文书档案管理现状分析与几点建议

梁栋

摘 要：文书档案管理作为影响单位档案管理水平的一个重要因素，其水平的高低能够显著影响档案资料的质量与完整性的提高。水利管理事业单位和相关单位应该高度重视文书档案管理工作，做好文书工作与档案工作的衔接工作，使部门与部门之间加强沟通协作，在做好文书档案的完整收集的前提下，建立高效的管理系统，优化管理程序的每一个环节，不断强化文书档案管理工作，使单位的文书档案管理逐步走上标准化、规范化的发展道路，有效提高文书档案管理工作的效果，从而促进单位的建设与发展。本文首先分析了我国目前文书档案管理存在的问题，然后提出了针对性的措施。

关键词：文书档案；管理；问题；对策

1 引言

文书档案管理是档案存在的基础，其管理水平的高低直接决定着档案资料的完整程度。文书档案管理工作具有很多显著的特点。首先，文书档案管理的主要工作就是对原始资料的收集、整理和保存，该阶段是做好档案管理工作的基础，是保证档案完整性的关键环节。其次，文书档案管理工作中除了包含档案管理相关的工作外，还包括许多的文书工作，例如文件的收集和登记、转运等，文书的工作过程就是档案从原始文件形成档案的整个过程。最后，文书档案管理工作具有内容丰富、形式多样的特点，不仅涉及了单位工作的方方面面，还涵盖了科技档案、会计档案等多种形式的档案载体形式，形成了档案管理工作的多样性和复杂性。针对文书档案管理的这些特点，水利管理事业单位或是相关单位要建立完善的文书档案管理机制，使其走上标准化规范化的发展道路，为单位的可持续发展提供强有力的保证。

2 文书档案管理工作存在的问题

2.1 管理基础较差

长期以来，我国许多水利管理事业单位和单位的文书档案管理工作都处于封闭式的管理状态，管理工作也主要以保管档案不丢失为重要原则，而忽视了对档案的整理工作，导致水利管理事业单位的档案管理出现整体规范不统一、装具不合要求等现象，档案管理工作的质量有待进一步提高。水利管理事业单位的领导对档案管理工作的重视程度不够，无论是资金投入和人力投入都远远不足，造成文书档案管理人员的平均专业素质偏低，管理人员的考核机制和激励制度都很薄弱，极大地削弱了档案管理人员的工作积极性，最终导致连最基础的文书档案管理工作都无法得到保障。

2.2 文书工作与文书档案工作衔接脱节

目前在大多数的水利管理事业单位中文书档案管理工作实行的是分块管理的机制，即文书与档案工作是由不同的部门不同的人员负责的，这就难免出现衔接工作的脱节问题。大多数的文书人员缺乏相关的档案管理知识，导致档案意识淡薄，在档案的收集和整理时出现许多不规范的操作。例如用纸不当，装订不合规范、原稿不齐全、编号混乱等等，给后续的档案入档工作带来极大的障碍。文书的主要工作是处理单位的各类文件，将其收集整理后形成档案，若该环节出现严重的质量问题会直接影响档案的整个管理工作的质量和进度，还会发生一系列的连锁反应，损害文件的鉴定价值和文件之间的联系和统一。因此，做好文书工作与文书档案工作的衔接工作具有十分重要的意义。

2.3 领导对档案管理工作的重视程度不够

一些水利管理事业单位的领导认为文书档案管理工作不能给水利管理事业单位带来直接的经济效益，因而过分轻视了文书档案管理工作，不仅在资金的投入上一降再降，对于档案管理人员的选用的标准也偏低，不重视管理人员的专业培训，造成档案管理队伍的整体素质偏差。由于文书档案管理工作的资金投入较少，导致档案管理的必要的设施建设不完善，严重制约了水利管理事业单位文书档案管理水平的提高。

3 提高文书档案管理工作水平的建议

3.1 做好文书档案管理的基础工作

作为文书档案管理人员，要恪守职业操守，树立为水利管理事业单位服务的意识，从档案的收集、整理、编号、到保管和利用都严格按照相关规定进行，不断提高档案管理的基础性工作的质量，将档案部门的参谋作用发挥到实处。对于来源于水利管理事业单位重要部门的高价值档案，要加强与部门人员的沟通，对各部门的档案递送人员进行定期的业务培训，对其进行档案收集工作的指导，保证档案收集的质量，发挥出档案部门的指导和管理作用。

3.2 认真理顺文书工作与文书档案管理工作的关系

文书工作与文书档案工作是密不可分的，两者相互依存，相互促进。文件是档案的前身，档案室文件的最后归宿。想要做好档案工作首先要做好文书工作，文书工作质量的好坏直接决定了档案质量的高低。因此，水利管理事业单位必须要抓好文书与档案的衔接工作，防止脱节现象的发生。作为文书人员，首先要强化自己的档案意识，学习档案相关的专业知识，虚心接受档案管理人员提出的意见，在工作的过程中遇到问题时要及时向档案工作人员请教，认真执行档案管理工作的相关规定和标准，在实际的工作中要不断完善立卷归档制度，建立统一的分类和编号，使文件与文件之间形成有机的联系。档案管理人员要严格执行归档制度，对于新接受的档案一定要及时进行核对和归档，密切关注文书人员对文件资料的收集和整理工作，并对其进行专业的指导和监督。对于不合要求的档案一定要按照相关标准给以返还重新整理合格后方可归档，严把文书档案的质量关。同时要加强文书档案的利用工作，完善相应的借阅手续，对按期不能归还的档案要及时催还，确保档案的及时归位，加强档案的保护工作。

3.3 领导要重视文书档案管理工作

领导重视文书档案管理工作是提高管理水平的前提条件和重要保证。只有得到了领导的重视，才能使文书档案管理人员的地位不断提高，各部门和员工对档案管理工作的认识也会得到提高。领导提高重视后，才能进一步提高资金投入，充足的资金是档案管理工作的重要保证。只有提高了档案管理的资金投入，加大了档案基础设施的建立和档案人员的培训力度才能从根本上改变档案管理水平落后的现状，充分调动档案管理人员的工作积极性，从根本上提高文书档案的管理水平。

4 结语

综上所述，要提高文书档案的管理水平首先要找出水利管理事业单位档案管理中存在的问题，针对这些问题做出相应的改进。水利管理事业单位领导要高度重视文书档案管理工作，加强档案管理的基础性工作，做好文书工作与档案工作的衔接，不断调整档案管理人员的配比，重视管理人员专业素质的提高，加大资金投入，认识到档案管理工作对水利管理事业单位利益的重要影响，不断提高水利管理事业单位的文书档案管理水平，从而为水利管理事业单位的可持续发展提供强有力的保障。

参考文献

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