档案知识作为高校重要的战略资源、知识资产，通过识别、分析、综合、提炼等一系列操作把科研课题档案信息转换成知识，并通过共享与利用加快知识的流动与转化，最大限度地发挥和利用科研课题档案知识，提升高校竞争力的功能和作用，将丰富和宝贵的科研课题档案知识在最恰当的时间，传递给最需要的师生及社会利用者。基于知识管理的高校科研课题档案管理流程模型如图2。

图2 基于知识管理的高校科研课题档案管理流程模型

二、高校科研课题档案的形成特点与存在问题

高校科研课题管理模式是以课题(项目)为中心，以科研课题组为基本活动单元，开展课题组织研究的一种科研管理模式。科研课题研究一般经历五个阶段，即:科研准备阶段、研究阶段、总结验收阶段、成果奖励申报阶段和成果推广应用阶段。高校科研课题档案作为科研课题各个阶段形成的有保存价值的各种载体材料，具有一些区别于高校其他类别档案的形成特点，主要包括四个方面:1)文件材料成套性。［3］科研课题档案是依附于科研课题项目而形成的一整套档案，是一个不可分割的整体，具有成套性的特点，也是科研课题档案最为显著的特征。2)形成时间阶段性。科研课题研究一般都有一定的时间要求，课题整体完成有明确的时间期限，每个项目阶段也有具体的时间规定，在科研课题研究的每个阶段都会产生不同的文件材料，从而需要在科研课题研究的不同阶段，对科研课题档案进行收集与积累。3)档案内容专业性。高校科研课题项目主要是针对科学理论与实践中重点和难点问题展开立项与研究，多为某一研究领域的前沿问题，具有很强的专业性特点，这也决定了科研课题档案内容的专业性。4)载体形式多样性。由于科研课题的研究领域、研究内容、研究对象和研究方法的不同，必然会出现科研课题档案载体形式的多种多样，如:实验数据、图片、论文、著作、研究报告、软件代码、视音频材料等。

由于高校科研课题档案的形成周期较长、载体多样、内容繁多，在高校科研课题档案管理过程中，容易出现科研课题归档材料不完整、归档材料不规范，科研课题档案开发利用成果不多等现象。直接影响了高校科研课题档案的管理质量与服务水平，使科研课题档案的利用效果受到了很大的限制。

一是科研人员的档案意识比较薄弱。高校科研课题研究人员主要关注课题内容研究、项目验收、鉴定结题等环节，对于科研课题档案的收集、积累和归档意识比较薄弱。科研人员虽然能够在项目鉴定前按照要求准备材料，但是在科研课题材料归档的时候，往往是有多少归多少，有什么归什么，个别人少交、拒交的现象屡有发生，科研课题档案的完整程度很难保证。同时，由于有些科研课题研究团队是虚拟的临时组织，科研人员流动性较大，科研课题研究过程经常中途换人，使得某些科研课题材料周期过长、经手人过多，在移交过程中，由于缺乏必要的档案归档意识，容易造成一些科研课题材料的缺失。

二是科研课题档案管理制度不够健全。有些高校对于科研课题档案工作的重要性认识不足，没有实行以课题负责人为中心的立卷制度，而是由科研管理部门负责立卷和归档。由于科研课题档案的专业性强，科研管理人员不可能完全鉴别相关科研课题材料的完整性和重要性，容易忽略和遗漏一些具有重要价值的科研课题档案材料的归档。同时，在科研课题研究过程中，对于科研课题档案的形成要求、归档范围没有提出具体规定，缺乏一些行之有效的规章制度和工作细则，致使科研课题档案的流向和收集主体不够明确，职责分工不够清晰，给档案的收集工作带来很大困难，收集到的科研课题档案往往不完整、不准确、不系统、不规范。

三是科研课题档案管理手段相对落后。由于各个高校科研课题档案管理水平参差不齐，有些高校科研课题档案管理手段仍比较滞后，许多科研课题档案的查询和利用往往还停留在手工管理阶段。查询者需要先查询案卷目录、文件目录，根据文件目录的标识调阅档案案卷，致使科研课题档案的查询效率比较低下。有些高校科研课题档案用户在利用科研课题档案信息时，没有一个统一的平台或者入口，缺乏具体的档案利用导航的功能，给科研课题档案利用带来许多不便。同时，用户在登陆多个系统或者平台时，由于各个平台之间的数据经常还存在某些不一致的现象，缺乏一个权威和可靠的统一利用平台，使得科研课题档案资源难以得到充分展示，直接影响了用户对高校科研课题档案的利用效果。

四是科研课题档案缺乏资源开发与共享利用。一些高校科研课题档案还基本处于传统的管理状态，侧重于对科研课题档案的收集和保管。由于专业知识背景缺乏、档案信息开发的意识不强，导致对于科研课题档案的资源开发与编研力度不够。甚至有些高校就没有开展科研课题档案的编研工作，在档案利用上往往仍遵循“谁立卷、谁利用”［4］的原则，只局限于为科研课题档案的形成者提供利用服务，这种现状大大影响了高校科研课题档案信息资源的利用质量和共享效率。

三、基于知识管理的高校科研课题档案管理策略

高校科研课题档案是高校科研工作人员的智慧结晶，可以为今后的科学研究提供参考，能有效避免科研人员盲目地开展重复性的科学研究。同时，高校科研课题档案可以作为教师从事教学活动的丰富素材，也是教学研究人员考核和职称评定的依据。因此，高校应该充分借鉴知识管理理论与方法的优势，加强对高校科研课题档案的管理和利用，进一步深入挖掘高校科研课题档案的潜在价值，为学校科研工作的可持续发展提供良好的知识支撑。

一是树立科研课题档案的知识管理理念。高校科研课题负责人及相关研究人员是科研课题档案产生和形成的主体，也是高校科研课题档案利用的最大群体，他们的档案意识对于科研课题档案管理的质量和水平，具有举足轻重的作用。因此，高校科研课题档案管理要根据科研课题管理模式的特点，不断加强与课题负责人及研究人员的沟通和交流。可以利用多种机会向他们介绍与宣传档案管理制度，或者以科研档案专题培训的形式，让他们认识到科研课题档案的形成、积累、整理、归档是科研课题研究人员不可推卸的责任。进一步提高他们的档案管理意识，鼓励他们学习先进的档案管理理念，从传统的经验管理方法转向知识管理、科学管理的方法和手段，按照知识管理的流程和方法，形成高校科研课题档案管理事前介入、事中参与、全程监督的知识管理新理念，有效实现高校科研课题档案管理的前端控制和质量控制。

二是优化科研课题档案的知识管理结构。高校科研课题档案管理作为课题管理的重要组成部分，应统一纳入课题管理模式的体系中，从科研课题档案形成的各个阶段入手，结合科研课题档案的形成特点，对科研课题档案的归档范围做出明确要求和布置任务，落实科研课题档案管理“四同步”原则，即:科研课题档案与科研课题管理的同步布置、同步检查、同步总结和同步验收。［5］把科研文件材料的形成、积累和归档任务，纳入科研工作流程之中、纳入科研人员工作计划之中、纳入科研人员岗位责任之中。在课题制管理模式下，实行扁平化的知识管理组织结构模式，建立起科研档案管理部门、课题管理部门、课题负责人以及课题研究人员之间，共同参与、协同管理的工作机制，充分发挥课题负责人在科研课题档案管理结构中的地位和作用，对科研课题档案的形成、归档实施全程监管和跟踪管理。同时，课题承担单位也要制定与课题相适应的档案管理制度和规范，保证科研课题档案的完整与安全。另外，高校科研课题档案管理部门在整个课题运行过程中，要主动对科研课题档案的收集、整理进行指导和监督，在保证科研课题档案完整性和成套性的基础上，有效提高所收集的科研课题档案材料的质量。

三是促进科研课题档案的知识流转与共享。高校科研课题档案的开发与利用，实质上是创造一种隐性知识与显性知识互动的机制。通过科研课题档案隐性知识的表达和展示，有效发挥隐性知识与显性知识的相互作用，形成新的知识流转和共享，从而展现高校科研课题档案知识库的价值和作用。由于高校科研课题档案所拥有的知识特征和知识属性，决定了科研课题档案只有实现知识共享、知识应用和知识创造，让科研课题档案直接服务于高校科研实践活动，才能体现高校科研课题档案的真正价值。在高校科研课题档案管理过程中，应该在兼顾保密性要求和尊重知识产权的基础上，最大限度地提高科研课题档案的知识共享水平。通过对科研课题档案用户需求信息的准确调研和分析，充分开发高校科研课题档案信息资源，对科研课题档案信息进行分析、综合提炼和编辑加工，形成高校科研课题档案的编研知识成果。［6］如专题介绍、成果简介、专业图册、手册等，通过校报、专题展览及学校网站等进行宣传、介绍，实现高校科研课题档案的知识化，提供符合科研课题档案用户需求的信息共享与服务。

四是搭建科研课题档案的知识管理与应用平台。高校科研课题档案管理部门要充分利用现代化信息技术，以方便科研课题档案用户需求为目标，加强高校科研课题档案管理系统的开发与应用。第一，建立方便快捷的检索系统。［7］从多角度建立多主题、多标引的分类目录、专题目录等检索工具，形成多层次、全方位的档案信息检索体系，能够从不同角度、不同层次科学地揭示科研课题档案信息的内容，并提供网上查询科研课题档案信息的导航服务。第二，建立科研课题成果数据库。从科研课题的成果名称、课题负责人和研究人员、成果类别、成果字数、课题经费、课题类别、完成时间、获奖情况等方面，建立科研课题档案的成果数据库。基于数据语义的阅读与分析，进行一定的智能处理，如:数据信息的输入、修改、删除、统计、输出等功能，提高数据的准确度和信息的实效性，便于利用者更加快速地处理和查找科研课题档案信息，最大程度地提高科研课题档案信息的检索效率，有利于高效地提供和实现科研课题档案的知识服务。

总之，高校科研课题档案管理是一个系统工程，需要科研人员、课题管理者、档案管理部门共同努力，充分运用知识管理的理念，制定切实可行的制度和方法，加强科研课题档案的前端控制和后期验收，才能从根本上提高高校科研课题档案的管理质量和管理水平，更好地为高校、社会提供科研课题档案信息资源的共享服务。

注释:

［1］张世林:《高校科研课题档案形成机理与管理模式的创新》，《档案学研究》2010年第4 期。

［2］李华伟:《知识管理的理论与实践》，北京:华艺出版社，2002年。

［3］侯丽丽:《浅析高校科研课题档案的特点及管理》，《云南档案》2008年第11 期。

［4］姜 梅、李 晶:《开发高校科研档案，实现知识资源共享》，《北京电子科技学院学报》2011年第3 期。

［5］李 平:《课题制背景下的科研档案管理》，《中国档案》2013年第5 期。

［6］汪 洁:《高校科研档案管理存在问题及对策研究》，《浙江海洋学院学报》(人文科学版)2011年第1 期。

［7］陈少毅、孙丽芳:《基于知识管理的高校档案馆信息资源建设探析》，《档案与建设》2010年第12 期。