简析信息管理在工程招标代理中的运用

张鹏 李锦华 程统塘

摘要:随着我国建设领域招标制度的不断完善，招标代理行业也得到了蓬勃发展，但在发展的过程中，仍然面临着很多问题，比如说，招标代理从业人员整体素质不高，各种虚假招标，出借机构资格证书仍然普遍存在。而信息管理为解决工程招标代理工作中存在的这些问题提供了一个解决这些弊病的全新思路与方法。本文简要地阐述了当前我国工程招标代理的弊病及其对于信息管理的主要需求,并尝试针对工程招标代理中信息管理的具体运用进行一定的分析和探讨。

关键词:工程招标代理 ；信息管理 ；具体运用

中图分类号：TU723文献标识码： A

引言：我国的工程招标代理工作从20世纪80年代开始施行。在这三十年里,可以说我国的工程招标代理事业已经取得了显著的进步,工程招标代理机构也由无到有、由小到大、由少到多。对于工程招标代理机构而言,应当掌握包括招标企业、 投标企业、评标机构及专家、招标投标管理机构等各个方面的信息。

1、当前我国工程招标代理的弊端以及信息管理带来的发展前景

当前我国的工程招标代理工作仍然存在许多的问题。工程招标代理行业入门门槛较低,工程招标代理机构从业人员的素质参差不齐,一些工程招标代理的程序较为复杂,周期较长,从而导致工程招标代理一些较小的项目中很难得到普及。在现今网络蓬勃发展的情况下,怎样依靠网络将工程招标代理中一系列的信息进行公开、从而加快信息传递速度、避免信息不畅从而导致的资源浪费,在工程招标代理流程中，采用信息技术使工程招标代理过程中实现信息化管理,是解决当前我国工程招标代理行业中诸多问题的一个很好的方法。

2、 当前我国工程招标代理对于信息管理的主要需求

信息的需求存在于工程招标代理业务的每一个流程中。信息在招标代理的业务流程中可划分为三个阶段。招标代理的前期阶段,采集招标的工程项目信息工程项目是建筑市场信息体系中重要的内容之一;在工程招标代理工作的中期阶段,价格信息招标代理机构在获得代理项目后,应当在招标企业委托的范围内承担招标事宜,代理机构的信息需求主要集中在有关资格预审的信息,编制招标文件和标底所需的信息等;在工程招标代理工作的后期阶段,主要是反馈信息,工程招标代理机构掌握着非常详细、准确和全面的工程项目信息,可以采取适合的方式将这些信息提供使用,同时,工程招标代理机构也可以得到这些企业的大量反馈信息,不断补充、更新、完善已有的数据资源,提高信息的使用质量和水平。

3、探讨工程招标代理中信息管理的具体运用

3.1 工程招标代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招标代理模块中的核心部分,其主要功能包含了公发的布告、项目的招投标策划、标书的网上预订与下载、相关文件的编制与审查、整套资料的最终归档、项目招投标的答疑。

3.2 工程招标代理中招标资料档案的信息管理

工程招标代理中的招标资料档案应满足有关归档要求,针对业务实际情况,可实现部分资料归档、全部资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。

3.3 工程招标代理中业务数据库的具体运用

工程招标代理中的业务数据库主要有投标企业信息数据库、工程项目信息数据库、行业信息库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络,动态掌握招标代理的内部信息、外部信息,做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。

3.4 工程招标代理中业务数据汇总统计分析查询模块的具体运用

工程招标代理中的业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能,满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要,数据应做到准确、统一。

3.5 程招标代理中业务辅助系统的具体运用

工程招标代理中的业务辅助系统应能够按照公司发布的招标文件范本模板,自动生成相应招标文件;在线查询登记开标厅和评标室;开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。依据公司发布的评标报告模板,自动生成相应评标报告文本;依据公司发布的模板,自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书,投标保证金收取退还记录查询。

3.6 工程招标代理中工程造价模块的具体运用

工程招标代理中的工程造价模块主要包括定额及其配套文件信、人工、材料及设备、机械台班等各种要素价格信息和各类工程造价指数。定额主要是现行的消耗量定额及其补充定额、定额解释等;

4、结语

除此之外,工程招标代理机构还担负着发布并传达相关工程信息的职责。首先,工程招标代理机构在接到招标任务之后,应结合信息管理通过各种有效途径来将标讯进行及时发布,其所发布的标讯能够被越多的投标企业所了解,则工程招标的可选择性也就越大;其次,工程招标代理机构还要及时做好工程招标各个方面的信息沟通与传递,从而在招标企业、投标企业、评标机构及专家、招标投标管理机构等四个方面之间架起一座行之有效的信息桥梁,并将各方面的关系协调理顺。

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