对企业文书档案工作刍议

张帆

[摘 要]结合实际工作，针对如何做好文书档案管理工作，如何对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，同时调整和发展创新文书档案工作运行机制，从而适应企业发展的需求，使文书档案管理工作更全面、更深入地在企业中发挥作用，是文书档案管理工作的进一步科学化体现。

[关键词]企业；文书档案；分析

档案是直接形成的历史纪录，也是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息。文书档案是国家机构、社会组织在社会实践和各种管理活动中直接形成的具有保存价值的文件。

随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的及时性、有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，使文书档案管理工作更全面、更深入地在企业中发挥作用，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。

如何做好文书档案管理是文书档案管理人员的历史责任，结合工作实际谈谈对做好文书档案工作的认识和体会。

一、要想做好文书档案工作，必须提高文书档案管理者的综合素质和专业技能

提高文书档案工作者的素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。鉴于文书档案工作服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。文书档案人员要不断努力学习《行政许可法》、《保守国家秘密法》、《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作管理规定，要充分认识到搞好文档工作是自己应尽的法律责任和义务。运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文档工作，实现单一型向多样复合型转变，努力使自己成为综合型文档管理人才。

二、要想做好文书档案工作，必须加强制度建设，建立长效培训机制

首先要建立健全在职教育的长效管理制度，明确在职教育的原则，从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地开展各类专业培训，使在职教育具有目的性、现实性和时效性。要引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新，更应该运用现代科学技术手段不断强化管理水平。文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习，运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档。

三、要想做好文书档案工作，必须调动职工工作积极性

有时文档工作者未必都能明白自己工作的重要性，这是因为他们纯粹是为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这就要求领导人员要做好宣传和教育工作，对文档工作提高重视，对文档人员重视，要求文档人员要有高尚的职业道德修养，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，耐得住寂寞，甘于清苦，发挥主观能动性，当好领导的参谋，及时为领导提供相关文件材料，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，体现出文书档案工作的重要性。

四、要想做好文书档案工作，必须提高档案的科学化、现代化管理

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等。如我公司现采用的OA办公系统，不仅提高工作效率，而且加强了电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成了文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理信息化是信息社会对文档工作的必然要求，企业档案必须适应信息化要求，把电子文档妥善保管起来。企业在制定信息建设规划当中必须要将档案工作纳入进去，档案部门要参与到企业信息化当中去。首先要解决纸质档案与电子文件信息的对称问题，其次要解决纸质和电子文件一致性的问题。档案毕竟是传统的记录和保存方式，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、科研、外事等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这就要求我们不断学习，吸纳新知识，利用现代化技术整理档案，真正达到简化整理、深化检索的目的。

五、要想做好文书档案工作，必须遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

创新、合理的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点。文书档案科学化管理，提高了文书档案管理的效率性和准确性，使文书档案管理工作步入了先进的、科学的管理模式。档案管理工作平时不起眼，也不引人注目，因此常常被忽略，但档案工作又是一项对历史负责、为现实服务、替未来着想的依据凭证。文书人员不仅在公司领导的重视及大力支持下勇于奉献，还要增强档案意识，掌握丰富的知识，再加上平时认真负责的工作态度，就一定会做好文书与档案工作。