浅析高校学生档案管理存在的问题及对策

李萍

【摘 要】高校学生档案是国家人事档案的组成部分，它是大学生就业、择业以及用人单位筛选人才的重要资讯。但是现在学生档案管理工作存在着各种各样的问题，包括：高校对学生档案管理工作不重视；档案管理工作者普遍素质不高；在校学生档案管理意识淡薄等。为解决这些问题，本文建议从加强学生档案管理工作职能，提高档案管理人员素质，完善档案信息量，加快信息化建设以及提高学生档案管理意识等几个方面着手，使学生档案能发挥它应有的作用。

【关键词】学生档案 档案管理 高校

高校学生档案管理工作是学生工作的一个重要组成部分，它具有真实性、严肃性，有着其他任何材料都不可替代的依据和凭证作用。高校学生档案记录着学生的学习经历、成长过程和综合表现，是用人单位选拔聘用、培养人才的最基本依据。但是，现在有很多高校对学生档案的管理工作存在许多不规范不标准的现象，使档案不能如实反映学生的真实情况，这不利于学生就业和用人单位的管理，也影响了学生档案工作的科学发展，本文针对这些问题谈谈应如何加强高校学生档案管理工作。

一、高校学生档案管理工作出现的问题

1. 高校对学生档案管理工作的认识不到位，没引起重视。高校学生工作涉及大学生在校期间的方方面面，包括思想品德教育、心理教育、生活教育、美育教育等等，内容冗杂。由于对学生档案管理工作的认识不到位，高校难免会忽视这一块。在很多高校看来，学生一旦毕业，档案即随人转走，学校不需要长期保管，也就不必要多花人力物力财力用在档案的管理工作上，因而对学生档案管理的意识非常淡薄，也没有建立起科学规范的学生档案管理工作机制，甚至都很少将学生档案管理工作提到学校的议事日程。这就导致了学生档案管理在体制、工作制度和日常管理等方面一系列问题的产生。

2. 档案管理工作者的素质普遍不高，管理队伍亟待加强。一个不容否认的现实是，现在高校的学生档案管理工作者很少有科班出身的。实际上，大多数管理人员都是兼职，他们缺乏专业的理论功底和实践操作能力，对学生档案管理工作没有清醒和正确的认识，因而也就不能使学生档案管理工作正常进行。在这样的情况下，文件资料乱放乱扔、涂改毁损的现象经常发生，有些管理员保密意识较差，有的则因兼职过多，顾此失彼，影响了文件材料的收集，还有的在换岗时档案管理工作没有及时交接，造成管理工作脱节。这些都在很大程度上制约了档案管理工作的正常开展。

3. 在校学生档案管理意识淡薄，对档案管理并不重视。由于传统观念的影响和制约，加上档案管理工作者的宣传不到位，学生对档案管理缺乏足够的认识和了解，对在校期间哪些内容要归档要保存也知之甚少。大部分学生都不知道高校大学生档案管理法规，也没有浏览过档案馆网站，甚至都不了解档案的基本属性和档案管理的基本内容。而另一方面，学生档案利用率低，档案材料内容不完善，没能真正将反映学生成长轨迹与社会对人才的衡量指标及关注的侧重点结合起来，这也使学生对档案管理工作并不信服，在学生们看来，现有的档案并不能真实全面地反映自身的能力和素质，因而造成了他们档案管理意识的淡薄。

二、加强和改善高校学生档案管理工作的方法

1. 加强学生档案管理工作职能，提高学校重视程度。学生档案的管理是高校学生管理工作的重要组成部分，要从法规制度的高度上对学生档案管理工作实行制约。负责学生档案管理工作的相关人员应认真学习2008年教育部发布的《高校学生档案管理办法》，自觉贯彻和实施相关政策法规。事实上，用“法规”的力量来强化人们的档案意识，加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化和科学化，提高档案管理水平，不单单是档案工作者的心声，更是我们国家的档案事业所要求的。学生档案管理人员也应从思想上重视学生档案管理工作，要对档案管理有正确的认识，认真做好资料的收集整理、检查核对、鉴别归档等工作，不能随意为之，应付了事。只有学校从思想上重视、从制度上加以管理，学生档案管理工作才能有条有序地进行。

2. 提高学生档案管理人员素质。档案工作者的整体素质水平在某种意义上说决定着档案工作的管理水平。加强档案管理队伍的建设，可以从两方面着手。一是学校要引进一些科班出身的专业的学生档案管理人员充实工作队伍，这可通过招聘专职和兼职人员两种方式来落实。兼职人员可从学生工作者中筛选聘任，他们可负责一些学生档案材料的收集和整理工作，配合专职人员做好学生档案管理工作，这些兼职人员可作为以后专职人员的储备力量。另外，要通过一些培训来提高档案管理人员的专业水平。档案馆的领导要给每位工作者平等接受培训的权力，为他们创造个人发展空间，通过各种形式的培训教育，来提高他们的综合素质水平。

3. 完善档案信息量，加快进行档案管理工作的信息化建设。大学生档案应该全面客观地记录在校学生的德、智、体、美、劳以及心理状态、个性特征、发展潜能等情况，不能单纯地以成绩的优良来断定学生能力的高低。目前，高校学生档案管理的内容过于简单，已不能满足对学生的考核以及用人单位对人才的选拔需求。因此可适当地在学生档案归档类目中增设“心理素质材料”“创新潜能材料”“诚信记录材料”“个性特征材料”等内容，另外，对学生的一些评价材料也要做到客观公正。通过对学生档案内容的充实和丰富，可以使学生档案更全面、客观、真实地反映学生在校期间的表现状况和学生素质，这能给用人单位提供更详细的筛选人才的参考资料，有利于毕业生更快更顺利地走上心仪的工作岗位。

除在完善档案信息量上要下工功之外，加快档案管理的信息化建设也能在很大程度上改善学生档案管理水平。当今时代，电子计算机已普遍运用于各个领域，计算机网络具有资源共享、信息量大、精确度高等特点，借助计算机网络来进行学生档案管理工作，既能节省大量的人力资源，提高工作效率，又能避免档案丢失缺漏，方便学生档案的查阅，还能提高学生档案的利用率，为以后学生就业、用人单位筛选人才提供便利条件。故高校要在财政上加大对学生档案管理工作的支持，做好档案数字化的设备配置、信息录入等基础工作。同时，高校学生档案管理工作人员也要大胆创新探索，开发档案管理新模式，并充分利用计算机网络技术，将档案管理有序化、科学化，努力实现学生档案管理的网络化和系统化。

4. 提高学生档案管理意识。虽然现在学生档案材料有很多不完善的地方，但毋庸置疑，学生档案作为记录个人大学经历、品德作风、政治面貌等内容的材料，仍然在对人才的筛选和考核上发挥着重要作用。所以，学生应从思想和行动上重视档案管理。（1）学生要充分认识到自身对档案管理知识的学习需求存在，了解并学习档案管理的相关知识，如档案的基本属性、大学生档案管理的基本内容等。除此之外，大学生还应关注毕业生档案转递的讲座，向相关老师和负责人员咨询档案的相关知识。（2）对要入档的一些材料要保证质量，在材料的选纸、用笔、书写等方面都要做到认真严谨，不要错填、涂改、圈画入档材料，同时，确保入档的材料内容客观全面，如实反映本人风貌。

总之，学生档案管理工作是一个系统化的工程，它在学生管理工作中有着举足轻重的作用。高校应从思想和制度上重视学生档案管理工作，完善相关机制，培养具备现代学生档案管理技能的档案人员，最大限度地发挥学生档案的作用，为学生的顺利就职和用人单位的人才筛选提供保障，只有这样，才能做到为学生的教育管理服务，为用人单位服务。

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