党校教学档案管理信息化探究

张闻彧

（中共郑州市委党校新郑分校，河南新郑451100）

教学档案的收集、整理、保存和利用是党校教学管理工作的重要组成部分。随着信息化技术的发展，传统档案管理方式已不能满足信息化时代的要求，党校应结合教学管理的变化和档案工作的特点，加快推进教学档案的管理工作改革，提高档案工作质量。

一、教学档案管理信息化的内涵

教学档案管理信息化，就是通过数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，对教学档案收集、整理、保存和利用，提高教学档案管理效率，实现资源共享，逐步实现教学档案资源数字化、规范化、网络化和社会化［1］，进而形成教学档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。教学档案管理信息化的重点，一是把文件、图纸等原始的纸质档案记录转化为可用的数字化档案信息，同时建立数字化档案收集管理系统；二是准确、高效地查阅并提供给有关信息需求者。

二、当前党校教学档案管理信息化存在的问题

近年来，党校教学档案管理信息化程度有了明显的提高，教学档案管理从传统的手工管理方式向现代化管理方式转变。但也应该看到，由于党校教学档案信息化建设起步较晚，管理的信息化还处于初级阶段［2］。整体而言，目前我国党校教学档案管理工作水平普遍较低，加快党校教学档案管理信息化还有许多急需解决的问题。

1.对教学档案管理信息化的重要性认识不足。

受传统档案管理思想制约，对档案管理信息化的认识还不到位。无论是机构设置、人员配置、经济投入、硬件建设，都难以满足党校教学档案管理信息化所需条件。

2.教学档案管理信息化的制度建设亟待加强。

一是教学档案管理信息化的制度还不健全，没有形成一整套规范的收集、整理、分类、归档、查阅、移交制度。二是存在未能严格按法规管理档案、档案管理混乱，导致部分档案材料没有及时归档的现象；三是临时收集的材料类别混杂，在需要时难以发挥档案服务作用。

3.教学档案管理信息化面临安全挑战。档案管理制度的核心，一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全。计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。加之没有相应的内部措施加以管理、安全意识薄弱等因素，安全存在隐患。

4.技术支持不全面。一是电子文件在性质上决定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为数字档案，原始档案资料转化的任务艰巨。

5.档案专业管理人才缺乏。部分党校无专职档案管理人员，有的党校虽有专人管理但非专业人员。主要表现为知识面较窄，专业知识老化、知识结构不合理、应用计算机能力低等。

三、党校教学档案管理信息化应遵循的原则

1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。规范性原则要求档案管理必须制定相应的规范和法规，确保数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化。

2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。

3.效益性原则。教学档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，在建设规划方面充分考虑档案利用率。

4.系统性原则。建设全过程控制电子档案资料的管理系统，从电子档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面能够进行全过程控制，实现档案信息管理传输的自动化、档案资料一体化、标准化、规范化和共享化。

四、推进党校教学档案管理信息化的对策

1.提高重视程度。加大对档案管理信息化重要性的宣传力度，使党校全体教职员工充分认识到档案管理工作重要性。一是在人、财、物等方面加大投入，确保满足档案管理信息化建设的需要；二是培养全体人员的资料留存意识，自觉对所负责的教学工作、测评情况进行收集整理。

2.出台规范标准。国家和各级档案管理部门对电子档案十分重视，已经制订了一系列的管理规范和标准。党校应根据自身的特点，尽快出台相关规范制度。各党校档案馆要遵循国家标准，吸收国内好的行业标准和管理经验，借助高校信息部门的技术力量，通过多种渠道学习交流，制定出符合党校电子文件管理的规范和信息化的标准，使党校档案信息化建设更规范科学、共享性更强。

3.完善安全制度。档案信息安全主要包括两方面的内容：一是防止档案信息的损毁和遗失；二是保密问题。为了防止信息损毁和遗失，应加强信息备份工作，而信息的保密工作则需要通过建立健全信息管理制度加以保证。在技术方面，数据加密、访问控制和身份认证等也是网络安全常用的有效手段［3］。档案信息化建设最终的落实要靠人来执行，所以人是档案信息管理安全的第一道保护屏障。为此，要通过严谨周密的安全制度，使档案管理人员始终保持警惕性，确保信息系统安全。

4.加强技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化便是空中楼阁。一是配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率；二是设计开发通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通，即实现前端控制，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况；三是采取身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，保证软、硬件安全运行。这些都是实现档案管理信息化和办公自动化的必要和前提条件。

5.建设人才队伍。高素质的档案人才队伍是保障档案管理信息化建设持续发展的关键。除招收档案专业人才补充到管理队伍中外，要积极创造条件，对现有档案管理人员进行培训。一是要有计划的选送档案管理人员进行离岗培训；二是采取以老带新、以强带弱的办法，在管理实践中对人员进行培训；三是定期组织档案知识讲座、专题研讨会等活动。通过业务培训，不断改善档案人员的知识结构和学历结构，造就与时俱进的档案队伍。学校领导要把档案人员的培训提高、纳入专业技术人员培训的整体规划，建立良性的队伍更新机制。同时要加强计算机、信息、网络等知识和技术的培训，注重电子档案接收、保管等方法和技术的学习，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。

［1］马海涛.高校档案管理信息化建设探析［J］.山东教育学院学报，2008，（4）.

［2］王晓华.高校教学档案管理信息化建设刍议［J］.潍坊学院学报，2012，（3）.

［3］刘碧华.高校档案管理的现代化建设［J］.邵阳学院学报，2005，（6）.