辽阳石化分公司ERP系统设备管理模块工单流程改造

白金麟+赵鑫+姚恩泽

摘要介绍了辽阳石化分公司ERP系统PM模块工单流程改造的思路与具体过程。

关键词ERP；PM；工单

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）11-0140-01

辽阳石化分公司ERP系统于2009年4月开始建设，2010年3月8日正式上线、双轨运行，2010年11月单轨运行。设备管理模块（PM模块）是辽化ERP系统的一个子模块，由于在建设时缺乏经验，设备管理模块在上线以后便逐渐显露出各种弊端：

1）审批流程过长，包括工单提报者在内，共需二级单位、机动设备处、财务处三个部门九个人进行提报与审批。工单从提报到下达通常需要一个月时间。

2）工单没有与财务管理等模块相连接，只是起到了检维修计划审批的作用，工单下达后，工单的结算仍然通过手工入账的方式进行，而不是利用ERP系统中的数据。设备管理模块只是起到了提报纸版检维修计划的作用，企业管理思想没有得到根本的转变。

3）设备检维修预算额度（WBS）控制不住。例如，某厂WBS余额不足，便报出了一个工程费总额为1元的外委服务工单，经各级审批下达后执行工单。工单执行完毕后，财务处应按[实际发生的工程费总额－为外委服务单位购买的材料费总额（每月由财务处放到预付账款科目下）=外委服务单位的人工费]将人工费支付给外委服务单位，实际占用该厂WBS的应为实际发生的工程费总额。这样该厂的WBS就会超出预算。

4）外委服务工单与提报外委施工材料的工单是2种类型的工单，不利于工单的执行与结算。

由于以上弊端，PM模块基本处于崩溃的边缘。2012年4月，辽化公司决定对PM模块的工单流程进行改造。创建10种新的工单类型：

工单类型 工单名称

LY21 备件材料计划工单（非分析仪器仪表）

LY22 备件材料计划工单（分析仪器仪表）

LY23 年度检维修计划工单

LY24 非生产性检维修计划工单

LY25 生产性外委检维修计划工单

LY26 大修理外委维修计划工单

LY27 设备检验检测计划工单

LY28 内部保运计划工单

LY29 车辆维修计划工单

LY30 简捷计划工单

合计 10种工单类型

2012年4-8月，笔者作为公司级关键用户对10种新建的工单类型进行测试，创建了200多个工单并编制单元测试报告、集成测试报告和2本操作手册[LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1（共92页）和LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1（共55页）]。通过以上工作，新工单基本具备了上线条件。

2012年11月1日，新工单正式上线。上线初期，由于工单提报在填写工程费总额方面发生了一些变化，各二级单位适应了一段时间。紧接着就进入了工单下达后的执行阶段，下面以流程最长的LY25生产性外委检维修计划工单为例说明工单的执行过程。

外委工单由分厂机动科专业主管提报（工单中的工程费总额需经工程预决算部预审），经分厂机动科长和设备副厂长审批后报至机动设备处（如工程费总额≥20万元人民币或维修材料总额≥1万元人民币时，需经分厂厂长审批），机动设备处相关单元专业主管和负责人审批后，由机动设备处主管处长审批并下达工单。

工单下达后，流程分为两路。一路是机动设备处专业主管将下达后的工单传至合同管理系统，并编制检维修合同，合同在合同管理系统中审批完毕后，合同管理系统将合同号、外委施工单位MDM码、合同金额传回工单。机动设备处专业主管在ERP系统中查询同一合同对应的工单的采购申请，根据这些采购申请创建服务采购订单，然后批准服务采购订单。如果工单的工程费总额发生变化，机动设备处专业主管根据变更协议撤销批准服务采购订单并更改服务采购订单，然后再次批准服务采购订单。

另一路是分厂机动科专业主管将工单由下达改为改单，并在工单中填入施工所用材料（材料清单由外委施工单位提供），然后将工单由改单改为改完，分厂机动科长将工单由改完改为下达。机动科专业主管打印《维修工单领料申请表》，签字盖章后交给外委施工单位去库房领料。库房管理员依据《维修工单领料申请表》进行发料操作，财务处专业主管每月将发给外委施工单位的材料款记到预付账款科目。外委施工单位领料后进行施工，施工完毕并验收合格，由分厂机动科长将工单由下达改为验收（此处设置了一个增强：所有材料全部领出后，才可以点验收）。

工单验收后，机动设备处专业主管进行验审（此处设置了一个增强：工单传至合同系统和创建完服务采购订单后，系统才允许点验审），如果合同为包干，则由机动设备处专业主管做服务收货并打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。

如果合同为非包干，则由外委施工单位提交决算书，工程预决算部专业主管进行决算书审核，并做服务收货、打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》和《辽阳石化外委维修领料单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。至此，流程全部结束。

PM工单里的费用可以分为3部分，即外委施工单位的人工费、外委施工单位领取的材料费和公司内部检维修单位领取的材料费，如何控制这三种费用是PM工单的关键。与PM工单流程改造相配套，公司出台了一系列规章制度。

1）外委服务工单的合同额需经工程预决算部预审，保证了检维修合同额的准确性。

2）外委服务工单所需材料实行“甲供乙领”。由于电子商务部购买材料的价格普遍高于市场价格，因此杜绝了乙方—外委施工单位多报材料的现象。

3）所有备件、材料实行“用时再领”的原则，严禁“以领代耗”，这样就可以大大降低库存。

4）LY28内部保运计划工单（用于内部保运单位领料）由分厂厂长下达，并启用系统中“允许的移动”功能，每条物料都需厂长单击两下鼠标，对领取材料的把关起到了一定的作用。

通过PM工单流程改造，取得了较好的效果，降低了库存，将设备管理模块与财务管理模块、物资管理模块连接起来，并将修理费预算管理起来，随时都可以了解修理费的占用与流向。从前有句话“说在前不如干在前”，在信息化条件下我们可以改为“说在前不如将信息化融入到管理流程和规章制度中”，让管理流程和规章制度在信息化条件下得以顺利实施。

参考文献

[1]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1.

[2]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1.

endprint

摘要介绍了辽阳石化分公司ERP系统PM模块工单流程改造的思路与具体过程。

关键词ERP；PM；工单

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）11-0140-01

辽阳石化分公司ERP系统于2009年4月开始建设，2010年3月8日正式上线、双轨运行，2010年11月单轨运行。设备管理模块（PM模块）是辽化ERP系统的一个子模块，由于在建设时缺乏经验，设备管理模块在上线以后便逐渐显露出各种弊端：

1）审批流程过长，包括工单提报者在内，共需二级单位、机动设备处、财务处三个部门九个人进行提报与审批。工单从提报到下达通常需要一个月时间。

2）工单没有与财务管理等模块相连接，只是起到了检维修计划审批的作用，工单下达后，工单的结算仍然通过手工入账的方式进行，而不是利用ERP系统中的数据。设备管理模块只是起到了提报纸版检维修计划的作用，企业管理思想没有得到根本的转变。

3）设备检维修预算额度（WBS）控制不住。例如，某厂WBS余额不足，便报出了一个工程费总额为1元的外委服务工单，经各级审批下达后执行工单。工单执行完毕后，财务处应按[实际发生的工程费总额－为外委服务单位购买的材料费总额（每月由财务处放到预付账款科目下）=外委服务单位的人工费]将人工费支付给外委服务单位，实际占用该厂WBS的应为实际发生的工程费总额。这样该厂的WBS就会超出预算。

4）外委服务工单与提报外委施工材料的工单是2种类型的工单，不利于工单的执行与结算。

由于以上弊端，PM模块基本处于崩溃的边缘。2012年4月，辽化公司决定对PM模块的工单流程进行改造。创建10种新的工单类型：

工单类型 工单名称

LY21 备件材料计划工单（非分析仪器仪表）

LY22 备件材料计划工单（分析仪器仪表）

LY23 年度检维修计划工单

LY24 非生产性检维修计划工单

LY25 生产性外委检维修计划工单

LY26 大修理外委维修计划工单

LY27 设备检验检测计划工单

LY28 内部保运计划工单

LY29 车辆维修计划工单

LY30 简捷计划工单

合计 10种工单类型

2012年4-8月，笔者作为公司级关键用户对10种新建的工单类型进行测试，创建了200多个工单并编制单元测试报告、集成测试报告和2本操作手册[LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1（共92页）和LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1（共55页）]。通过以上工作，新工单基本具备了上线条件。

2012年11月1日，新工单正式上线。上线初期，由于工单提报在填写工程费总额方面发生了一些变化，各二级单位适应了一段时间。紧接着就进入了工单下达后的执行阶段，下面以流程最长的LY25生产性外委检维修计划工单为例说明工单的执行过程。

外委工单由分厂机动科专业主管提报（工单中的工程费总额需经工程预决算部预审），经分厂机动科长和设备副厂长审批后报至机动设备处（如工程费总额≥20万元人民币或维修材料总额≥1万元人民币时，需经分厂厂长审批），机动设备处相关单元专业主管和负责人审批后，由机动设备处主管处长审批并下达工单。

工单下达后，流程分为两路。一路是机动设备处专业主管将下达后的工单传至合同管理系统，并编制检维修合同，合同在合同管理系统中审批完毕后，合同管理系统将合同号、外委施工单位MDM码、合同金额传回工单。机动设备处专业主管在ERP系统中查询同一合同对应的工单的采购申请，根据这些采购申请创建服务采购订单，然后批准服务采购订单。如果工单的工程费总额发生变化，机动设备处专业主管根据变更协议撤销批准服务采购订单并更改服务采购订单，然后再次批准服务采购订单。

另一路是分厂机动科专业主管将工单由下达改为改单，并在工单中填入施工所用材料（材料清单由外委施工单位提供），然后将工单由改单改为改完，分厂机动科长将工单由改完改为下达。机动科专业主管打印《维修工单领料申请表》，签字盖章后交给外委施工单位去库房领料。库房管理员依据《维修工单领料申请表》进行发料操作，财务处专业主管每月将发给外委施工单位的材料款记到预付账款科目。外委施工单位领料后进行施工，施工完毕并验收合格，由分厂机动科长将工单由下达改为验收（此处设置了一个增强：所有材料全部领出后，才可以点验收）。

工单验收后，机动设备处专业主管进行验审（此处设置了一个增强：工单传至合同系统和创建完服务采购订单后，系统才允许点验审），如果合同为包干，则由机动设备处专业主管做服务收货并打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。

如果合同为非包干，则由外委施工单位提交决算书，工程预决算部专业主管进行决算书审核，并做服务收货、打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》和《辽阳石化外委维修领料单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。至此，流程全部结束。

PM工单里的费用可以分为3部分，即外委施工单位的人工费、外委施工单位领取的材料费和公司内部检维修单位领取的材料费，如何控制这三种费用是PM工单的关键。与PM工单流程改造相配套，公司出台了一系列规章制度。

1）外委服务工单的合同额需经工程预决算部预审，保证了检维修合同额的准确性。

2）外委服务工单所需材料实行“甲供乙领”。由于电子商务部购买材料的价格普遍高于市场价格，因此杜绝了乙方—外委施工单位多报材料的现象。

3）所有备件、材料实行“用时再领”的原则，严禁“以领代耗”，这样就可以大大降低库存。

4）LY28内部保运计划工单（用于内部保运单位领料）由分厂厂长下达，并启用系统中“允许的移动”功能，每条物料都需厂长单击两下鼠标，对领取材料的把关起到了一定的作用。

通过PM工单流程改造，取得了较好的效果，降低了库存，将设备管理模块与财务管理模块、物资管理模块连接起来，并将修理费预算管理起来，随时都可以了解修理费的占用与流向。从前有句话“说在前不如干在前”，在信息化条件下我们可以改为“说在前不如将信息化融入到管理流程和规章制度中”，让管理流程和规章制度在信息化条件下得以顺利实施。

参考文献

[1]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1.

[2]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1.

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摘要介绍了辽阳石化分公司ERP系统PM模块工单流程改造的思路与具体过程。

关键词ERP；PM；工单

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）11-0140-01

辽阳石化分公司ERP系统于2009年4月开始建设，2010年3月8日正式上线、双轨运行，2010年11月单轨运行。设备管理模块（PM模块）是辽化ERP系统的一个子模块，由于在建设时缺乏经验，设备管理模块在上线以后便逐渐显露出各种弊端：

1）审批流程过长，包括工单提报者在内，共需二级单位、机动设备处、财务处三个部门九个人进行提报与审批。工单从提报到下达通常需要一个月时间。

2）工单没有与财务管理等模块相连接，只是起到了检维修计划审批的作用，工单下达后，工单的结算仍然通过手工入账的方式进行，而不是利用ERP系统中的数据。设备管理模块只是起到了提报纸版检维修计划的作用，企业管理思想没有得到根本的转变。

3）设备检维修预算额度（WBS）控制不住。例如，某厂WBS余额不足，便报出了一个工程费总额为1元的外委服务工单，经各级审批下达后执行工单。工单执行完毕后，财务处应按[实际发生的工程费总额－为外委服务单位购买的材料费总额（每月由财务处放到预付账款科目下）=外委服务单位的人工费]将人工费支付给外委服务单位，实际占用该厂WBS的应为实际发生的工程费总额。这样该厂的WBS就会超出预算。

4）外委服务工单与提报外委施工材料的工单是2种类型的工单，不利于工单的执行与结算。

由于以上弊端，PM模块基本处于崩溃的边缘。2012年4月，辽化公司决定对PM模块的工单流程进行改造。创建10种新的工单类型：

工单类型 工单名称

LY21 备件材料计划工单（非分析仪器仪表）

LY22 备件材料计划工单（分析仪器仪表）

LY23 年度检维修计划工单

LY24 非生产性检维修计划工单

LY25 生产性外委检维修计划工单

LY26 大修理外委维修计划工单

LY27 设备检验检测计划工单

LY28 内部保运计划工单

LY29 车辆维修计划工单

LY30 简捷计划工单

合计 10种工单类型

2012年4-8月，笔者作为公司级关键用户对10种新建的工单类型进行测试，创建了200多个工单并编制单元测试报告、集成测试报告和2本操作手册[LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1（共92页）和LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1（共55页）]。通过以上工作，新工单基本具备了上线条件。

2012年11月1日，新工单正式上线。上线初期，由于工单提报在填写工程费总额方面发生了一些变化，各二级单位适应了一段时间。紧接着就进入了工单下达后的执行阶段，下面以流程最长的LY25生产性外委检维修计划工单为例说明工单的执行过程。

外委工单由分厂机动科专业主管提报（工单中的工程费总额需经工程预决算部预审），经分厂机动科长和设备副厂长审批后报至机动设备处（如工程费总额≥20万元人民币或维修材料总额≥1万元人民币时，需经分厂厂长审批），机动设备处相关单元专业主管和负责人审批后，由机动设备处主管处长审批并下达工单。

工单下达后，流程分为两路。一路是机动设备处专业主管将下达后的工单传至合同管理系统，并编制检维修合同，合同在合同管理系统中审批完毕后，合同管理系统将合同号、外委施工单位MDM码、合同金额传回工单。机动设备处专业主管在ERP系统中查询同一合同对应的工单的采购申请，根据这些采购申请创建服务采购订单，然后批准服务采购订单。如果工单的工程费总额发生变化，机动设备处专业主管根据变更协议撤销批准服务采购订单并更改服务采购订单，然后再次批准服务采购订单。

另一路是分厂机动科专业主管将工单由下达改为改单，并在工单中填入施工所用材料（材料清单由外委施工单位提供），然后将工单由改单改为改完，分厂机动科长将工单由改完改为下达。机动科专业主管打印《维修工单领料申请表》，签字盖章后交给外委施工单位去库房领料。库房管理员依据《维修工单领料申请表》进行发料操作，财务处专业主管每月将发给外委施工单位的材料款记到预付账款科目。外委施工单位领料后进行施工，施工完毕并验收合格，由分厂机动科长将工单由下达改为验收（此处设置了一个增强：所有材料全部领出后，才可以点验收）。

工单验收后，机动设备处专业主管进行验审（此处设置了一个增强：工单传至合同系统和创建完服务采购订单后，系统才允许点验审），如果合同为包干，则由机动设备处专业主管做服务收货并打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。

如果合同为非包干，则由外委施工单位提交决算书，工程预决算部专业主管进行决算书审核，并做服务收货、打印《辽阳石化外委维修工程服务验收确认单》和《辽阳石化外委维修领料单》，然后财务处专业主管做发票校验和工单结算，并对工单做技术完成和业务完成。至此，流程全部结束。

PM工单里的费用可以分为3部分，即外委施工单位的人工费、外委施工单位领取的材料费和公司内部检维修单位领取的材料费，如何控制这三种费用是PM工单的关键。与PM工单流程改造相配套，公司出台了一系列规章制度。

1）外委服务工单的合同额需经工程预决算部预审，保证了检维修合同额的准确性。

2）外委服务工单所需材料实行“甲供乙领”。由于电子商务部购买材料的价格普遍高于市场价格，因此杜绝了乙方—外委施工单位多报材料的现象。

3）所有备件、材料实行“用时再领”的原则，严禁“以领代耗”，这样就可以大大降低库存。

4）LY28内部保运计划工单（用于内部保运单位领料）由分厂厂长下达，并启用系统中“允许的移动”功能，每条物料都需厂长单击两下鼠标，对领取材料的把关起到了一定的作用。

通过PM工单流程改造，取得了较好的效果，降低了库存，将设备管理模块与财务管理模块、物资管理模块连接起来，并将修理费预算管理起来，随时都可以了解修理费的占用与流向。从前有句话“说在前不如干在前”，在信息化条件下我们可以改为“说在前不如将信息化融入到管理流程和规章制度中”，让管理流程和规章制度在信息化条件下得以顺利实施。

参考文献

[1]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY25生产性外委检维修计划工单操作手册-20121026-V1.

[2]白金麟.LYSH-BPP-PM业务-LY28内部保运计划工单操作手册-20130308-V1.

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