高校档案资源建设新视角的探究

朱伟文

[摘 要]现代高校办学理念和档案“三个体系”下的高校档案资源建设，赋予了高校档案资源建设新要素，高校档案部门要抓住契机，通过控制档案形式源头，突破传统归档理论限制，重组和收集档案智能和虚拟资源，不断优化馆（室）藏结构，建立覆盖人民群众的高校档案资源体系。

[关键词]高校档案；资源；整合

档案“三个体系”建设是档案工作贯彻落实十七大科学发展观的重大举措，是践行党的群众路线的具体体现。在“三个体系”建设中，档案资源建设是档案各项工作得以顺利开展的要素，既是利用建设的基础，也是档案安全建设的保障，只有通过完善的档案资源建设“人类宝贵资源——档案才能摆脱自生自灭、散乱不安全的状态，获得应有的归宿”（1）。

1.高校档案资源建设的内涵

档案是人们在社会实践活动中形成的，具有保存备查的原始记录，是一种信息资源，影响着人类生活的方方面面。高校档案资源是高校在从事教学、科研、党政管理及其他各项活动中形成的对学校和社会有保存价值的档案总和。它记载了学校发展的脉络，汇集高校教学、科研等领域的成果，沉积着学校特色专业和悠久文化的精华，虽然不直接参与学校管理、教育教学、科学研究等活动，但其通过提供档案为高校各项活动服务发挥的作用不可忽视。2005年连战访问北京大学时，北大准备的礼物是其母亲赵兰坤女士就读该校期间的学籍档案，跨越时空的档案资源瞬时拉近了海峡两岸的距离，通过这一经典的事例可见高校档案资源建设的价值。

随着高校教育事业的蓬勃发展，现代高校档案资源体系涵盖三个层面：一是传统的档案实体资源，它是由高校实践活动中直接形成和处理的原生性信息汇成的各种形式、载体、内容的记录；二是经过加工的档案智能信息资源，它由高校档案实体资源派生出并游离于实体档案之外，是依据档案实体信息内容与形式特征提炼的检索性、汇集性的二、三次文献；三是新产生的虚拟档案信息资源。随代现伴计算机和网络技术在高校科学研究、管理过程中广泛应用，大量的档案信息资源通过网络技术以虚拟信息的形态呈现，高校档案虚拟信息资源应运而生。高校案资源建设就是对这些档案资源总和的形成、价值判定、收集和加工整合的过程。

2.高校档案资源建设现状及新视角

建国以来，大多数高校的档案资源建设局限于学校党政部门形成的文书和人事档案的管理。上世纪八十年代末，随着高校工作中心的转移，国家教委颁布了《普通高等学校档案管理办法》（简称“6号令”）。“6号令”的颁布，是高校档案资源建设的一个重要转折点，其中第五章第十七条指出：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料保存。”高等学校文件材料的归档范围由原先的党政管理扩展到教学、科研、基建、出版、外事、仪器设备、财会、产品生产九个门类，涉及到高校各项工作的方方面面。各高校在实施“6号令”的过程中，加大了对档案实体资源的建设力度，通过制订相关制度，把原本散失在个人和系科的教学、科研的档案集中到档案部门，并遵照“6号令”第七条第5点，推进档案智能资源的建设，编制了多种检索工具和文献汇编，为学校教职工利用档案提供方便。

“6号令”颁布近二十年来，高校档案资源建设经过各高校档案部门的努力，已有了厚重积淀，档案资源建设的规模与结构发生了翻天覆地的变化。根据2010年4月江苏省档案局《关于开展江苏高校档案工作基本情况调查的通知》的调查结果，江苏省80所高校截至2010年4月底九大门类实体档案积累了一百七十多万卷，除产品生产类（9031卷）档案案卷数量明显寡弱，其他各门类档案卷数相对平衡，教学类（387967卷）和科研类（76827卷）档案数量已超过了党群类（360599卷）和行政类（260402卷）档案数量，充分体现了高校档案实体资源建设的成效。但高校档案资源建设仍然存不少问题：其一，智能资源建设不富足，表现在“档案编研成果”较少和已归的档案不能及时找到的事件偶有发生；其二，对76所高校档案数据库建设和档案网站建设情况的统计，表现出虚拟资源建设方面的严重缺失，建有全文数据库的高校仅有15所，有电子目录或个别档案数据库的高校也只有29所，建有专门网站的高校22所，无专门网站的54所；其三，在实体资源方面，虽然数量有所增长，但查找时常常发现要用的档案没有归档，而且各高校的综合档案千篇一律，存在“虚胖”与库存数量不充分现象；还有载体单一，缺少能够生动再现高校各个时期原貌的声像资料。

此外，近年来，随着国家经济发展，社会的文明程度的提高，现代大学一步步走向大众，融入社会，人才培养、科学研究、社会服务和文化传承成为高校的基本职能。所以，高校档案资源建设，还需与时俱进，大胆创新，创建覆盖人民群众的高校档案资源体系是当下一个值得我们探索的视角。

在高校何为覆盖人民群众的档案资源呢？其实在“6号令”和2008年，教育部和国家档案局根据近年高校档案管理发展变化的情况，颁发的新《高等学校档案管理办法》（简称“27号令”）中都有影可寻，在给高校档案下定义时，两者都提到的“对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”，前者第六条还明确指出高校档案馆“既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久存放和提供利用本校档案的科学文化事业机构”，“对学生、学校和社会”的范围和“永久存放”的终极性都确定了高校档案资源是学校和国家共同的财富，高校档案工作不仅仅要履行内部的职能，还要融入社会，服务社会，担当社会的责任。“27号令”还首次将学生档案独立设类，突显了科学发展观和群众路线以人为本和关注民生档案的理念。可见，覆盖人民群众的高校档案资源建设就是紧贴民生，传承校园文化精神和维护学校发展的真实面貌，以方便学校师生和社会大众利用需要为宗旨，有效地掌控高校档案形成，科学判定、收集，合理整合三个层面上对学校和社会具有永久保存价值的档案信息资源。

3.新时期高校档案资源建设的探究

现代高校办学理念和档案“三个体系”下的高校档案资源建设，赋予了高校档案工作新的思想要素，高校档案部门要抓住契机，积极探索和完善高校档案资源建设的方式、方法，提升高校档案管理的水平和层次。

3.1掌控高校档案形成源头，强化实体资源全员收集的整体功效。首先要建立合理的群体结构。从管理角度审视，要成立学校层面上的“档案工作委员会”，由主管校长、档案馆负责人和各职能部门、院系领导组成，自上而下负责领导和协调全校档案工作；从业务角度出发，应自下而上，档案平时分散在学校各个角落，形成于学校各个部门、院系，甚至是个人，收集工作不是高校档案部门一个单位能完成的，它涉及到各部门、各院系和每个形成者，因此，学校各部门、各院系要明确有1人以上的兼职档案员，在高校档案部门专职档案员的指导下具体从事最初的档案收集和整理，通过覆盖全校的网络队伍，有效控制实体档案形成的源头，保证高校实体档案的齐全。第二，提高学校全员归档的意识。通过各种途径对全校领导、教职员工宣传档案法律、法规，认识到档案收集人人有责，贪图自己利用方便，把档案“占为已有”等不归档行为是违法的，促使到归档时间，领导、承办人员主动把积压在个人手中利用的文件资料交给兼职档案员，提高档案的归档率。第三，积极开展档案业务培训，增强专、兼职档案员的责任感。组织专、兼职档案员认真学习研究有关资源建设的要求和标准，按规则整理，系统、有效地储存资源，确保高校档案实体资源的安全和完整。第四，正确判定档案价值，严格进库档案质量，在档案进馆（室）前，高校档部门要严格鉴定，去粗存精，去伪存真，把不附合归档要求的文件拒之门外，并建立利用预测反馈机制，有针对性地主动收集利用者需要的信息资源，上下齐心，发挥全员收集档案的整体功效，从源头确保进馆（室）档案量与质的统一，消除“虚胖”与库存数量不充分现象。

3.2突破传统归档理论的限制，重视智能和虚拟资源的建设。首先加深智能档案资源的开发。智能资源建设就是指超脱档案原始载体限制，揭示按照专题重组档案信息的行为或过程。高校是人类传授知识、培养国家人才的基地，也是研究高新科学技术的场所，所产生的信息资源本身具有巨大的价值，但它自身无法向利用者显示出来，高校档案部门必须在一次文献的基础上，大力加强二、三次文献编研，从大量的文献中筛选有关的情报信息，编辑各种检索索引、文摘向用户提供线索，同时要借助计算机等现代化技术、设备，提高二次文献覆盖率，建立完整、便捷的档案目录电子检索系统，做好全宗级、案卷级、文件级目录与全文文本库、图形图像库之间的链接，缩短查找时间，提高档案信息的处理能力。其次，加强虚拟资源的捕获。随着计算机技术、网络技术、多媒体技术的普及，电子数据，网上信息越来越多，一方面要注重对虚拟档案信息的收集、鉴定、整理，对具有永久保存价值的档案，要纸质与电子并重，对不起凭证作用保存价值不高的资料，可用虚拟资源替代；另一方面要做好实体档案信息数字化的转化工作，对馆（室）藏的档案资源进行录入、扫描等数字化“加工”，以补充纸质档案利用单一化的不足，满足多用户同一时间查阅档案的要求。

3.3不断优化馆（室）藏结构，创建覆盖人民群众的高校档案资源。第一，在做好平时档案收集工作的基础，通过各种渠道，拯救高校珍贵的老档案，一方面，采取征集和捐赠相结合、开通寄存通道和与相关单位建立合作、交换关系，把馆（室）藏中缺失珍藏在个人和其他单位的反映本高校发展足迹的资源吸收进来，补充馆（室）藏资源的不足；另一方面，也可采用口述档案的方法弥补历史的空白，我校从今年上半年开始，启动口述校史的工作，在查找现有档案的基础上，列出要了解内容的提纲，用摄像、录音的方式定期访谈我校离退休的知名专家、教授，取得良好效果，访谈形成的声像档案资料不仅能以直观、生动的视频再现高校历史记忆，作为激发全校师生的爱校、爱国热情的素材，还可以改变高校档案馆（室）藏载体单一的局面。第二，突出重点，形成有学校特色的档案资源。虽然高校归档遵行的原则一样，但是每个高校的具体教学、科研、管理都有自己的侧重点，重点接收那些能够全面反映本校管理、科技、教学、及规模发展状况和能够突显学校特色的专业学科的档案资料，如教学大纲、课程安排，教师、科研人员学术研究成果、著书手稿等等，展现学校特有的档案风貌，改变趋之若鹜、人有我有的状况。第三，关注校园民生档案建设。加大收集与师生民情密切相关的民生档案，注重学生学历、学籍和在校表现原始文本和教职员工职称、职务、工资变动、享受待遇等方面文件的形成，缩短这些档案的整理时间，加快利用进程，并有针对性地对这些档案进行资源整合，实现档案静态资源与学生、教职员工、社会大众利用需求的无缝对接，彰显新时期高校档案人文关怀的作用。

总之，我们要站在为学校和社会公众服务的高度，不断挖掘档案新鲜资源，为高校和社会全方位利用创建丰厚的资源库，开创高校档案工作科学发展的新局面。

参考文献：

[1]马学强.新时期档案资源建设的思考档案学研究2004年第5期32-36页

[2]陈忠海/梁艳萍近十年国家档案资源建设研究综述四川档案2010年6期28-31页

[3]普通高校档案管理办法国家教委1989年10月10日

[4]高校档案管理办法国家教委国家档案局2008年9月1日

注释：

（1）何嘉荪：《档案管理理论与实践》高等教育出版社，1993年31页。