电子信息化在现代档案管理中的应用研究

孙莉莉

[摘 要]随着网络时代的到来，计算机的推广和普及，不仅给传统的档案管理提出新的挑战，也带来了难得的机遇，赋予了新的生命力，档案管理随之进入到社会信息网络的新天地。电子信息化在现代档案管理中的独特优势做为一个新的课题，摆在我们档案管理人员的面前。在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管，更要利用电子信息手段提高档案管理水平和服务质量。

[关键词]电子信息化；档案管理；应用研究

一、电子信息化在现代档案管理中的独特优势

电子技术的高速发展使档案工作由传统管理模式向信息化管理模式推进，计算机普及和使用，为档案的信息化管理提供可能，信息技术给当前档案工作带来了前所未有发展机遇，使档案工作由传统管理信息向信息化管理迈进。而档案管理信息化，是我们档案管理发展的新趋势和新目标，实现档案管理信息化不仅有利于改善档案工作管理水平，提高管理效率；更是提高档案服务社会，服务未来的必然要求。

一是电脑的普及为档案的信息化管理奠定了坚实的物质基础。随着现代科学技术的蓬勃发展，信息技术做为现代科学技术重要分枝更是突飞猛进，成熟的计算信息管理技术已普及到各行各业、各个领域。信息技术在档案管理领域中应用也是发展的必然。目前，档案管理部门基本上都配备有计算机，拥有熟练的操作人员，使档案管理部门以更快捷、更生动、更形象的方式为各级党委、政府和广大人民群众提供优质服务，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。

二是信息化管理档案，提高档案工作管理水平。随着我国社会，经济改革不断深化，给档案管理水平提出更高的要求，这就要求档案工作者积极探索档案管理工作的新方法、新路子，改变传统落后的手工管理方式，建立起与现代经济体制相适应的档案管理方式方法，而电子信息化与档案管理有机结合，不仅为提高档案管理水平提供了可能，更是未来档案管理水平发展的一个新的趋势。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案材料整理输入电脑，这就为档案的查阅、借阅、归档、统计等日常管理工作提供了方便，成倍的提高了工作效率，进而实现了档案动态管理。

三是信息化管理档案，提高档案工作服务质量。档案是一种重要的信息资源，而我们不仅是信息资源的最大的需求者，更是最普遍的利用者。档案管理工作的重要职责之一是为人们服务。随着我国经济的高速发展和社会改革开放的不断深入，人们生活水平的普遍提高，人们生活方式的不断进步，特别是网络时代的到来，人们获得信息的主要渠道从过去纸质书到现在电子书转变，原有档案管理模式已经很难适应当下人们对档案工作需求，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力，使得档案工作可以更加贴近社会、贴近群众、贴近生活，为社会广大人民群众提供更加高效的档案信息资源，在服务社会群体中争创优秀。为了提高服务质量，推进档案管理信息化服务是必然要求。

二、电子信息化档案管理中常见的几个问题

一是电子信息化档案管理中安全问题突出。由于在电子信息化环境中，档案资料信息很容易被复制、更改，而且不容易被人发现。加之，随着计算机网络技术的不断更新和进步，计算机网络病毒的攻击能力也越来越强，使得档案信息资料的重要数据更容易被破坏。同时，由于电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短。

二是标准化、规范化管理水平较低。档案管理电子信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础工作不足，案卷质量不高，特别是各类档案的录入相容性不强，系统软件也不能满足需要；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施。

三、推广电子信息化档案管理的新举措

随着信息化时代的到来，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，例如，文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以电子文件为主要形态，那么档案也自然以电子形式存在。由此看来，档案管理电子信息化是档案管理工作未来发展的必然趋势。为了更好的推进档案管理电子信息化的程度，我们应该开展以下工作。

一是建立和完善电子信息化档案管理的规章制度。根据纸质文件和电子文件各自的特点，建立电子文件和纸质文件“双保险”制度，将两者进行同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的有关数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补作用。同时要建立电子信息化档案管理的网络安全制度。由于在电子信息化环境中，档案资料信息更容易被复制、更改，很容易泄密，而且电子介质之间复制更简单、快捷，并且不容易被人发现，所以安全问题就显得更为重要了。设立一套安全有效的安全制度，通过加强权限管理，设置多层密码，加强密码设置的安全性，安装正版的防毒工具等措施可能郊地防止不被非法访问和窃取。

二是加大资金的投入和人才的培养。现在是电子信息高速发展的时代，电脑等硬件设施更新换代非常快，这就要求要加大资金投入，及时的更新硬件设施，有效保证电子信息化档案管理实现。同时注意加大人才培养，注重综合型人才的培养，做为一名电子信息化档案的管理人员，既要精通档案管理的专业知识，还要同时具备计算机方面的信息处理技术，所以要加大力度对这类型人才进行培训。还要有针对性的随着相关技能的不断更新改革，做好相应的继续教育培训，为实现建立高效良好的电子信息化档案管理创造有利的条件

三是用现代信息化手段，做好档案的日常管理。首先要建档设库，实现档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案材料整理输入微机，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机操作。其次要形成体系，实行档案的层级管理。从管理权限上，逐层建立档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行档案的网络化管理。从使用权限上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。