文书档案电子化管理相关问题的探讨

边莹

[摘 要]目前计算机技术和信息化技术的快速发展，使各行政事业机关都普遍实现了办公自动化，办公自动化是以计算机为核心，利用办公设备和软件，从而实现对信息的迅速和准确处理，有效的提高了办公的效率。但办公自动化过程所产生的大量的电子文件，就需要对其实施电子化管理，这已成为当前档案部门非常重要的一项课题。文中对文书档案电子化管理的现状进行了分析，并进一步对完善文书档案电子化管理的具体建议进行了阐述。

[关键词]文书档案；电子化管理；办公自动化

近年来，办公自动化的普及，使传统的办公方式和手段得到了彻底的改变，以计算机为依托的电子格式的文件完全代替了以纸质格式为载体的各类文件和资料，这样就导致大量的电子文件应运而生。这些电子文件需要对其进行流转、归档、存储和利用，即需要档案部门对其进行有效的管理，加强档案信息的电子化建设，实现档案工作的各个环节的电子化，加快推动档案行业的改革的深入进行。

一、文书档案电子化管理的现状

（一）办公自动化没有完全普及

档案实现电子化管理需要具有一个前提条件，即办公自动化的全面普及，但在当前还有少部分单位还没有实行办公自动化。而对于机关单位来讲，其办公自动化的实现对一体化具有较高的要求，由于行政事业单位由于上下级之间存在着密切的联系，存在着履行职责及汇报任务完成的情况，而且各同级机关和部门之间在业务上也具有密切的联系，这就需要各机关单位各部门都需要实现办公自动化，这样才能实现档案电子化管理，但在当前还没有完全做到各机关各部门之间办公自动化的普及，很大一部分工作还需要依赖于纸质文件进行相互传达和联系，这不仅对工作效率产生了较大的影响，而且对档案电子化管理的实现也产生了较大的制约作用。

（二）电子化档案没有得到充分的利用

尽管当前办公自动化系统实施已有较长的时间，但对于电子文件的管理工作还没有得到充分的重视，人们在借阅和检索工作中仍然喜欢沿用传统的人工方式来进行，计算机并没有充分的发挥自身的功能性，仅仅用作记录、编辑和打印文字，人们对利用电子文件来进行资料的传递较为忽视，过分的依赖于纸质文件，这不仅浪费了大量的人力和物力资源，而且也制约了电子文档的开发和利用，使档案电子化管理的进程难以推进。

（三）电子文件对设备具有较强的依赖性

电子文件的生成、传递和识别需要依赖计算机和相应的软件来进行，电子文件对设备具有较强的依赖性，只有在特定的设备和软件的条件下电子文件才能存在。

（四）档案软件通用性较差

由于在档案信息化建设过程中缺乏统一的规划，这样就导致档案部门在计算机和软件选择上都存在着一定的差异化，而且缺乏可以即用于检索又可用于档案信息管理的计算机软件系统，而且各软件之间通用性较差，不能互调，这样就为信息管理工作带来了较大的难度，影响档案信息电子化的推进。

（五）电子档案还没有完全实现标准化和规范化

目前我国档案信息管理基础工作较差，还没有统一的标准可以执行，这就导致档案自动化管理工作无法全面进行实施，制约了档案管理工作电子化的进程。

二、完善文书档案电子化管理的具体建议

（一）建立电子档案管理制度

建立归档制度、文件保密制度、档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障电子化档案建设安全、有序地开展。统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整性。

（二）实现文档一体化工作制度

鉴于目前纸质文件和电子文件正在过渡阶段，所以在目前电子文件完全取代纸质文件并不现实。解决的方法只能是电子文件和纸质文件同步归档，要在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，即将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存发展。制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度，这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。

（三）严格执行电子文档的安全管理制度

档案作为一种特殊的文字资料，保密文件需加密码，密码文件的管理，应该做到多把钥匙开一把锁，即操机人员的相互制约。特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面，应严把信息存储载体质量关，提高电子文件载体的保存寿命。对于存储电子文档的设备和磁介质要妥善保管，确保电子档案不会因温度、湿度等一些人为灾害导致文件丢失。软件方面，就是要通过采用多级权限和密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

（四）建设专职队伍，高管理水平

随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求管理人员具有高素质、高技能的现代化信息管理才能。

三、结束语

目前传统的办公方式正在向自动化办公方向发展，电子文件日益增多，在这种情况下，有利于档案电子化管理的实现，所以需要建立电子档案管理制度，加强对档案人员的培训力度，加快档案管理工作的转型，使档案电子管理的水平得到不断提升。

参考文献：

[1]张禹.张学之.苏光日.测绘行业文书档案管理系统研究与系统开发[J].测绘与空间地理信息.2013（1）.

[2]刘凤兰.浅谈文书档案电子化应用与管理.黑龙江史志.2013（9）.

[3]赵红梅.推行档案电子化管理之初探.湖北档案.2011（10）.