新时期企业档案管理体制、模式的建构

秦晓霞

随着计算机网络技术的迅速发展，以及企业管理模式的变化，管理体制的核心问题是权力的划分与职能的运行，以求适应企业管理工作。企业档案管理模式是一个动态的事物，档案管理效益的提高对企业管理效益的全面提高具有积极作用。

企业档案管理是现代化企业管理制度的重要组成部分，加强对企业档案管理体制！模式的研究解析，有利于企业先进档案管理体系的形成，有助于全社会现代化档案信息意识的提升"档案理论与现实工作实践的有机结合，提高了企业档案管理效率，加深了企业对自身存在问题及管理状况的认知程度，优化了现代企业管理制度，对企业实现知识管理信息一体化的实现极具理论和现实意义。

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、企业档案、企业档案管理体制与模式

企业档案是在企业各项活动中产生的，分为管理性档案、科技类档案、会计销售类档案和人事类档案，是企业各项活动的原始记录。其特征包括企业档案形成的职能性、内容的变化性和效用的执行性。其中形成的职能性是指档案是在企业管理、技术开发以及产品生产过程中以职能为基础按部门、专业特征形成的；内容的变化性是指档案形成是一个动态的过程，效用的执行性是指档案作为工作成果的表现形式和指导工作的依据。企业档案工作是遵循企业活动的客观规律，它包括企业档案形成和运转、企业档案的积累、企业档案的整理、企业档案的利用以及企业档案的归档或销毁。充分发挥企业档案在企业决策和管理作用，完善档案的形成过程，按照一定的原则和方法加以鉴别，贯穿于档案形成到归档或销毁的全过程，提供利用者档案，及时满足用户利用需求。管理是人类社会最普遍、最重要的活动之一，管理体制的核心问题是权力的划分与职能的运行，管理在社会中起着十分重要的作用，管理模式是指管理活动的标准样，是管理形式的研究范畴。企业档案管理体制是指企业档案管理组织制度和形式，大体分为统一领导分级管理型、档案专业化管理型、文献信息综合管理型以及档案家族式管理型。企业档案管理模式具有综合性、动态性与多元性，不同类型企业应选择不同档案管理模式，在确定具体管理模式时应当考虑档案管理思想要与企业需求相适应，重心应与企业经营形态相适应，观念应与企业竞争相适应；档案管理方式要与企业规模形态相适应。要与企业管理形态相适应，与企业技术形态相适应，加强对企业外部相关信息的搜寻与保存，应紧跟企业信息化的步伐；与国家档案法规要求相符的原则。确定档案管理模式中的自主作用，确保对国家和社会有保存价值的档案的安全，企业档案管理要在符合国家相关法规的规范下进行。

三、档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能

度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

四、改革传统企业档案管理体制与模式

随着企业档案所有权的变化，以及计算机技术在现代企业的广泛应用，企业档案成为企业财产不可分割的重要组成部分，标准化成为档案工作规范化、标准化的前提，改革国加强了规范档案管理工作标准化的程序，通过档案收集过程规范，实现档案利用价值的最大化和案卷完整化，进行了档案的著录、保管、统计、编目等环节的规范，达到了档案的提供和利用的有效性。加强了整合，促进档案工作现代化的进程，并将企业档案管理工作纳入到科技工作程序，使质量管理体系的过程得到有效的运作和实施。档案管理建立起由一个系统来控制和处理档案的构架，从建设起就将自己定位于企业行为，保证了自己对半现行和非现行档案的利用效率。组织机构是档案工作得以依托开展的组织实体，它促进了企业效力的提高，为其档案运行制定了一系列制度保障，使档案管理的工作流程控制得以完善，其工作流程控制具体为办公室控制档案形成版本，对外发文中的授权人签署制度，完善档案形成标准化建设，对档案实现了传递制度，企业内部发文管理要求以备忘录形式进行管理。进行了档案时效性控制，规定过期档案处理由保管人员提出申请。传统企业档案管理过分依靠行政力量的推动，自我发展动力不足，按单一的档案管理模式进行，缺乏管理效益的管理思维。而外资企业在档案管理上的优势，是档案管理有强烈的成本观念，能够充分利用社会资源，档案管理模式可以依照企业实际选择，理注重法制化、制度化，标准化工作建设，达到实现效益最大化目标。企业档案管理成本的有效控制的意义在于企业档案管理成本的降低，其企业档案管理成本是企业活动成本组成，意味着企业在产品价格方面的竞争优势，和创造同等数量的财富将耗费更少的资源。因此，利用企业数字化改造，能够完善企业信息化管理。我国社会正处于计划经济向市场经济转变，企业管理模式随着经济的不断进步发生了巨大的改变，随着数字化、网络化深入企业档案也发生了转变，为适应实践发展，理论也相应变化。企业档案管理转向分散管理或集中一分散结合管理，转向计算机网络化管理，企业档案社会化协作得到加强，因此，市场化是企业档案管理的趋势，社会化是企业档案管理工作的发展方向，法制化规范是企业档案管理发展的目标。

加强对新时期档案管理体制！模式的建构研究，有利于依法治档工作的顺利开展，有利于提高档案管理质量，有助于档案管理现代化水平的提升和档案信息的开发利用，具有十分重要的理论和现实意义。

（作者单位：中交二公局铁路工程有限公司）