供应链协同服务平台系统在医院药库中的应用

李惠莹,云雄

(海南省人民医院药剂科,海口 570311)

·药事管理·

供应链协同服务平台系统在医院药库中的应用

李惠莹,云雄

(海南省人民医院药剂科,海口 570311)

目的 引进供应链协同服务平台探讨医院药品物流信息一体化系统的建立。方法通过条码扫描技术、电子发票的使用和自动补货功能,平台将医院药库、各药房和各家医药公司有效的串联起来,在不影响医院信息系统(HIS)的前提下与HIS进行数据交互。结果通过近一年的试运行,系统稳定,达到预定目标,保障医院药品供应,并提高药库管理水平和工作质量。结论供应链协同服务平台系统的建立降低药品库存成本和资金占用,减少药学人员的简单重复操作,提高医院药品管理效益。

药品管理;药品物流信息系统;医院信息系统;供应链

随着计算机和信息技术的发展,医院管理正在步入信息化时代。医院信息系统(hospital information system,HIS)目前在医院药库药品管理中发挥很好的作用,但实际工作中仍需大量的手工操作,如人工发票的录入、盘点等,造成药库管理难度较大,药师工作繁重,多机械化重复,差错率高,工作效率低下;又如人为主观地设定药品采购计划或简单设置上下限值,导致实际工作中药品库存资金占用较高,药品配送商或生成厂家信息滞后,常出现个别药品供应中断,给临床医生和患者带来诸多不便。药品作为一种特殊商品,从生产到使用,大多会涉及到药品生产厂家,药品流通企业,医院、诊所、药店等终端机构和患者。如何让这四方有一个高效、快速、准确、透明的方式进行沟通和业务往来,这是药库管理者急需思考的课题[1-3]。为使医院药库药品管理准确、高效、科学,在参观了解多家医院后,我院从2012年10月以信息技术和现代物流为手段,规划和建设了药品供应链协同服务平台。该平台主要有四类主体,一是药品的供应商、生产厂家;二是药品流通企业;三是终端,包括医院、诊所、药店、药房等;四是患者。它紧密连接上下游企业,实现分销企业和供应商、医院之间的交易订单,库存,资金,物流等信息的电子化管理,包括发票的管理、条码验收、报表的分析、自动补货、实时药品物流信息以及政府的监管,便于分销商及时补货,合理降低库存成本和资金占用;通过查询预警等方式可做到全程可视跟踪。兹重点讨论该平台的条码验收功能、发票管理和自动补货在实际工作中的运用。

1 供应链协同服务平台系统

1.1 系统运行环境

1.1.1 硬件设备 工作电脑1台,连接内外网,外网访问指定的供应链平台网站,授限访问保证PC机的安全; Honeywell 6500EP数据采购器,Cisco无线路由器。

1.1.2 数据库服务器 HP DL360 Gen8,E5-2407,8G内存,做R5阵列,使服务器具冗错功能。数据库服务安装Windows 2008标准正版操作系统,数据库是Oracle 11g;网站服务器是HP DL360 Gen6,安装Windows 2008标准正版操作系统。

1.1.3 网络环境 10M电信光纤接入,Hillstone企业级防火墙。

1.1.4 系统开发、运行环境 软件环境:Windows操作系统;开发硬件环境:个人计算机;开发工具: Microsoft Visual Studio 2005+Oracle 10g;开发语言:C#. NET;系统运行环境:Windows操作系统,IIS5.0以上,.net framework2.0框架。

开发说明:本软件基于web2.0开发,后台程序采用C#语言编写,软件的编写严格遵照三层模式进行开发,数据操作层,业务逻辑层和数据表现层严格分开,开发出重用性高且可维护性强的应用程序。

1.2 供应链服务平台框架 医院药库管理是保证医院正常运转的一个重要组成部分,核心是为患者服务,保障临床供药。随着物流信息技术发展,建立一个物流和信息一体化的网络供应链,是现代医院药库管理的需求,我院的药品供应链协同服务平台的建立初步满足了这一需求。该平台的各系统流程见图1。

1.3 平台功能模块

1.3.1 条码识别技术

1.3.1.1 条码验收入库、电子发票确认 登陆平台系统,从验收平台上查询供应商上传的发票、装箱单条码信息,通过无线网络将数据上传至移动扫描枪上,保持数据同步,验收时将无线扫描枪对准药品外箱条形码进行扫描,药品信息就可在扫描器屏幕上显示,内容包括:药品名称、发票号、规格、厂家、公司、进货数量、批号等相关信息。依据扫描器显示屏上信息对药品进行逐项查对验收,验收合格后,直接按确认键,若发现验收药品与扫描枪显示屏信息不符,不要确认即可。全部药品验收完毕后,在验收平台上,对验收各供应商分别进行发票确认。查看未确认的药品信息,经人工处理决定是否录入,避免因医药公司开错票而造成的差错。未确认的发票信息将在平台上保留,一般为问题票据;发票信息确认完毕后,将本次成功验收的电子发票信息,批量导出成为一个Excel表单,作为医院HIS入账导入用,避免手工输入造成的差错。见图2。

图1 供应链服务平台框架示意图

图2 药库库存管理采用条码识别技术示意图

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1.3.1.2 药品实现分类分区按库位管理到批号的精细化管理 当药品大量入库时,待验收完毕,系统会自动生成以英文字母和数字表示的货位标签显示具体货位,系统提示上架或人工上架完成入库;当药品再次入库时,系统根据以往记录下的效期、批号默认生成货位标签,只需根据效期、批号即可做到有序存放。

1.3.1.3 药品在库盘点 我院药库每月定期需要进行药品盘点,在做好前期药品验收入库编码的基础上,运用扫描设备的功能,核对药品信息内容,对在库药品进行生产批号、效期和实际在库数量的维护。

1.3.2 自动补货模块 系统可提供三大类采购计划生成方法,满足了医院不同的采购计划制定要求。此法分别为:①消耗量实际分析订货,以HIS系统一定期间的药品消耗量和现库存为依据,计算合理的库存量,从而自动生成采购数据;②库存上下线补货,根据医院药品当前库存和库存上下线补货;③定量订货,采用系统预先设置的订货额或者根据使用者手工录入的数量进行订货。服务平台根据医院预先设定好的规则,自动生成要货单,相关人员对自动生成的要货单进行调整和确认后,系统自动把要货信息发给供应商。

1.3.2.1 自动补货模式 该服务平台支持两种补货模式,见图3。

图3 两种自动补货模式示意图

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1.3.2.2 自动补货设置规则 ①首先设置补货公式,警戒公式:指当违反什么情况时需补货。如:某医院常用药品的警戒公式是,当库存低于3 d用量时需要补货,公式:医院当前库存-[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量×10%)/7]×3≤0。补货公式:指当违反警戒公式后,商品应该补多少。如:常用药品低于3 d用量时,补货补到7d用量,公式:[(此前1周用量×40%+此前2周用量×30%+此前3周用量×20%+此前4周用量× 10%)/7]×7-医院当前库存。②其次设置公式和药品部门的关系,在系统中选择门诊药房。如果选择部门,药品消耗、药品库存以选择的部门来进行计算,如果不选择,那么以医院为单位进行计算。然后选择该算法适用的药品。如果补货公式、警戒公式引用了库存上、下线,那么库存上、下线必须设置,如果公式里面引用采购天数,那么采购天数如果设置则以药品的采购天数为优先,如果没有设置,那么使用公式中设置的采购天数。设置补货日期、补货计划生成日期。比如:每周的周二或周四补货,提前2 d生成补货计划,那么当到时间点,系统自动按照规则生成补货计划。生成的补货计划,需要经过相关人员确认调整后,才能生成正式的要货单。

1.3.2.3 实现自动补货的要求 供应链协同服务平台从两个方面的管理实现自动补货,①院内物流管理:a.一次性提供医院HIS系统中上线前需要统计的商品的消耗;b.上线时的医院HIS系统中各部门的库存;c.如涉及库存上下限管理,提供品种的上下线;d.后续无需提供商品的消耗和库存,因为采用院内物流管理,消耗和库存由系统来提供。②非院内物流管理,a.提供每天医院的静态库存;b.提供每天医院商品的消耗总数。

2 供应链给医院带来的变化

2.1 改变医院内网与互联网物理隔绝的局面 供应链服务平台的引入实现了连接互联网的电脑与医院内网通过网络连接的愿望,发票接口软件在接收发票信息的同时,通过初次校对纸质发票信息即可直接导入医院管理系统。从发票信息接收到入库完毕过程,从过去的几小时缩短到现在的几十分钟,提高工作的效率,减少药师的工作强度。

2.2 提升药库药品管理能力、降低药库管理成本 平台初步实现医院药品采购计划的科学计算、生成以及自动生成医院补货计划;在保证药品供应前提下,合理地降低药品库存成本,加快药品采购资金的周转;提高药库空间利用率,药库存储能力提高,主要体现在药库仓位使用率的提高,较好解决药库的库存压力;条码扫描取代手工纸张识别和人工输入发票的工作方式,极大提高工作效率,减少人为环节造成的差错,使全院药品供应保障能力进一步增强。同时条码识别技术将人工盘点转为自动化盘点,使药库在库的药品信息更加的准确。

2.3 促进药师发挥本职作用 随着我院药库药品供应链协同服务平台构建,人为环节步骤减少,使药师从繁琐的事务工作中解脱出来,极大降低药师的工作强度,将药师的工作重心转移到为临床和患者服务上,有更多的机会发挥临床药师的作用。

3 展望

医院药品信息的管理是一个复杂的工程,通过该平台的应用,药库药品的管理水平明显提升,药品的入、出、存数据更加准确,帐物相符率进一步提高。当然,新的供应链模式也对医院的信息化建设提出更高的要求,如果没有完善的HIS系统,没有药品采购、请领、使用等单据的电子化,新的模式很难顺利运行[4-5]。供应链协同服务平台的投入使用,使药师工作从单纯的药品供应保障逐步向药学技术服务转型,进而提升医院的地区品牌效益和核心竞争力,值得在药库信息化管理中推广。

[1] 隋忠国,曲海军,张晖,等.条形码管理系统在我院药库药品管理中的应用[J].齐鲁医学杂志,2010,25(10):465-466.

[2] 聂鲒.网络模式下医院药品供应链及其优化[J].中国数字医学,2008,3(4):48-49.

[3] 洪钢.浅析我国药品现代物流的发展现状、内涵和特点[J].中国药事,2008,22(3):197-199,202.

[4] 王夏阳,陈功玉.技术变革对供应链管理的影响——以RFID技术应用为例[J].科技管理研究,2006,(1):76-81.

[5] 汤少梁.医药行业供应链的重构与传统医药配送系统的优化[J].上海医药,2008,29(2):60-63.

DOI 10.3870/yydb.2014.10.042

R954

C

1004-0781(2014)10-1398-04

2013-10-03

2014-02-13

李惠莹(1980-),女,海南海口人,主管药师,学士,方向:药品信息化管理。电话:(0)13876018182,E-mail:13876018182@139.com。