基于Access开发《人口与计划生育档案管理系统》

张文 姜国峰

(东北农业大学校人口与计划生育办公室,黑龙江哈尔滨 150030)

基于Access开发《人口与计划生育档案管理系统》

张文 姜国峰

(东北农业大学校人口与计划生育办公室,黑龙江哈尔滨 150030)

Access 数据库具有较强的数据管理功能和不用复杂编程的优势,十分适合对数据库要求不高的中小型应用。本文对《人口与计划生育档案管理系统》的分析,设计,实现进行了详细阐述。实际应用表明,该系统操作简单 使用方便,能提高基层院系管理人员的工作效率。

Access 人口与计划生育档案 应用

1 引言

图1 数据库框架界面

人口与计划生育档案是人口与计划生育工作过程中积累的,具有长久保存和参考查证的重要价值,是各类证明、文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录,是制定人口与计划生育政策的重要资料,是做好人口与计划生育工作的基础,是提高人口与计划生育工作效率和工作质量的必要条件。以前,高校人口与计划生育的管理模式十分落后,以账、卡、册的手工书写管理为主,为进一步适应高校人口与计划生育工作管理制度的改革与发展,落实国家对高校人口与计划生育工作的要求,我们尝试采用Access,根据实际需要,特开发了适用于本单位的《人口与计划生育档案管理系统》。

2 数据库建立

2.1 创建数据库[1]

启动“Access2003”,在 Access 窗口中点击“文件”—“新建”—“空数据库”,以“职工计划生育档案”为文件名保存,即完成数据库的创立。继续“使用表设计器创建表”,输入数据库的所有字段和数据类型后,“职工计划生育档案”库的框架就完成了,如图1所示。

图2 窗体设计视图

图3 数据增加窗体

图4 查询界面

2.2 建立数据录入系统

创建一个窗体,用于增加新数据,操作步骤如下：(1)在设计视图下创建一个空白窗体(包括窗体页眉,主体, 窗体页脚),为窗体设定记录源为“职工计划生育档案”表,并调整窗体至大小适中,如图2所示。(2)在主体中创建矩形框,将字段从字段列表中拖至矩形框,并调整位置。(3)在窗体页脚中创建矩形框,在矩形框中创建命令按钮,使“控件向导”处于选中状态,在矩形框中创建一个命令按钮,在“命令按钮向导”对话框中选择“记录操作”类别,选择“添加新记录”操作,标题为“添加记录”按照同样的方法,再创建“保存记录”,“删除记录”两个按钮,对于“退出”按钮,是在创建一个命令按钮后,在“命令按钮向导”对话框中选择“窗体操作”类别中的“关闭窗体”操作。(4)保存窗体,窗体名为“职工档案录入系统”,如图3所示,从而进行新数据的输入。

2.3 建立数据查询系统

数据表数据输入之后,就可以建立查询命令按钮了。在添加“按姓名查询”,“按身份证号查询”,“按人事编号查询”和“按独生子女证编号查询”四个按钮前,要先建立四个查询,因为命令按钮的功能是由查询实现的。先做“按姓名查询”——在数据库视图中选中“查询”选项,再点击“新建”按钮,打开“新建查询”对话框,选“设计视图”,点“确定”。接下来,因为要对“职工计划生育档案”进行查询,所以在“显示表”对话框中我们添加“职工计划生育档案”,进入“查询设计视图”。在查询设计视图中,添加几个字段,将来查询就显示几项内容,没被添加的数据表字段,查询中不显示。我们将数据表所要查询的选项添加到“查询设计视图”的字段所在行。接下来利用“命令按钮向导”查询数据表。再回到刚才的“职工计划生育档案”窗口,在工具栏上的“控件向导”开启的情况下选择命令按钮,在窗体合适位置画出该命令按钮,进入“命令按钮向导”,在“类别列”中选择“杂项”,在“操作列”中选择“运行查询”,然后点“下一步”,在“选择命令按钮运行的查询”中,选择“按姓名查询”查询,点“下一步”,按钮类型选择“文本”,把“运行查询”改为“按姓名查询”点“完成”即可。这样就把刚才建立的“按姓名查询”和我们“查询命令按钮”联系起来了,从而实现选择该按钮就运行该查询,实现按班级查询的功能。重复上面的步骤,把 “按身份证号查询”,“按人事编号查询”和“按独生子女证编号查询”三个命令按钮也添加进来,并且和对应的查询建立起链接。效果如图4所示。

4 展望

我们将把人口与计划生育档案工作作为一项重要的基础工作,建立完善的人口与计划生育档案管理制度。引入计算机技术及其他高科技手段,使得高校此项工作的管理水平有较大程度的提高,建档、查询、检索、发放各种费用等都能做到准确无误,提高了管理质量和工作效率,实现了管理信息化和办公自动化。同时,利用人口与计划生育档案资料,通过从存储计算机中的育龄妇女基础信息表和独生子女证等资料,可为育龄职工提供相应技术服务的依据。

我们的目标是在多部门的共同努力下实现网络办公。职工可以通过校园网填报申请,并在计生部门审核批准后及时下载带印章的批件,这样可以提高了办公效率,并为职工节省时间,能有效地解决学院部门多、各校区地域分散而造成的报表的困难等问题。

Microsoft Access 2003是Office的一个基本组件,它能给用户提供强大的数据处理功能,帮助用户组织和共享数据库信息。本系统只是一次有益的尝试,它还要在实践中不断的测试和补充。如果与其他软件共同使用可以制作出更趋于完美的档案管理系统[2]。

[1]Cary N.Prague等.中文版Access 2003宝典[M].北京：电子工业出版社,2004：100-120.

[2]李若瑾,王丽萍.Authorware7.0实例教程(第二版)[M].北京：电子工业出版社,2010：134-145.

Access database with a strong data management capabilities and strengths without complex programming, is very suitable applications in less demanding database. This paper described the File of Population and Family Planning Management System analysis, design and implementation. Practical application shows that the system is simple, easy to use, and can improve the efficiency of the grass-roots faculty.

Access File of Population and Family Planning Applications

姜国峰,东北农业大学校办主任,研究方向高校教育管理。

张文(1963-),女,本科,研究方向高校人口与计划生育管理。