浅谈企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾

文迈红

摘要：文章论述了在企业会务工作中全面统筹与细节兼顾的辩证关系，从筹“长远”与顾“短期”，安排好“大”与“小”的关系，统一管理与分散行动，能做主角与甘当配角，处理好通力合作与分工协作的关系等方面展开论述，从而提出全面统筹与细节兼顾在会务服务工作中的重要性和必须性，并对会务工作人员的素质提出要求。

关键词：会务工作 全面统筹 细节兼顾

会议活动是各级行政部门推动工作的重要载体，是现代社会生活、政治生活、经济生活中的一种经常地广泛的活动形式。在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想、提高认识、进行决策、布置工作、调查研究、交流经验、统筹协调、纠正失误、解决问题等方面都有重要的作用。

会务工作琐碎繁杂，大到会议文字资料的准备，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否则就会出现失误。所以，会务工作不仅要统筹兼顾，还有注意细节。

1 筹“长远”与顾“短期”

从长期来看，每年的会议活动都有周期性和规律性。短期来看，每月或每周的会议活动都会根据实际情况而不同。长期筹谋不完备，全年工作无中心；短期安排不细致，当前工作难安排。所以，全面的统筹，又要细节的兼顾，把精心拟制长期计划和详尽制定短期安排相结合，才能提前摆布各种工作资源，部署工作力量，使会务活动服务工作早计划、早准备、早安排。

做好年度计划。思路要清晰，计划要周全，重点要突出，准备要提前，既要考虑到每年例行举行的会议活动或者特定年份举行的会议活动，还要结合行政单位的实际，充分谋划年度举行的会议活动，按顺序拟制全年会议活动计划。

做好每月预计划。重在汇总信息、预排计划，落实责任，突出主要工作和重点任务。重在细化完善、查漏补缺、精准执行，明确各项会议活动的时间、地点、人员、内容、场地布置、着装要求、新闻报道等具体事项，严格落实经过领导审批同意的方案，形成要素齐全，可操作的执行安排。

2 安排好“大”与“小”的关系

会议活动服务工作从战略和宏观层面要谋大局、谋大事，在执行和具体操作要议小事、虑细节。谋好大事，方向正确、目标明确、定位准确，才能有超前性和预见性。议好小事，基础扎实、信息详实、内容丰富，才能具有操作性和实效性。

谋大事，要围绕中心、服务大局、从战略和全局的角度谋划会议活动，努力与领导同位、同向、同步思考问题，真正做到从大局出发、以大局为重、为大局服务。就企业而论，企业的战略发展目标，工作的重点任务，企业的价值取向等都是企业的大局、大事，这是我们服务的重点。

细节决定成败。议小事，从细小的基础工作做起，积累大量的基础信息、背景资料，把会议活动的方方面面的细节、节点了解清楚。比如做好《会议指南》，告知参加人员、会议地点、会议时间，并告知会议议程、会议主旨，使参会人员有目的的参与、准备发言。

3 统一管理， 分别行动

会务服务工作琐碎，繁忙，统一不起来，就是一盘散沙、各行其是、各走其道，组织不好，领导就会应付各种小事物，不能集中精力抓大事、议大事。具体工作任务分不出去，相关单位、部门、人员的责任就不落实，就会出现“会上任务分不清，会下责任扯不清”的情况。比如在企业会务工作中，每个相关科室、相关个人都有具体任务，每个人都有自己的具体责任，就不会出现扯不清，理还乱的状况。

任务分出去，需要科学合理分解任务，把会务活动服务工作细化、量化、实化，这样可以提高执行力，使工作有条不紊。比如在企业会务工作中，组织者应该对本企业的生产流程有所了解，并对每个关键点略通一二，这样在落实工作中，就会合理、有效，提高工作效率。

分别行动，还要统一管理，还要“统”起来，在会议筹备期，分工到人，责任明确，会议期间，还要把各项工作统一起来，统一领导，统一调配，这样才能有条不紊。

4 能当“主”角，甘当“配”角

任何一场会务活动都有牵头单位和配合单位，就要求处理好“主”与“次”的关系，也就是当好主角和配角的关系。该当主角当配角，会群龙无首、秩序混乱，出现无指挥、缺位漏位的问题；该当配角当主角，会大包大揽、越俎代庖，出现混乱指挥甚至是费力不讨好的情况。当好主角，就要当好牵头单位，做到统揽不包揽，到位不缺位。比如在企业中，行政工作会议就以行政办公室为主要牵头单位，这时就需要行政办公室唱好“主角”，做好统揽工作，对配合单位，分配到位、执行到位、落实到位，让配合单位明确自己的职责，做好配合工作。

当好配角，就是积极配合牵头单位，做到到位不越位，帮忙不添乱。对其他单位牵头的会议活动，必须服从安排，都要尽力做好。比如在企业中，党委工作会议，行政办公室就是配合单位，在工作中不能因为自己是配角，就应付了事，而应该积极主动，做好每一件事，哪怕是会议接待、现场布置这样的小事，都做得尽善尽美。也不因为是配角，就越位指挥，把工作程序弄乱。

5 要热情服务，冷处理分歧

在统筹会议活动中要热情搞好服务，在协调处理分歧时要保持冷静。服务不热情，统筹效率会大打折扣。处理分歧不冷静，协调工作会出现“拥堵现象”。冷热之间掌握好度、把握好平衡，体现的是思想境界，工作气度，统一协调。

会议活动有大量琐碎、繁杂的事务性协调工作，有些是对上级单位和同级单位，但更多的是对下级单位，不论在哪一级，都要做到热情服务、真诚相待，尤其是对下级单位要做到相互尊重共事、相互商量办事，以情感人、将心换心，争取到最大支持。如果颐指气使，高高在上，就会受到怠慢与应付，大大降低工作效率。

一场会议活动，往往涉及多个单位和部门，相互之间掌握的信息量和思考问题的角度不同，难免产生分歧。在协调处理这些问题时，不能主观臆断、偏听偏信，要全面分析产生的原因，要保持冷静、换位思考，找出双方的分歧点，找准结合点，找到解决问题的最佳方法，才能做好“润滑油”和“粘合剂”。比如在基层举办会议活动，必须加强前期沟通和协商，将事情的细节等工作告知对方，可以避免在实际操作中出现的诸多问题。endprint

6 在“稳”中求快，在“快”中求稳

日常性的会议活动，有充分的准备时间，要严格规范、精益求精、稳中求快。紧急性的会议活动，实效性强，要抓住关键、快速反应、快中求稳。稳体现的是责任意识和敬业精神，快体现的是能力素质、经验积累。

日常性的会议活动任务重，服务关键在稳，要坚持高度负责的工作作风，认真细致、小心谨慎、精益求精，做到考虑问题思维缜密，办事程序规范周密，提供信息准确严密，保证会议活动万无一失。比如在企业的职工（会员）会议代表大会，每年度一次，参加人员多，审议事项多，任务重，要提前筹谋好每一个事项，人员通知、座次安排、摄影摄像、灯光音响、新闻报道，都要提前做好准备，并逐一落实到人，并逐项检查，确保每个细节不出问题，让参加的会务服务人员细致了解自己的负责事项。

紧急性会议活动突发性强，服务工作关键在快，要反应灵敏、机动灵活，在最短时间内领会领导意图，抓住关键内容，找到时间弹性系数最小的节点，合力配合工作力量，密切配合、分步实施。快速反应，靠的是平常的“稳”，有一套应急措施，平时积累的各种材料，训练有素的会务服务人员，经常检查的设备设施。

7 处理好通力合作与分工协作的关系

会务工作不是一个人两个人就能完成的。会议文字资料有专人负责，会务后勤保障另有人负责，还有摄影、摄像、安全保卫都有专人负责，也有一人兼顾的情况。而这些工作需要各行其是，又必须通力合作才能完成好。

通力合作要求会务工作人员劲往一处使，心往一处想，互相提醒、互相帮助，如有疏漏，及时互相提示，不然，一盘散沙般，互不沟通、互相敷衍，必然造成整个工作完成不好，甚至出现失误。

8 总结

会务服务工作琐碎繁杂，既需要全面统筹，还要兼顾细节，既要总览全局，还要把握到位，这就要求会务工作者有较高的素质，能做到在重任面前不退缩，具有前瞻性和战略视野，有良好的沟通能力和协调能力，具有良好的学习能力和组织能力，具有服务意识和应变能力，具有团队意识和专业知识，才能把会务工作做好，做扎实，做完美。

参考文献：

[1]王德祥.浅论高校办公室的协调工作[J].秘书之友，1997（07）.

[2]张乐弟.高校办公室的管理研究与思考[J].现代商业，2009（06）.

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