初论EXCEL在建筑工程资料管理中的实施问题

李建玲

摘 要：随着经济与社会的快速发展，我国的建筑工程行业得到前所未有的发展，众多的建筑工程如雨后春笋般的出现。资料管理是建筑工程中的重要项目，资料管理的质量和效率直接关系到整个建筑工程的实施以及工程的竣工验收等环节。但是，目前，建筑工程资料管理中依然存在一些问题，需要采用一定的措施进行处理。文章探析了EXCEL在建筑工程资料管理中的实施问题，以供参考。

关键词：EXCEL；建筑工程；资料管理；实施

一、前言

EXCEL是一个具有强大功能的表格软件，通过将EXCEL应用在建筑工程资料管理中，借助其各种功能，能够有效的解决建筑工程资料管理中的实际问题，致使其成为现代建筑工程关注的焦点。

二、建筑工程资料管理中存在的问题分析

1.对资料管理的重视程度不够。我国颁布的《房屋建筑工程是市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》以及《建筑工程质量管理条例》等，都是为了进一步的增强建筑工程单位对施工档案资料的管理。但是，由于部分建筑工程单位的资料管理人员并不重视对档案资料的归纳和整理，再加上管理水平存在缺陷，导致在建筑工程资料管理并不完善，并没有创建科学的管理以及保存机制，严重的影响建筑工程的施工质量。

2.工程资料丢失。建筑工程资料丢失是现代建筑工程资料管理中常见的问题之一，主要是因为在建筑工程单位不重视资料管理的背景下，导致建筑工程资料的收集会回档率都相对较低，再叫上对于管理、借阅等方面存在缺乏管理机制以及缺乏管理人员等问题，导致建筑工程资料经常丢失。

三、EXCEL在建筑工程资料管理中的实施问题分析

1.EXCEL的功能介绍。EXCEL指的是Microsoft Office system的电子表格程序，EXCEL，通过利用以下函数，文本函数、统计函数、三角函数、应用函数、逻辑函数、信息函数、财务函数、工程函数、日期和时间函数、数据库函数以及用户自定义函数等，保证EXCEL具备以下几种功能：（1）移动和复制单元格；（2）快速查找；（3）打印工作表；（4）切换工作表；（5）切换工作簿；（6）插入Word表格；（7）连接网上数据；（8）创建工作簿；（9）利用超级连接快速跳转到其他文件等。

2.EXCEL在建筑工程资料管理中的实施问题。文章以某建筑工程的资料管理为例，根据相关的规定，建筑施工合同通常为一式8份，分别为业主单位签字时4份、项目单位1份、监理单位1份、施工单位总部财务部2份，根据上述案例显示，建筑施工单位的同一份资料可能存放在不同的位置，一些资料只能暂时借出使用，但是由于缺乏完善的资料管理制度，导致一些资料被借出后不能够及时的归还，或者是由于没有登记，导致资料丢失。同时，由于建筑工程的资料相对较多，该建筑工程施工中需要查找某个资料时，需要消耗很多的时间进行查找，影响工程的施工进度。通过将EXCEL应用在建筑工程的资料管理中，能够有效的解决上述问题。EXCEL在建筑工程资料管理中的实施主要表现为：

2.1创建EXCEL表格。首先，打开EXCEL所在的文件夹，创建EXCEL会计方式，这样就能够快速启动EXCEL，然后创建一张EXCEL电子表格，例如建筑工程的资料管理人员制作的包含了备注、日期、数量、名称、序号等内容的EXCEL表格，通过对建筑工程的所有资料都创建相应的EXCEL表格，这样能够实现对建筑工程所有资料的管理，然后再创建总的EXCEL资料表格，便于对资料的查找。

2.2资料的编程和查找。EXCEL能够借助Vba函数对EXCEL表格进行改进，并且能够将改进的表格融入到一张工作表中，通过编辑窗口进行控制，该窗口由编辑、收发登记、信息修改、初始统计、信息查找等几个部分组成，通过采用模糊查找方式能够对所有的储存信息进行快速的查找，并且能够快速对资料的位置进行定位，同时还能够显示资料的登记人、使用者以及最后修改人等信息，便于对所需资料的使用和管理，为了能够发挥EXCEL的最大功能，首先应该利用Vba函数创建窗口文件，并根据相关的需求，创建各个组件并进行布置，，并常见相应的程序框架图，编辑程序的内容主要包括以下几个方面：（1）对资料管理进行分析，例如动态流动、时间、数量等；（2）根据相关的查找内容，从大量的数据中查找相应资料的详细信息；（3）通过窗口将信息转入，实现对资料的查找、动态管理以及修改等；（4）创建控件、编制相应的代码，经过检查没有问题后完成。

2.3登记管理。通过初始登记窗口，能够对资料进行初始登记，登记包括备注、数量、登记者姓名、登记时间、存放位置等，并通过将内容存入到EXCEL表格中，能够将Vba函数定位在表格中，再通过Active Workbook Save函数进行保存，防止因为程序出错或者电脑死机导致的资料丢失。此外，通过修改登记窗口中的代码，能够将信息移动到EXCEL表格中，然后进行修改，再将修改后的资料移动到指定的位置，同时将修改人的信息存放在EXCEL表格中。

四、结束语

总而言之，EXCEL是一个功能非常强大的表格软件，通过将EXCEL应用在建筑工程的资料管理中，能够有效的解决建筑工程资料管理中存在的许多问题，文章对于EXCEL在建筑工程资料管理中的实施问题进行了简单的介绍，希望能够为建筑工程的资料管理人员提供一定的参考。

参考文献：

[1]Excel Home.Excel应用大全.北京：人民邮电出版社，2008

[2]程超.建筑工程资料管理问题与对策分析[J].中国城市经济，2011，25（5）：126-127.