当前档案管理存在问题分析及如何进行规范化管理

袁玉娟

摘 要：多年来，档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。本文就当前档案管理存在的问题进行分析，并提出规范化管理的方法。

关键词：档案管理；存在问题；规范化管理；健全机制

随着改革开放的不断深化，计算机网络的不断发展，规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，还可以发挥档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

1 当前档案管理工作存在的主要问题

1、档案管理制度不完善。档案约束机制不健全，部分单位部门没有把档案业绩列入岗位目标责任制考核管理，监督管理没有力度。部分档案法规、规章及规范性文件存在“老化”情况，已不适应档案事业发展需要，亟需修改完善。随着改革开放和市场经济的深入发展，档案工作“产业化”，档案中介服务机构走进单位部门中，一些工作亟需的档案法规、规章及规范性文件还没有制定出来。

2、部分单位对档案管理重要性认识不强。部分单位人员对档案法律、法规的认知度很小，不少人还不知道有《中华人民共和国档案法》，不清楚档案法明确规定的档案部门的职责、任务。不懂得档案管理利用的重要性，不知道档案对社会、政治、经济的重要作用，更不知道违反档案法规所要承担的责任，因此导致在实际工作中违犯档案法的情况严重存在，如，不按规定归档，不按期移交档案，导致档案丢失、被盗、损坏的情况时有发生，影响了单位档案的完整与安全，严重的会对单位各项事业造成不可弥补的损失。

3、档案管理技术手段滞后，方法陈旧，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。由于档案管理工作的相对封闭性，档案管理方法的陈旧性，使得我们的工作视野、思维和思路容易受到影响和制约。要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。

4、档案管理队伍不稳定。在不少单位部门，档案工作缺少奖惩激励机制，所以频繁调整的现象较为普通，此外，档案管理员掌握的专业知识较少，档案人员身兼数职。

2 如何进一步提高档案管理水平

2.1 加强队伍建设，提高管理人员素质

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。担任专（兼） 职档案管理员应具有高度政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业、甘于奉献。未设专职档案员的应适当减少兼职档案员的其他工作，使其能抽出更多精力钻研、从事档案工作。档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

2.2 进一步明确档案管理的根本目的在于档案利用

要牢牢树立服务意识，把档案工作的重点从以安全保管为主转移到保管与利用并重上来。档案运用的合理有效，是经济社会快速发展的一项基础性工作。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面做好外，还应着重做好档案的编目，检索，编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时提供和满足档案利用工作的需要。

2.3 掌握现代化管理技能，提高综合素质

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

3 如何进行档案的规范化管理

3.1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

3.2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3.3 注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.4 格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

4 小结

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

1、科技档案管理存在的问题分析与对策 左青平《城市建设理论研究》 2013年第19期

2、浅谈如何做好档案规范化管理工作 樊盛英 《学理论》 2011年08期

3、档案管理规范化措施策略探讨 刘冶陶 《卷宗》2012年10期