现代企业制度下的档案管理模式探索——以南钢为例

张 羽

（南京钢铁股份有限公司档案科，江苏南京，210035）

随着现代企业管理制度的推行，传统企业档案管理模式具有速度慢、不便捷、不易保管、维护费用高等缺点，已不能满足现代企业发展的需要。企业档案如何适应企业体制的新变化，如何适应时代发展要求，建立健全科学合理的管理模式，需要学习、摸索、实践和改进。本文通过南钢的档案变化，探讨企业档案工作在现代企业制度下的变革。

一、南钢档案的基本概况

南钢于1958年成立，档案资料分文书档案和科技档案，科技档案由南钢研究所分管，会计档案由财务处管理，文书档案由公司秘书科管理，没有集中管理，也没有统一的管理机构。1987年以来国家相继颁布了《中华人民共和国档案法》《国营企业档案管理暂行规定》等法律法规，要求加强对档案工作的统一领导和集中管理，1988年5月南钢设置档案科，才开始有统一的管理职能机构。

2003年南钢由国有企业改制成民营企业，档案科由成立初期的22人逐步减少到现在的6 人，各二级单位专业技术人员兼职资料员35人。现档案资料总量约5.65 万卷，改制后档案资料占70%，档案室库房建筑面积1479m2，是公司文书档案、会计档案、产品档案、科研档案、基建档案、设备（仪器）档案、招标档案、合同档案、照片档案、荣誉实物档案等各门类档案的保管利用中心。

南钢的档案管理模式实行集中体制下的分级管理，由档案科统一领导，对二级单位进行监督、指导，形成统一规范标准。

二、南钢档案工作过去面临的困境

1.档案管理工作重视不够

南钢改制前，企业以效益为前提，高度重视生产、质量、安全、环保、企业的技改和基建，档案工作得不到重视，加上长期以来档案工作主要为收集整理资料、接待查阅，对于档案资源的价值挖掘不够。特别是一线单位档案室设施简陋、环境恶劣、安全无保障，造成了档案资料的遗失。

2.员工的档案观念落后

企业中的大部分员工，包括有些中、高层管理人员对档案的认识仍停留在传统的“重保存轻服务”、“重历史轻现实”、“重纸质轻电子”的层面上。没有充分认识到档案是企业的重要信息资源，具有相当重要的利用价值。

3.传统的档案管理不适应档案信息化的需求

过去的档案管理以实体档案管理为主，无法适应南钢改制后数字化档案信息管理的需要。

三、为促进档案管理工作的提升采取的措施

1.提高认识，加大投入

南钢2003年改制后，公司副总经理负责档案工作，对全公司的档案进行全面整合，派从事档案管理工作的人员分批在市档案局学习，取得上岗证。并且两年组织一次全公司的档案检查，督促指导档案工作健康有序的前进。

在管理制度上，认真学习《南京市档案条例》及兄弟单位的规章制度，对本企业的相关文件进行梳理完善，先后修改了《南京钢铁联合公司档案管理制度》《阅览制度》《保密制度》《查借阅制度》《科技档案制度》《财会档案制度》《文书档案制度》《招标档案制度》《荣誉实物档案制度》《合同档案制度》《照片档案制度》等，由于有完整的制度，按章办事，工作成效得到显著提高。

在硬件配备上，南钢领导先后给档案科配备了晒图机、工程图纸打印机、大型扫描设备等。2011年又投入500万元对档案科进行升级改造，同时二级单位各自投入资金完成档案室密集架的更新，淘汰原来的老式柜子和设备，特别是中板厂和中厚板卷厂对档案室进行了规范化新建，使案档管理条件得到提升，工作环境得到大幅度改善。

2.加强对档案管理工作的宣传及培训

由于公司对档案工作的重视，每年下拨费用分批次组织人员外出学习。先后参观考察了上海、青岛、大连等地示范性的档案先进单位，学习人员回来针对南钢现状提出整改意见，并对企业兼职档案人员进行宣讲。我们坚持走学习、培训、提高的道路，专门邀请市档案局专家，有针对性地对建设档案进行培训，档案科人员也多次到项目施工现场指导。

四、南钢档案管理的模式

近三年来，南钢已在集团范围内完成了优化配置档案资源，为公司提供全方位档案利用服务。信息的数字化已使档案科成为全公司完整的信息管理中心。

1.档案实体管理模式

企业管理要求精细化，档案管理也不例外。2012年公司对档案制度进行全面梳理，形成一图一表一制度的模式，对于重复存档的资源进行清理，在全公司范围内只保管一套纸质档案，纸质档案的收集、整理、立卷和归档工作全部由档案科组织完成，使实体档案高度集中。

（1）积极深化竣工资料移交归档的精细化管理。过去，施工单位移交竣工图纸均裸露捆扎，图纸被折断，污迹斑斑，严重影响到日后利用。现在，采用了移交图纸时必须装盒的办法，已完全实现了竣工图纸从折叠到归档的科学化、规范化。

（2）坚持强化归档资料的严格管理。近几年来公司工程建设项目逐一竣工，特别是对重大工程竣工项目的竣工资料和竣工图纸的归档管理尤显重要。为保证归档资料的规范性，档案科经常到竣工现场进行归档培训和指导。

2.档案信息管理模式

为了实现全公司档案信息化，公司正加快完善各类数据库建设，通过在档案科与各科室之间搭建一个统一的网络信息平台，实现电子文件的形成、收集、整理、归档，网上查询审批、借阅、统计等档案信息管理的全面自动化。

3.档案服务模式

档案统一管理以后，提供档案信息的利用服务就显得特别重要。我们根据具体情况灵活采取以下形式来满足利用者的需求：（1）网上提供档案查询；（2）建立档案网上主页；（3）开展档案信息咨询服务；（4）开展专题讲座指导基层工作；（5）查图晒图一体化服务；（6）加强档案编研。

南钢档案管理工作一直坚持用国内外先进的思想和理念去思考和指导工作实践，在人手不足、工程量大的情况下，档案管理人员付出了更多的努力。一分辛劳，一分收获，现在公司二级单位档案室已全部达到省“三星级”要求，档案工作在推动公司健康持续发展中发挥了积极作用。