关于档案信息化建设发展趋势的探讨

方晋生

摘 要：现在是信息化时代，信息技术已经在众多行业发挥了作用。作为企事业单位管理的重要部分，档案信息化建设也成为一种必然趋势。本文就档案信息化建设发展趋势的因素及推进措施进行详细分析探讨。

关键词：档案信息化建设；档案信息化管理；档案信息化趋势

随着计算机技术的发展，我国各个行业的信息化水平不断提升。档案管理顺应形势实施信息化建设，以实现档案资源数字化、网络化、局部共享化转变。档案信息化建设的核心价值是档案信息资源建设，基础是现代信息技术，目标是社会能够充分利用档案信息资源。顺应档案信息化发展的趋势，才更有助于转变管理模式，更快捷，高效的提供检索服务。

信息检索者在查询信息的过程中最在意的还是信息内容。不同的信息可能来自不同的存储档案中，把这些档案信息综合系统地为检索者提炼出来是档案工作者义不容辞的责任。方便快捷地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得档案信息具有系统性，真实性，价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。因此，档案信息化建设是档案未来管理发展的必然趋势。

1.促成档案信息化发展趋势的因素

1.1信息化建设为档案管理提供了便利性

随着科学技术的发展，档案管理模式也逐步由传统管理方式向信息化方向转变，同时档案信息化的进程也带动了现代化办公，电子文档，档案接收，存放，管理，使用等一体化的信息管理模式的发展。信息化极大的提高了档案管理水平，同时，信息化对档案管理工作也提出了更高的要求， 使档案管理工作处于不进则退的境况[1]。在信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。

要顺利实现信息化条件下的档案建设，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理中遇到技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。因此加强档案信息化建设是迎合时代发展和社会进步的必然选择，也是快速提升档案现代化管理的客观要求，另外也是提高档案信息服务水平的必由之路。

1.2顺应国家信息化发展的趋势

国家信息化建设的一项重要内容就是档案信息化建设。这就对传统档案管理造成了很大冲击，要求档案内容的载体由传统的纸媒方式转变为电子版形式，网络化形式，数字化形式等，也就是由实际存在的文字变为数据存储[2]。以使档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化是符合我国档案利用需求的新形势。

档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求[3]。传统的档案内容建设方式主要依靠手工记录整理，这在一定时期内符合社会生产力的发展需求，但是现在互联网技术的发展越来越成熟，传统的档案建设方式已完全不能满足社会发展需要，因此档案信息化建设已迫在眉睫，势不可挡。

2.档案信息化发展趋势的推进措施

档案管理者凭借各种网络电子平台，各种软硬件设施笔记本，掌上电脑，云计算方式等再加上公众服务机构职能的转变等，这种变革方式令传统档案管理人员面临着巨大的挑战，因此想要真正落实档案信息化建设，顺应时代发展趋势，必须采取全方位，有条理的推进措施。

2.1健全档案信息化建设制度

档案部门实施信息化建设之路首先就要建立一体化，系统化的规章制度作为保障，这是基本前提。使其在运作的过程中有章可循，有法可依。具体的规章制度包括归档制度，备份制度，保密制度，鉴定制度，查阅利用制度，操作管理制度，网络安全管理制度，机房管理制度，软件管理制度，监督管理制度及具体工作人员的岗位目标责任制等。

2.2提高档案信息化建设的科技水平

科技是档案实施信息化建设的核心基础，是将现代化的计算机应用技术运用于档案管理，为档案部门提供全方位的技术支持。这样不仅保障了管理档案的技术设备得到恰当的使用和保养，在运用的过程中还能进行技术的升级和更新，使其更加跟进时代发展的步伐。在互联网的大环境下，信息量十分巨大，内容也十分庞杂，档案工作人员必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。另外档案部门和其他相关部门的共同合作也要由国家档案部统一管理，共同分配资源和技术，统一开展科技攻关项目[4]。以此减少不必要的重复性工作和资源浪费，以增强档案信息化成果的高科技含量和标准化水平。

2.3增加资金和设备的投入

实现档案信息化建设转型的资金投入是非常大的，只有拥有强大的资金做后备力量才能真正建设起来。其中的构建系统包括计算机，扫描仪，光盘刻录机，打印机，复印机以及光盘，网络管理系统的开发建设，磁盘等设备的配备等，另外还有相关辅助配套设备，这些都需要经费投入作为保障的。对此首先要要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐[6]。另外作为档案管理的上级部门，更是义不容辞的为下级部门创造合适的互联网条件，推进档案信息化建设的进程，同时还要加强与相关部门的沟通，协商共同面对困难，共同解决问题，为档案信息化建设扫平道路。

档案信息化建设已成为社会经济发展必然趋势，档案信息量越来越多，科目越来越繁杂这也需要信息化，数字化的技术作为管理工具，利用专业人员进行科学管理，才能更快捷，更高效的梳理，检索信息，从而为社会现代化发展做出重要贡献。

参考文献：

[1]黄春疏；档案信息化建设的发展趋势[J]；环球市场信息导报（理论），2012，5：124.

[2]王莹，张辉；档案信息化建设存在的问题与发展趋势[J]；黑龙江史志，2010.7：58.

[3]李芳；浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J]；群文天地下半月，2011.192-192.

[4]张玲；档案信息化建设的发展趋势[J]；档案天地，2004.B07：34.

[5]张超；实现企业档案管理信息化的几点思考[J]；金融财会.2012.7：136.

[6]江文红；档案信息化建设发展的思考[J]；办公自动化，2013， 4L18-19.