以物资采购内部控制为基础的全面风险管理

文|张少华

以物资采购内部控制为基础的全面风险管理

文|张少华

企业物资采购面临的主要风险

物资采购是企业经营管理的关键环节之一，也是高风险领域。物资采购风险主要存在以下七个方面。

采购计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；计划编制不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。

供应商选择风险。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至营私舞弊。主要存在供应商在质量控制、交货能力、售后服务、合同履行及承担违约责任的能力风险。

价格风险。采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对价格的跟踪监控，导致采购价格不合理，对价格预测失误而进行批量采购，造成价格风险。

采购质量风险。由于供应商提供的物资质量不符合要求，甚至以次充好，而导致企业不能正常生产，直接影响到勘探施工质量与工期，降低了企业的竞争力。

合同风险。一是合同条款模糊不清，违约责任约束简化，口头协议等等。二是合同行为不正当，不能严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。

验收风险。在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，在品种规格上货不对路，不合规定要求等等。

存量风险。一是采购量不能及时满足生产之需要，生产中断造成损失。二是盲目进货，造成积压，形成存储风险。

强化内部控制，有效防范物资采购风险的对策

加强计划管理，控制降本“源头”。计划管理是物资采购工作的源头和基础，采购计划的准确程度直接影响勘探生产进度、后续库存量和资金占用率。努力提高物资采购计划的准确率和及时率是从根本上杜绝盲目采购、有效规避采购风险的重要手段。一是按照内控要求建立健全物资采购计划分级审核体系，审查采购计划的编制依据是否科学合理；是否存在宽打窄用、人情计划等不符合实际的情况。二是强化物资计划的分类研究和执行过程管理，重点做好消耗数据的分析应用、物资资源的综合平衡、计划执行的跟踪评价，以提高物资计划精细化管理水平。三是加强与生产、管理、技术部门的协同配合，做到提前介入，贴近现场，摸准需求，以提高物资需求的预测和把握能力。

进行价格控制，确定采购价格以最优“性价比”采购到符合需求的物资。面对物资价格未来走势难以预测等状况，物资采购管理部门和单位建立健全价格数据库，定期开展市场供求及价格走势商情分析并加以利用。在遵循“安全采购、经济采购、及时采购”的原则下，为有效进行价格控制，一是要健全采购定价机制。采取框架协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。二是采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。三是深化物资价格控制研究，加快物资控制价格数据库的梳理更新速度，及时调整物资采购策略和过程控制方案，实现由被动采购向主动采购转变。

加强供应商管理，实现以“双赢”为目的的战略联盟。物资采购管理部门和单位要按管理范围和职能权限，审查供应商资格，建立供应商档案信息，由审核小组审核供应商是否具备供货能力，确定供应商名单。并根据实际情况，注重对供应商质量、价格、服务等方面进行事前审核和监控。一是建立采购前供应商资格审查机制，严把企业采购“准入关”、发放“通行证”。二是建立采购中供应商资格审查机制，主要对采购资格有效期限内的注册供应商、参加采购活动的供应商和正在履行合同的供应商分别进行资格审查，确保物资采购的效率和质量。三是对供应商的履约情况进行考评，以履约期限、质量、售后服务等内容进行信誉等级分级评定，分A信誉好、B信誉较好、C信誉一般、D信誉较差四个等级。每年评定一次，实行动态管理，以降低采购风险，真正实现以“双赢”为目的的战略联盟。

优化采购模式，抓住市场“良机”。物资采购管理部门以过程控制、降本增效为重点，按照中石化集团公司推行的“集中采购、归口管理、统一储备、统一结算”的物资供应体制原则。对于外部生产项目所需的大宗专用物资（如：地震勘探专用采集链、地震勘探专用电缆、检波器串、防水插头等）集合需求批量，组织相关部门，开展联合谈判和集中招标采购，选择目前国内主要生产厂家供货；对低值易耗品按内控及物资管理规定自行采购；对市场价格波动较大的物资品种，控制采购节奏，及时调整采购价格，加大采购批次，减少采购批量，采取“开口价”、“短周期”等方式适时适价适量采购，规避物资采购风险，实现采购效益最大化。

有效进行管理防范，将物资采购风险降到最低。在有效进行管理防范、不断调整采购策略、规避物资采购风险的同时，还应遵循四个方面的原则和要求，进一步把工作做深作细。即：正确认识是规避物资采购风险的前提。管理层要善于从宏观上审视“规避风险、规范管理”工作，将其纳入重要的议事日程。采购业务部门工作人员要认真履行岗位职责，服从服务于此项工作。制度保障是规避物资采购风险的基础。建立完善的物资采购内部控制制度和体系，规范管理采购程序和标准，并定期评价维护。程序合理是规避物资采购风险的重点。有效管理、防范风险的实质是强化物资采购的过程管理和流程管理，严密合理的业务流程是其工作重点。执行有效是规避物资采购风险的关键。对采购业务要由事后监督向事前、事中监督进行转变，加大考核力度、强化责任追究制度、提升控制能力和履行意识。使物资采购活动始终处于受控状态，确保采购工作规范运转。

结论与建议

物资采购风险伴随着采购业务工作的开展始终存在，因此规避物资采购风险具有长期性、复杂性和艰巨性的特点。规避其风险的关键是有效控制物资采购各个关键环节，对于风险集中的重点领域更要竭尽全力常抓不懈、有效监控。在调整物资采购策略，完善物资采购制度，健全部门之间相互制衡机制、关键岗位轮岗制度和定期检查考核制度等方面，只有把有效进行管理防范工作落到实处，才能将企业物资采购风险降到最低程度，提高物资采购效益，确保勘探生产的顺利进行。

中石化石油工程地球物理有限公司河南分公司）