浅谈如何做好民航档案提供利用工作

管珺

档案利用是档案工作整个过程中最终环节也是最重要的业务环节，是档案价值最直接的体现。民航档案提供利用工作的基本内容，就是熟悉民航所存档案的种类和内容及成份，及时地向档案用户介绍和报道档案资料，通过各种方式迅速、准确地查找有关档案提供给党和国家各项工作使用，使之服务于现代化建设、服务于人民群众。

2013年，民航局与国家档案局联合出台了《民航档案工作规定》，对进一步加强民航档案工作、规范档案管理、确保民航档案资源的完整与安全，促进档案工作更好地为民航事业发展服务具有重要意义。民航档案工作是民航工作的重要环节和组成部分，是记录和维护中国民航事业发展真实面貌的一项重要工作，是民航系统的核心信息资源，是国家档案资源的重要组成部分。

《民航档案工作规定》涵盖了文件归档、档案管理、档案利用、档案移交等工作环节，并就各环节的主要业务工作进行了详细的规定、为各单位顺利开展档案工作提供了有力的保障。而这其中搞好档案提供工作，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。

现结合本人多年从事档案管理工作的实际，就如何搞好民航档案提供利用工作谈几点看法。

1 档案利用工作的意义

1.1 提供利用工作在民航档案工作中的地位

档案利用工作对整个档案工作的发展有决定影响，档案利用工作最直接、实际、并有说服力的一项工作就是档案的提供利用。只有通过档案的提供利用，才能深刻认识档案的价值和档案工作的重要性。我们不是为档案工作而做档案工作，我们做档案工作总的目的是为了提供档案为民航各种工作服务的，从这个意义来说，档案提供利用工作是实现档案工作目的的主要手段，档案提供利用工作是档案工作最重要的一个业务环节，两者之间相辅相成。

1.2 档案提供利用工作是档案工作为民航服务的直接体现

档案提供利用工作是运用各种方式把档案材料提供给民航各个部门利用。代表整个档案工作的成果为民航事业服务，直接与利用者发生关系，体现档案工作的服务和政治性，只有通过档案提供利用工作，才能使档案工作在实现民航工作的总目标总任务中发挥应有的作用，否则，档案工作就失去了方向，乃至失去了存在的意义。因此，在实际工作中，人们总是把档案提供利用做的如何，作为衡量档案馆藏业务开展的一把尺子，工作好坏的标志。

1.3 档案提供利用工作对整个档案工作有检验和促进作用

档案利用工作的指导思想是全面、及时、准确、有效地为档案用户使用。因此在提供利用工作中，通过各种服务满足用户的需求、主动向他们提供有关档案信息，介绍档案利用者需要的档案，让档案用户的利用需求得以全面实现。档案馆要准确地分析和把握档案用户的利用需求，这样才能在档案利用工作中比较客观地发现和了解档案工作的其它业务环节的优缺点，如收集的档案是否齐全、整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而促使我们采取有效措施改进档案管理工作。同时提高检索速度，编制各种检索工具，采用先进的技术手段，促进档案利用工作环节的开展，不断提高档案业务水平，加强科学管理。

1.4 档案提供利用工作是档案工作诸环节中最富有生命活力的一个环节

档案提供利用工作与档案使用用户发生密切的联系，是档案工作联系群众，服务群众的纽带。一方面，通过提供利用工作把收藏的大量档案材料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用；另一方面，是对档案工作最实际有效的宣传，能扩大民航档案工作在社会上的影响，争取各方面的重视与支持。譬如，通过对民航客机资料的展示介绍和宣传让更多的民众了解民航客机的知识，也让大家对民航系统有更充分和详尽的了解，从而激发大家对民航的关注。 这样民航发展打开局面、才能充满生机和希望。

2 如何搞好档案利用工作

2.1 树立服务观念，强化档案意识、加强职业道德、搞好档案利用工

明确服务方向、端正服务态度，民航是服务于民众的一个行业，因此民航档案工作是服务性、政治性、科学性相统一的一项专门事业，档案工作涉及民航各个方面。因此，就需要我们通过多种形式、宣传档案工作的重要性，宣传《民航档案工作规定》，使广大民航干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在工作中自觉养成遵照档案规定及档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。要更好地为文明建设服务，档案工作者必须热爱本职工作，不断加强自身建设。首先，讲究职业道德。职业道德是对各行各业的从业人员在思想品德、工作态度、文化素养等方面的特殊要求。它是由行业性质、特点、规律而决定的，是衡量工作人员在道德品质上是否符合本行业的基本标准。档案工作者的职业道德是由档案工作的性质、特点所决定。就档案工作的服务性来说，它与其它服务有着不同之处。档案工作的这种服务性既要体现保守党和国家的机密，又要满足社会的利用需要，这两者是统一于这个岗位上的。

2.2 积极编纂，主动提供服务，提高档案管理人员对档案利用工作的认识

档案管理人员首先要尊重档案工作，要有崇高的使命感和责任感，另一方面要明确民航档案是为民航事业服务的，它不是独立存在的个体。我们应该从过去的错误认识中走出来，以往一提到档案大家就感到很神秘、不了解，认为它是遥远不可触及的。作为民航档案史料、资料、可以说除了民航人以外，大家知之甚少。随着社会的不断开放进步，民航被越来越多的人接触和熟知。随着《档案法》《民航档案工作规定》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，民航档案作用的重要性也越发显得重要。因此提高档案利用工作、已逐渐成为人们的共识。

档案编纂主要是以档案文件为主要物质对象，对档案文件的内容进行研究和加工整理，满足使用者对档案信息的利用需求。档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性，指导性的资料，提供社会利用。档案编纂工作是档案为民航生产经营决策工作服务的一个重要方面，是创新档案档案工作的内容之一，围绕本单位工作重点，积极开展档案编研是经济体制转换，实行现代企业制度过程中，企业发展的客观要求。我和单位的档案管理人员利用档案资料先后编写《阜阳民航发展记录》、《阜阳民航科技成果汇编》等，目前正在编写《阜阳机场总体规划》，这些为本单位领导和技术人员的决策和参考以及民航发展的前景起到了积极的作用。所以，只有搞好收集、整理、鉴定、保管、检索、编纂等工作，提供利用工作才能放在坚实可靠的基础上。完整的档案材料编纂、可以让档案利用工作越行越远。 3. 加强横向联合，利用计算机实现信息资源共享endprint

近年来，随着网络与计算机技术的迅速发展，加上办公室自动化的广泛应用，数字化成为档案工作的发展方向。因此，建立电子化的档案管理系统是档案管理工作的必走之路，正如电子书的普及必将带动档案馆藏逐步走向电子馆藏。一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，势在必行，档案部门可以充分利用自己的资源优势，在这种资源共享的过程中发挥领头羊的作用。利用现有的档案管理软件，依托系统内部局域网，实现档案信息的共享。甚至可以建立档案馆（室）内部内部局域网，充分利用民航资源丰富的网站信息制作档案资源网页，积极组织上网数据和信息使民航档案资源共享。例如民航飞行事故案例分析、以及民航设备故障案例分析、民航特殊气象条件下的飞行案例分析等重要的资源案例共享，从而使档案管理服务系统联上企业单位网站，使档案管理工作自动化，档案资源共享化、档案信息管理法制化、带动民航档案利用的快步发展。

2.3 熟悉档案了解和研究利用者的需要，做好档案提供利用的预测工作

要想做好档案的提供利用工作，必须熟悉本单位保存档案的内容，做到这一点，工作才会由被动变为主动、及时、准确地把档案提供给利用者。尤其作为民航部门，完备的民航档案资料，是民航发展和前进的基石。

了解和研究利用者的需要，就是做好档案提供利用的预测工作。利用者对档案的需要千差万别，变化多端，但仍是有规律可寻，有共同性的利用倾向，有机关团体和个人的不同利用倾向。各种利用者利用档案都要受社会某种重要因素的影响和制约。例如：社会形势、民航工作发展的中心任务，利用者的职业、担负的任务等，都制约着利用者对档案的需要。而且，在不同的历史时期，同一历史时期的不同发展阶段，有着不同的政治形势、不同的经济要求和文化状况。不同的路线方针、任务，都会产生不同的利用档案的倾向。因此，档案工作人员必须根据民航工作的发展需要，当前党和国家各项工作的动向，通过利用统计的分析或直接访问利用者，或向有关机关询问等方式，了解各个时期需要利用什么档案，怎样利用等情况，不仅要搞清楚“用户”要“什么”，而且要根据自己有“什么”，分析出户缺“什么”，才能未雨绸缪，有的放矢做好档案提供利用工作。举例说明：本场塔台频率受到同频干扰故障一例：飞行员反映在和塔台通话时能收听到别的机场的管制通话，通过分析有可能别的机场塔台频率和我们发生冲突，于是通过档案馆藏资料调出本场周边的机场资料以及相同频段下的机场资料，通过查找比对分析，以及联系，最终确定山东济宁机场的频率和我们的很近，经过协商我们通过无线电管理委员会重新申请并更改了本场塔台频率，最终故障排除。

档案工作者应认真学习党的方针政策、关心国家大事，加强民航工作的调查研究，注意民航工作的发展和动向，了解和研究利用者的需要。一般地说，档案提供利用工作是被动性的工作，但如果熟悉档案，又了解和研究客观需要，做到“知己知彼”，掌握利用的特点和规律，就能化被动为主动，做好档案的提供利用。譬如作为保障飞行安全的气象资料，要为航前航中航后三个阶段服务，因此气象资料的保存和馆藏对飞行安全有着重要的作用和意义，积极编撰和保存气象资料为民航系统的提供利用起到承前启后的作用。

2.4 注意保守秘密，掌握档案利用效果

从根本上说，利用与保密是相辅相成的，在开展利用工作中，应本着既要充分发挥档案的作用，积极开展利用工作，又要以对党对国家高度负责的态度，保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围，而且这种限制也不是一成不变的，是不断变化的。在档案提供利用工作中要注意保守党和国家机密，保守民航机密，这是关系到党和国家安危的大事，是社会主义革命和建设取得胜利的重要保证。民航的发展代表着一个国家的国力和科技强大程度，民航设备资料和民航电台资料、民航频率等等这些都资料都至关重要。我们每一个民航档案工作者必须严守党和国家机密，同一切失密、泄密现象作坚决的斗争。所以，在开展提供利用工作时，既要积极的提供档案为各项工作服务，又要坚持民航保密原则。要搞清楚保密的界限，这样才能有的放矢的开展工作；另一方面档案利用要看到效果，档案馆应当把利用效果的收集、整理并且加以分析研究，做出统计报表能够形象的看到效果图，从而为改善馆藏结构和各项基础工作建设起到推动作用。

3 结束语

综上所述，开发利用好档案资源发挥其特有作用，是实现档案工作目的的直接手段，也是档案管理工作自身价值的体现。随着时间的推移和档案工作的不断前进，档案利用工作会日益重要和明显。只有不断加强民航档案管理工作，才能提高民航档案工作管理水平。在档案利用工作中，收到了一定的收获，并取得了一些体会：没有档案利用工作，档案工作与档案事业就不会产生，更不会发展。只有切实做好民航档案利用工作，充分发挥各种档案信息资源的优势，整个民航档案事业才能生机盎然，兴旺发达。endprint