电子档案移交实用方法研究与应用

[摘 要]本文以广东金融学院在电子档案移交收集过程中使用的方法为例，希望能给高校电子档案的移交提供一些借鉴：1、建立完善的电子档案移交和接收体系；2、建立了部门采集档案的功能模块；3、建立功能强大的采集审核模块；4、建立电子档案检查、隔离中心；5、强化档案信息管理员的整体素质。从而完善各部门电子档案移交与接收体系，并保证电子档案的完整性、安全性，将电子档案管理过程中可能碰到的很多问题都在收集阶段予以解决，提高电子档案管理的水平。

[关键词]电子档案；档案移交；实用方法；应用

近年来，国内各单位已建成或正在新建0A系统及业务管理系统，产生了大量的电子档案，电子档案的诞生标志着档案发展到一个新的阶段——电子档案阶段。电子档案在特性及管理方式上跟传统纸质档案具有明显不同，其信息加工、存贮、传输、检索，以及软件的运行、载体的更换等都受标准的制约，严格程度远远超过纸质档案的标准化，并有如下几个特点：（1）电子文件与记录载体的相分离性。（2）电子文件对设备的依赖性。（3）电子文件对元数据的依赖性。（4）电子文件的共享性及不安全性。

目前，国家对电子档案先后颁布了《电子文件归档与电子档案管理规范》和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。虽然这两个标准对基层档案工作人员来说确实能解决不少问题，有了一个基本的操作依据，但是针对基层工作来说，文件的具体内容还不够详细，在实际过程中，电子档案的移交接收依然没有形成体系，没有相对行之有效的操作规范，同时，由于缺乏统一规划，新建成的OA系统及其它业务系统没有标准档案移交接口，大多只能导出数据重新进行归档，这完全违背了电子档案保真、保密和保存的要求。此外，电子档案收集与移交本身也存在思想意识不够、知识积累薄弱的问题。这包含有两个方面：一是档案工作管理人员意识不够、技术储备不足的问题。电子档案阶段要求档案人员对电子档案的发展趋势要有一个比较清醒的认识，同时由于电子档案的载体规格不同、形状不同、材料不同，档案工作人员必须不断掌握信息技术，积累电子文件与电子档案方面的知识，才能更好地做好电子档案管理工作。另一个是电子文件撰写者档案意识不够问题。要求档案人员要采取各种方法和手段大力宣传电子档案的积累与归档、电子档案管理和利用，提高和增强他们的电子档案意识。

基于电子档案归档与接收存在的种种问题，研究如何最大限度地收集电子档案，并保证其完整性、安全性，围绕电子档案归档管理现状、电子档案接收所面临的问题、电子档案的接收范围、种类和数据格式以及电子档案的移交接收方法和手段等问题进行研究成为电子档案管理非常重要的事情。

广东金融学院从全方位对电子档案管理进行分析并做好技术研究，并重新梳理电子档案归档流程，建立和完善电子档案归档体系，设计一个操作性较强的电子档案收集与移交规范，把电子档案移交与接收纳入到电子档案管理的全局当中，并在研究过程中，充分考虑各方面因素，尤其考虑到电子档案管理所涉及的各种技术问题，把提高档案工作人员的知识积累放在了重要位置，以图做到科学收集、管理、利用、检测和保护档案，也为档案人员提前介入电子文件的形成阶段，做到有效监控各部门电子文件形成、电子档案归档工作做好技术储备。

一、建立完善的电子档案移交和接收体系

广东金融学院在充分分析电子档案产生及管理的各种影响因素，重新梳理电子档案归档流程，建立了完善的电子档案移交和接收体系。电子文件的有效管理不能依靠一项或几项规范而需要一个科学、完备的规范体系，而规范体系也不是单个规范的简单相加。这就从客观上要求制定规范既不能“想当然”，也不能仅满足于对当前实践需要的“应付”。简单地按照“需要一个，制定一个”的思路往往会导致规范制定的滞后、规范作用削弱、规范之间协调、配套性差等诸多问题。

二、建立了部门采集档案的功能模块

广东金融学院档案馆在设计档案管理系统的时候，增加了向部门采集档案的功能，按照要求，学院各部门需在规定的时间内向档案馆移交档案，图1为系统采集截图：

这里采集的是各部门以其他形式产生的电子档案，OA系统产生的电子档案直接由系统抓取，图2是系统向OA抓取电子文件：

三、建立功能强大的采集审核模块

对于不符合要求的档案材料退回重新整理后再提交归档：图3是审核功能截图：

四、建立电子档案检查、隔离中心

在这个中心首先要确认所有需要移交的电子文件和对应的文字材料是否移交齐全，避免遗漏。其次，对照同时移交的原始文字材料检查这些电子文件的真实性、准确性、完整性。然后对这些电子文件材料进行病毒或其他问题的检查，这是一项非常艰巨的工作，它需要借助一套专业设备来完成，这套设备完全处于独立状态，即不与任何其他档案信息网络相联结，这种独立运行的环境可以使那些电子文件所携带的病毒或问题被检查并解决时，不会影响和破坏档案馆保存的其他电子文件。最后，每一条检查完的电子文件都要被同时转换成两种文件格式，一种保持其原始状态，称作“原始记录版”，另一种是归档用的，被称作“规范化格式版”，即经过规范化处理后被档案馆（室）长期保存的新的数据格式。目前以美国信息交换标准码（ASC11码）作为文本文件的标准代码，用这种代码存储的文件成为“纯文本文件”。这类标准形式可以被不同系统所识别，不管什么电子文件用什么软件产生的都可以识别。

五、强化档案信息管理员的整体素质

实现电子归档和做好档案管理，首先要有掌握现代办公技术的人员，档案管理部门必须通过各种途径积极地学习新知识，掌握电子档案归档与管理所需要的各种技术，提高自身业务素质，做好电子档案的管理工作。

国家正大力推行无纸化办公，各单位利用OA系统流转公文审批，以及其他音像视频技术的发展和普及，电子档案是一个不可逆转的趋势，电子档案是数字化的信息形态，它的存贮位置可以随时变化，同时电子文件的形成和处理都是在计算机软硬件平台支持下完成的，非常依赖设备，这种依赖性还体现在软硬件不兼容性、数字压缩、加密等方面，因此，相比传统纸质档案，电子档案更为复杂，其收集与移交没有行之有效可供操作的经验供借鉴，没有一套详细的标准可供执行。此外，电子文件的存储与利用的分离性导致电子文件元数据必须特意附在文件信息中，否则无法恢复电子文件的原貌。同时，电子档案载体众多，格式多种多样，非常容易被修改，从而导致数据不安全，这都是电子档案管理所面临的问题，也是电子档案管理不能忽视的重大问题。

本文通过广东金融学院电子档案移交中的经验希望能给高校电子档案的移交提供一些借鉴，从而完善各部门电子档案移交与接收体系，并保证电子档案的完整性、安全性，将电子档案管理过程中可能碰到的很多问题都在收集阶段予以解决，这将极大地保证电子档案的质量，提高电子档案管理的水平。

参考文献：

[1]蓝庆洪.硕士论文“高校档案管理系统的研究与实践”

[2]蓝庆洪.“探索数字金融档案建设”，中小企业管理与科技，2012年6-7月刊

作者简介：蓝庆洪（1967-），男，汉族，广东广州人，硕士研究生，档案专业副研究馆员，广东金融学院档案馆副馆长，研究方向档案管理及其新技术的应用。