会计集中核算机构基建账务处理的思考

文/叶浩洁

会计集中核算机构基建账务处理的思考

文/叶浩洁

会计集中核算机构专门负责一个区域或一个系统内所有单位的会计工作，所有的业务都是由单位报账员根据已经发生的事项、需要支付的凭证来报账，核算中心财务主办并不了解实情，而且每一位财务主办要承接数个单位的账务处理业务，无法像一般单位会计那样对每笔经济业务进行跟踪监督，因此要求核算中心更加要把账务设置得准确明了，保证报账不出错，而且经得起外部的查找与核对。

一般就事业单位而言，账务处理还是比较简单的，那些金额小、经常性的支出只要针对原始凭证认真审核不会出错，而特别需要引起重视的是那些大笔的支出，对于核算单位，最大笔的支出莫过于(除人员外)基建款项的支出，基建项目涉及单位的改造、装修等金额较大的工程，占支出的大头，因此，对于基建项目需要更多关注与重视，但目前的账务处理似乎还不够严谨。

一、基建专项账务处理的现状

目前支付基建款项有三种途径：一是由基建专项拨款，基建拨款作为收入，然后支出的时候作为“事业支出－项目支出”核算，基建支出必须提供基建科的审批才可以使用基建专项的资金；二是由单位自有资金支付基建款项，基建支出作为“事业支出－基本支出”核算，一定限额内就不需要基建科审批；三是应由基建专项支出，但因为基建专项资金未到位，而挂“其他应收款－基建暂付”核算。

如果一笔基建款都是单次工程单次支付，分别这样三种方式支付并无问题，但问题是，基建项目往往因涉及金额大、时间长，常常需要根据工程进度分期支付款项，这样，同一个基建项目，可能今天作“事业支出－项目支出”、明天作“事业支出－基本支出”，后天挂“其他应收款－基建暂付”，而且支出项目年终结转，一些跨年的基建工程，一转，来年什么资料都没了，要查看一项工程到底支付了多少钱，要一年年地往上查，查完“事业支出－项目支出”，再查“事业支出－基本支出”，还要看“其他应收款－基建暂付”，不能看漏、看落，而且因为每个基建项目在账务里没有编号，有些项目名称相似，往往都不知道是不是要查找的那一笔，要翻出凭证来核对，但核算中心所有凭证只保管一年，遇到两年以上未完结的工程，还要委托单位自己回去翻看凭证，不管是近一两年未完结的基建项目，还是两年以上的基建项目，这样来来回回翻找颇费周折，而且还不能做到万无一失。所以现在基本依赖报账员自己能够登记清楚，做到心中有底，能够正确处理，遇到不负责、不内行的报账员，支付基建款项真的让人胆战心惊。

当然，也曾尝试过由核算中心的财务主办登记备查账，但因为一个财务主办要负责多家单位的账务处理，日常工作非常繁忙，基建款项又不是常常会发生，非常容易忘记登记备查账，也无从核对，有一笔登漏了，备查账便变得毫无意义，并且因为很多需要分期付款的工程款都是跨年的，核算中心财务主办轮换后，备查账常常也没有延续下来，因此，实行后不久便不了了之。

如果能有一种财务处理方法，不用这么多科目烦杂地去查看，从账上某一个科目便能一眼看出某项工程已经支付了多少钱，则支付的确定性能增加很多。对于这样大笔的支出，改革原有的账务处理办法成了迫在眉睫的事情。

二、基建账务处理的特殊性

(一)按规定，每年事业单位要上报大型基建的预算，然后相关部门审批后拨入单位，再行使用，但现实情况是，一是时间上的延迟，很多项目其实都已经在进行，但审批及资金到位常常要滞后，才会出现单位要么就用自有资金支付，做“事业支出－基本支出”核算，要么就挂账“其他应收款”，如果拨下的专项资金赶上后期支付款项的时间，则余下的做“事业支出－项目支出”，这样一来，完整的一笔基建款项，支付得七零八落，要查找也很困难；二是用途上的改变，本来，预算的基建款项应是分为专门项目的，但因为时间的延误，前期单位用自有资金支付了本该专项支付的款项，待到款项到位时，多出的部分又用于其他基建项目的支出，因为时间的关系，根本做不到专款专用。

(二)由于种种原因，有些单位自己也不知道某些巳上报的基建款到底有没有批下来，今年会拨下多少基建专项款项，要么，有些报账员不了解情况，有些应用基建专项资金的没有用，造成一定的混乱，遇上单位的报账员更换，前期的支付情况到了新一任就一问三不知了。因此，不能完全依赖报账员去掌握基建款项的支付情况。

拨款的时间与方式作为我们核算中心无法控制，报账员的专业素质也非短期可以改变，那么，我们该如何在现有状况下安全地支付基建款项呢？

三、基建专项账务处理的建议

单笔单次支付的基建款项可以直接做支出，如果是用基建专项的资金，可以做“事业支出－项目支出”，如果是用自有资金，可以做“事业支出－基本支出”，如果确定应由未到位的基建专项的资金支付，可以做“其他应收款－基建暂付”。

重点要关注的是跨期的、分期支付的基建款项该如何核算。最简单的一种办法，只要还没完结的基建款项支付的时候都先挂在“其他应收款－分期支付基建款”，以承接工程的单位名称设置为往来单位，分别每个承接工程的单位进行明细核算，直到基建项目完结，再分别根据实际情况结转到“事业支出－项目支出”或“事业支出－基本支出”科目，这样，单单看“其他应收款－分期支付基建款”科目，那么每项基建款项已经支付了多少一目了然。

但问题是，如果一个工程持续几年的话，一边有基建专项的拨入做收入，另一边基建支出因未完结，挂“其他应收款－分期支付基建款”不结转，报表上显示收入增加而没有支出，虚增了结余，不能反映真实的状况，所以又不能全部挂在“其他应收款－分期支付基建款”下。

那是否可以这样解决这个问题，所有分期支付的基建款，支付的时候根据实际情况，借：事业支出－项目支出(基本支出、其他应收款)贷：银行存款，然后，接着做一笔转账，借：其他应收款－分期支付基建款， 贷：其他应收款－分期支付基建款马上结转， “其他应收款－分期支付基建款”设往来单位核算，也就是将承接基建工程的工程单位名称设明细核算，这样方便查找。

这样表面看起来，与原先的三种方式并无不同，又何必再通过“其他应收款－分期支付基建款”多做一笔呢，这个科目是借贷同时发生，余额为零的科目，那这个科目还有存在的必要吗？还是有存在的必要的，可以把“其他应收款－分期支付基建款”科目看作是一个过渡的科目，便于归集，所有的分期支付基建款都通过这个科目，这样要查找基建款项支付的情况，只要查找这一个科目即可，可以在每次支付时先核对一下以前支付情况，每次支付注明第几次支付，最后一笔支付的时候，注明工程巳完结，这样以后查找起来便会心中有数。

如果“其他应收款－分期支付基建款”按往来设置承接工程的单位同时进行几项不同内容的工程，则可以在往来设置中更明细地设置成“某某公司－某某工程”，这样更加清楚明了。

这样账务处理后，还是有点美中不足，跨年的基建工程，要看已经累计支付了多少钱，因为“其他应收款－分期支付基建款”都是马上结转，期末没有余额，要看工程总共支付了多少钱，还要翻看前几年的“其他应收款－分期支付基建款”的支付情况，但是进行这样的归集，只要查找这一个科目便可，而且设置了单位往来核算，查找某个基建公司已经支付了多少款项很容易，在准确度与便捷度上，已经改善了很多。

2015年在本组各单位实行这种账务改变后，减少了支付基建款项时前后查找的工作量，提高了查找的准确度，收到了预期的效果。

(作者单位：温州市鹿城区会计核算中心教育分中心)