高校学籍档案信息化管理及应用的探索

高樱

【摘 要】信息时代的到来对高校学籍档案的传统管理模式提出了新的要求，本文对学籍档案的信息化建设及利用进行探索，以求加强学校学生电子档案的管理及相关信息的开发利用。

【关键词】 高校 学籍档案 信息化 应用

高校学籍档案管理工作是高校教学管理工作的一项基础性工作，一个重要组成部分。学籍档案是学生在在校期间学习、生活及思想变化过程中所直接形成的，能客观真实地反映学生在校阶段的道德、人文和专业等各方面的素质。同时，还是学校进行科学管理、提高教学质量及教学管理水平、开拓人才信息资源所不可缺少的条件。

1 高校学籍档案

学籍档案的内容主要包括：新生入学信息、学生基本信息、成绩单、奖惩信息、学籍异动、学生思想政治活动考核情况、毕业资格及学位授予情况、学生表现鉴定等与学生在校学习期间密切相关的材料。学籍档案的管理部门也涉及教务处、学生处、招办、二级学院、团委等职能部门。学籍档案要保证信息的准确性和连续性，所有信息要做到准确、完整、真实、及时地记载，并且要求电子和纸质档案同时保存与学生情况完全一致。

2 高校学籍档案信息化管理的现状

目前，大多数高校都已经通过教务管理系统实现了对学籍的信息化管理，比如学生的基本信息、成绩、学籍变动以及毕业管理等等。但这些信息的管理单位主要还是集中在教务处，对于学生的奖惩、思想政治活动以及学生表现鉴定等等由其他行政管理部门负责的管理内容都还未真正纳入到电子学籍档案中，无法实现统一管理，这是学生的电子学籍档案内容缺失或是未能及时更新的主要原因。

正是由于各部门对学生档案的资料收集还处于比较初级的资料状态，信息存储较为分散、不能联系在一起、信息化程度还不够高，使得电子学籍档案的利用率及管理效率也极其低。

3 高校学籍档案的信息化建设及管理

随着高校发展，毕业生人数的增加，学籍档案案卷日益增多，涉及的内容也更为复杂充实，学籍档案也被赋予更多利用价值，致使高校学籍档案的信息化建设刻不容缓。

3.1 建立电子学籍档案管理制度

陈旧的档案管理制度已经不能满足飞速发展的信息化社会，良好的制度保障才是顺利开展信息化建设的重要前提。学校可以在原有的档案制度上进行修订，根据学校实际运作及需要来编制新的学籍表，强化学籍档案工作规范，明确学生学籍档案材料的内容形式及责任部门及相关负责部门，通过电子学籍档案快速、便捷、全面的特点，完整地展现学生从入学到毕业的整个完整过程。同时，管理制度也应对档案信息的保管保密以及使用加以明确。

3.2 优化学籍档案信息化管理流程

在健全的管理制度下，各部门要根据需要管理的学籍档案内容，制订相关管理流程，明确需要归档的内容和时间，以便及时将相关纸质、多媒体等资料作信息化处理后录入学籍档案管理系统，由此保证学籍档案的完整性、及时性、真实性。没有统一的管理流程，会导致学籍档案材料的时间、内容杂乱。

3.3 完善学籍档案信息化管理平台

在信息化时代，传统的人工学籍档案管理已经显得非常落后，越来越难以适应新形势，高校借助教务管理信息系统进行学籍档案的管理已成为必然的趋势。学校需要将分部门而治的多系统管理模式，集合到统一的信息管理平台之中，以减少工作量，避免重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，以达到信息共享的目的。高校在进行教务管理信息系统的建设时，可以增加相关字段信息，以便其他职能部门将所管理的档案材料导入到系统中，形成完整的学生个人电子学籍档案。

4 在信息化下高校学籍档案的应用

利用才是档案管理的最终目的。学校投入大量的财力、物力和人力来进行学籍档案的信息化建设，其最终目的是为了使其为学校的教学管理、日常运作以及制度建设等作支撑。

4.1 满足校内的应用需求

通过信息化管理，可以高效准确地选取各类学生信息进行统计分析，为各职能部门提供所需的信息，尤其可以提高政治面貌、学籍变动、奖惩等动态数据的准确度。例如：可运用于每年高校基础数据表的填报、本科教学状态数据的申报、财务结算依据、医保参保、火车票优惠信息注册等等，这些都可以极大地提高各部门工作效率。另外诸如学生奖惩信息的统计分析、学籍异动情况统计、学籍预警数据分析等等也能够为学校的管理决策提供支撑及参考依据。

4.2 服务于公众的社会需求

随着社会发展的脚步迅猛发展，人们的工作节奏也在不断加快。早先用人单位、公证处等机构要核实学生的学历、学位、成绩或学生的在校情况等等，都需要携带单位介绍信前往学校进行实地核实 ，要耗费极大的人力和财力。同时，学校管理人员也要费时费力地进行查证和接待。借助信息化的电子学籍档案，学校可以倚靠国家提供的相关系统和平台及学校的管理信息平台快速、精确地解决各类社会需求。

4.3 便捷于学生的个人需求

有了电子学籍档案作为基础，学校可以为学生提供便捷的服务。例如引进自主打印机，学生就可以不受时间限制在全年365天的任意时间开具到需要的成绩证明、在读证明等等。还有很多特殊的需求，如各类英文证明的开具，需要学生至少到学校2次才能办理完成，对于外省市或交通不便的学生来说无疑造成了很大的困扰。在成熟的条件允许下，学校可以开通网上预约、付费，学生可能足不出户就能拿到想要的证明。

【参考文献】

[1] 胡翠华. 浅议高校学籍档案管理[J]. 科技创新导报，2012（2）：199.

[2] 范群英. 浅析学籍档案信息化管理模式的意义[J].中国科教创新导刊，2012（16）：221.endprint