图书成本预算在Excel系统中的快速实现

◎ 尤 力

图书成本预算对于编辑来说，是实际工作中非常重要的一项内容，一名合格的编辑在与作者沟通及策划选题时，应能够根据不同的策划意图快速准确地预算出图书各项成本。目前，各出版单位所用出版系统不尽相同，系统内自带的预算模块也不尽相同，参数设置纷繁复杂，并不方便使用。考虑到通用性、实用性、易操作、易修改等因素，本文选择Excel系统为图书成本预算的快速运算软件，在设置了符合工作实际的公式和基本参数段后，能够灵活快速地计算传统印刷、数码印刷两种方式所产生的基础成本，并且可以通过成本对比为编辑选择恰当的印刷方式提供参考依据，以使得出版流程预算更加灵活、高效、便捷。

笔者在Excel系统中设计制作了一种图书成本预算表，只需要简单填写3个基本参数，便可粗算出图书的成本。这样在策划选题的最初阶段，便能做到快速估算出大致的图书成本，而且所有数据都集中在一张Excel表格中，非常直观、便捷。完成设计的Excel表格如图1所示。

在图1中，图书成本预算表分为条件数据区域、传统印刷成本预算区域、数码印刷成本预算区域三个部分。编辑只需要将条件数据区域的基本数据与各项单价填写好，即可由EXCEL系统通过预设的公式计算出各项成本费用。以下以一本300千字、16开本的书稿为例，准备印刷3000册，正文使用70克胶版纸，单色印刷，封面使用200克铜版纸，四色印刷，来计算其图书成本。

图1 图书成本预算表

一、图书成本预算表及其参数设定

在制作图书成本预算表前，需要设定条件数据区域。条件数据区域分为设定参数区域、自动生成数据区域以及常数区域，如图2所示。

图2 条件数据区域

1.设定参数区域

在设定参数区域A2：D3（黑底反白部分）单元格中，只需要填写印数、实际开本两项，以及自定面数或自定字数两项中的一项，共三项数据即可。

2.自动生成数据区域

自动生成数据区域包括版面字数、实际面数、单面版面字数、开本、印张、令数。这些数据是在填写完成设定参数区域后，通过已经设定的公式由系统自动计算出来的，如图3所示。

图3 自动生成数据区域

实际开本可以通过更改单元格“数据有效性”属性设定为可选参数。本文设定16开（制品尺寸787mm×1092mm，字数1482）、小16开（制品尺寸710mm×960mm，字数1156）、大16开（制品尺寸880mm×1230mm，字数1600）、大32开（制品尺寸880mm×1230mm，字数840）四种常用开本为参数。

实际开本选择后，在EXCEL中可使用公式计算常用开本所对应的单面版面字数，运用IF函数，在B5单元格中输入公式：

=IF(D2=16，1482，IF(D2="大16"，1600，IF(D2="小16"，1156，IF(D2="大32"，840))))

表示：如果D2（实际开本）为16开，则B5（单面版面字数）为1482个字，依此类推。

实际开本的表示为文字形式，无法参与公式运算。为方便计算印张及令数，可将开本转换为数字形式，即使用RIGHT函数取值D2（实际开本）右面两位数字。在D5单元格输入公式：

=RIGHT(D2，2)

在实际工作中，出版社通常根据版面大小及面数计算版面字数，一般来说，作者通常会选用Word软件来撰写稿件，并使用默认的A4纸39行×38列版式，所以，编辑只需要了解作者用哪种版式撰写稿件，然后要求作者直接提供稿件的面数，就可以计算出比较准确的版面字数。如果作者还没有完成全稿的撰写，只能提供大致的字数，编辑同样可以通过作者提供的字数直接推导出图书实际需要的面数。为了实现图书成本的有效预算，可将自定面数、自定字数、版面字数、实际面数设置为嵌套循环公式，即只需要输入自定面数（或者自定字数）、版面字数、实际面数便可自动生成（注：自定面数或自定字数只可填写一项）。

在B4单元格中输入公式：

=IF(B3＞0，ROUND(D4*B5/1000，0)，D3)

表示：如果B3（自定面数）＞0，则B4（版面字数）=实际面数×单面版面字数÷1000，使用ROUND函数对版面字数进行四舍五入；如果B3为0，或者不填写任何数字，则B4=D3，即版面字数等于自定字数。

在D4单元格中输入公式：

=IF(D3＞0，ROUNDUP(B4*1000/B5，0)，B3)

表示：如果D3（自定字数）＞0，则D4（实际面数）=版面字数×1000÷单面版面字数，使用ROUNDUP函数对实际面数进行向上舍入面数，如165.5面向上舍入为166面；如果D3为0，或者不填写任何数字，则D4=B3，即实际面数等于自定面数。

印张与令数是计算印刷装订费用的基础，可根据实际面数与开本的关系计算印张和令数。

印张=实际面数÷开本（如D4/D5），根据图书印装特点和要求，本表实际印张数尾数均向上归为0，0.25，0.5，0.75。使用INT函数先取B6（印张）的整数印张，再使用IF函数计算小数印张所对应的数值，二者相加即为实际印张。在B6单元格中输入公式：

=INT(D4/D5)+IF(D4/D5-INT(D4/D5)=0，0，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.25，0.25，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.5，0.5，IF(D4/D5-INT(D4/D5)＜=0.75，0.75，1))))

令数=印张×印数÷1000(如B6*B2/1000)，即在D6单元格中输入公式：

=B6*B2/1000

3.常数区域

常数区域包括加放率以及税率（灰底部分），按照各出版社实际要求填写好规定值后，一般不需要再修改。

条件数据填写后，即可计算出图书传统印刷、数码印刷两种印刷方式下的各项费用。由于各出版社的工价不同，故本表中单价只是标准工价，编辑在使用时可调整数值。

二、传统印刷成本预算

传统印刷成本可分为印前成本及印刷成本。印前成本包括加工费、复终审费、版面设计费、排版及出片费、校对费、图书管理费、封面设计费等。印刷成本包括正文纸费、正文印刷费、封面印刷费、封面工艺费、上晒版费、装订费等。封面印刷及工艺参数比较复杂，为计算方便，本表中简化为每本书的封面为200克铜版纸四色印刷，成本为1元。将各项单价根据实际情况设定好后，录入与字数相关的公式即可得出各项费用，如图4所示。

图4 以版面字数为固定参数相乘

加工、复终审、校对、版式均以版面字数为固定参数，与单价相乘即可得出相应费用。如C13=B13*B4，即加工费等于单价×版面字数，复终审费、校对费、版式费依此类推。

排版是以版面数为固定参数，即排版费=版面×单价，C18单元格为排版出片合计费用，如图5所示。

图5 排版费用

正文用纸需要考虑到用纸令数、加放率及税率，即正文纸费=令数×（1+加放率）×正文纸单价×（1+税率）。在C19单元格中输入公式：

=D6*(1+B7)*B19*(1+D7)

所得结果如图6所示。

图6 正文纸费

正文印刷费与印张有关，同时需要考虑最低起印数3000册，不足3000册以3000册计算，即正文印刷费=印张×2×正文印刷费单价×印数÷1000。为保证数据计算正确，需要使用Excel中的IF函数。在C20单元格输入公式：

=B6*2*B20*IF(B2＜=3000，3，IF(B2＞3000，B2/1000))

计算结果如图7所示。

图7 正文印刷费

传统印刷需要出片、拼版、上晒版，而计算上晒版费用时要分别对整数印张与小数印张进行计算，小数印张为0.25、0.5取为1块版，小数印张为0.75取为2块版，计算时与整印张的2倍相加，即上晒版费=上晒版单价×（整印张×2+小数印张的版数）。在C21单元格输入公式：

=(ROUNDDOWN(B6，0)*2+IF(B6-INT(B6)=0.25，1，IF(B6-INT(B6)=0.5，1，IF(B6-INT(B6)=0.75，2，0))))*B21

封面因以1元作为预算单价，其费用较容易计算。

C21单元格与C22单元格所得费用如图8所示。

图8 上晒版费与封面费

装订费在进行计算时只需要考虑令数及加放率即可得出，即装订费=令数×装订费单价×（1+加放率）。在C23单元格中输入公式：

=D6*B23*(1+B7)

结果如图9所示。

图9 装订费

通过对以上数据的计算便可得到传统印刷的各项基础成本，按印刷费用、印前费用及总预算合计分类汇总，可对整个图书出版流程所产生的费用一目了然，如图10所示。

图10 印刷费用、印前费用及总预算合计

三、数码印刷成本预算

与传统印刷工艺相比较，数码印刷除了快速、灵活、不受印刷数量限制之外，而且能够节省出片费用，同时也免除了拼版、上晒版所耗费的人力物力。只是由于目前数码印刷设备的成本较高，在印刷数量较大的图书时单册成本高于传统印刷的单册成本。图书成本预算表还可以通过两种印刷方式成本的对比为编辑选择印刷方式提供依据，并且可以大致估算出采用两种印刷方式成本接近时的印刷数量。

数码印刷成本预算同样以条件数据为基本参数，只需要输入印数、开本、版面字数或者面数即可，如图11所示。

图11 数码印刷成本预算

仍然以正文使用单色70克胶版纸、封面使用四色200克铜版纸为前提，设定印数“100”、实际开本“16”、自定字数“300”，印前费用的计算与传统印刷相同，数码印刷因不需出片，故排版费用计算与传统印刷有所差异，如图12所示。

图12 两种印刷方式排版费用对比

数码印刷封面覆膜及工艺、装订方式均以印数为基础，用纸及印刷费以实际面数为基础，与单价相乘即可计算各项费用。

完成对数码印刷的各项目计算后对印刷费用、印前费用及总预算合计分类汇总即可。

结语

图书成本预算表设置完成后可以快速计算对比传统印刷与数码印刷的各分项成本、总成本。通过与出版社大量已结算图书实际成本比较，本预算表所得结果的误差为5%～10%，可以认为其精确度较高，能够满足编辑预估成本需要。本表没有考虑稿酬、纸种、装帧方式、印刷形式等因素，根据工作实际情况，在需要考虑这些因素时，编辑适当对上述预算表进行适当改进即可。