浅谈如何做好学校档案信息化管理

朱凯

摘 要：随着信息社会和教育事业的快速发展，学校的办公自动化建设发展较快，但是档案管理工作还基本存在手工管理方式多，可共享的少；部门自我服务多，向社会提供服务少的弊端。要想逐步改变这种状况，实现学校档案信息资源的共享，就必须重视和加强学校档案信息化建设工作，努力提高学校档案信息化管理的水平。

关键词：学校；档案信息化；管理

学校档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，是办学的基础性工作，也是在客观上反映一所学校的管理水平的重要标志之一。当今信息时代人们对信息资源的重视程度越来越高，信息资源在社会发展中也越来越发挥着重要的作用，档案信息资源作为信息资源的重要组成部分也越来越突显出它的关键性和重要性。

1. 加大宣传力度，普及档案知识。

学校的档案管理首先要扩大普及宣传面，让全校师生都了解掌握档案的相关知识。学校档案馆（室）应做好档案、档案工作、档案法律法规等的宣传工作，让广大师生对档案工作有一个正确的认识，了解档案的重要作用。其次，档案馆还应主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作，将电子文件归档范围公布在校园网或者是的档案馆（室）的部门网站上，扩大宣传面，提高广大师生对档案信息化的认识。学校档案馆（室）的工作人员要深入到各归档部门进行调研，广泛听取各部门对电子文件形成与归档情况的意见，制定出适合自己学校的电子文件归档防卫以及切实完善的档案信息化建设的法规、政策。再次，学校档案馆（室）不应该局限于为学校建设、日常教学提供档案材料这一狭隘的服务功能上，而应该更好地发挥档案作为一个学校不断发展的历史见证的功能，成为广大师生了解学校历史面貌和发展的信息平台，展示学校优良文化传统和良好学习风气的教育基地，让更多的人认识到档案信息化建设的重要性和必要性，自觉地支持学校档案信息化管理工作，从而使学校档案信息化管理工作有更好更完善的发展。

2.学校档案工作者角色的重新定位和素质提高。

学校档案信息化管理就是采用计算机技术和网络技术实现传统的档案管理业务，它只能通过专业人员操作计算机才能得以实现和发展。因此，档案信息化管理对学校档案工作者提出了更高的要求，一方面档案业务知识要过硬；另一方面计算机技术也要过硬，即不仅要掌握档案专业知识、计算机知识，还要精通网络技术、多媒体技术及具备信息分析能力。所以学校档案工作者要改变过去那种“看摊守业”的做法，增强危机感和紧迫感。首先，应努力优化自己的知识结构，在钻研档案理论的同时进一步扩大自己的知识面，努力学习外语、互联网、计算机应用等方面的知识和技能，使自己成为一专多能的复合型人才；其次，应积极创新，始终保持对新事物的敏感度。以全新的姿态投入到档案事业中。而相关的重要档案部门也应重视对现有档案管理人员的教育培养及各种专业人才特别是计算机人才的引入，为档案信息化管理配备一支素质高、结构合理的档案管理专业队伍。而针对某些学校档案管理人员专业素质偏低的问题，要采取鼓励管理人员通过业余自学、短期培训、脱产进修等形式来逐步提高自身素质，同时招聘接纳专业人才，改善学校管理人员队伍素质结构。

3.提高管理设备和技术的现代化，大力推进文档一体化管理。

实现学校档案信息化管理的目的，就是利用以计算机技术为核心的信息技术对档案资源进行管理，使档案信息能够以更准确、更迅速的方式为全社会服务。因此，要实现档案信息化管理，档案管理设备、技术必须现代化，除了要有计算机、扫描仪、光盘刻录仪、缩微阅读机等必要的高性能硬件设备外，还必须基于网络技术和数据库技术，大力开发应用档案管理专用软件。档案工作的信息化不可能一蹴而就，将是一个长期的过程，必须在工作中逐步实现。虽然目前随着办公自动化的深度推进，计算机已经广泛应用于现代办公管理领域，从而使机关单位各部门的公文书写方式发生了质的变化，工作效率得到了很大的提高。但是由于没有实现文档一体化管理，致使传统的公文书写方式改变了，而传统的公文处理方式没有改变，公文的修改、签发、传阅、归档等重要环节仍然靠手工操作完成，尤其是归档时仍要延续传统的模式交接，档案录入、格式转换、著录标引等工作还要由档案部门完善，这在很大程度上影响和阻碍了档案信息化管理的进程。因此，要想加快档案信息化建设，必须强力推进文档一体化管理。从文件材料形成开始，运用统一的档案管理网络系统进行管理，使文件材料撰写、签发、登记、发放、接收、归档、著录、检索、借阅、编研的全过程实现一条龙运行、一体化管理，实现公文处理与档案管理的有机结合，推动和促进档案信息化的深入发展。

4.建立库存容量宏大的学校档案数据库，实行标准化、规范化管理。

档案信息化的基础是高科技含量的现代化计算机技术，不仅要求能够进行正常的保养维护、安全保护和故障处理等日常工作，还要能适应时代发展的要求随时进行技术的更新和升级。档案网络的建成不意味着档案信息化建设大功告成，还要在档案数据库建设上下功夫。因为，学校档案信息化层次的高低，信息资源转化对社会贡献的大小，都取决于档案数据库的建设。学校档案数据库的规模和内容，决定着学校师生和社会共享学校档案资源的需求程度，有了库容宏大、存量丰富的档案数据库，才能满足学校师生和社会对学校档案资源信息的需求，实现档案的存在价值。维护好数据库的前提是要做到学校档案信息管理的标准化、规范化，要严格规范学校档案基础工作，学校档案基础工作的规范程度，直接关系到档案计算机管理和档案信息的检索。要加强对文件的质量控制，严格按国家公文标准制发和传递公文，严把档案部门文件的入口关，确保文件收集齐全完整，文件整理标准，保证归档文件符合规范，要建立功能齐全的档案标引和检索体系，稳步推进学校档案管理工作的标准化、规范化。