煤炭企业薪酬管理系统的构架及应用研究∗

谭章禄 周文文

(中国矿业大学(北京)管理学院,北京市海淀区,100083)

煤炭企业薪酬管理系统的构架及应用研究∗

谭章禄 周文文

(中国矿业大学(北京)管理学院,北京市海淀区,100083)

分析了当前煤炭企业在薪酬管理方面存在的问题,阐述了关于建设薪酬管理系统和实施薪酬管理信息化的重要性,以同煤集团铁峰煤业有限公司为背景,结合煤炭企业实际业务设计了一套薪酬管理系统,对系统主要功能模块做了详细说明,并阐述了该系统在应用过程中应注意的问题和实施效果。

薪酬管理 信息化系统 人力资源管理 绩效管理

煤炭企业由于其作业的复杂性和人力资源管理的特殊性,薪酬管理比较复杂,针对煤炭企业的薪酬管理系统基本没有。基于此,以同煤集团铁峰煤业有限公司为背景,分3个层次设计了一套煤炭企业薪酬管理系统。通过将员工的人事、考勤、社保和绩效考核等项目类别的自主定义以及数据的自动提取和关联整合,实现煤炭企业薪酬的科学管理,为可视化的薪酬管理打下基础。

1 当前煤炭企业薪酬管理存在的问题

1.1 人为操作现象严重,效率低下

目前绝大多数煤炭企业的考勤管理还是采取签到或是各个部门向有关考勤管理部门报工,然后再由考勤部门审核汇总后提交给相应的工资部门进行工资的计算。由于请假程序不规范,在统计考勤的过程中难免会有人为的疏忽遗漏或是人情相关的修改。在计算工资时也主要是依靠人为的操作,每个队组应分摊的工资以及每个工人相应的考核分数和津贴等都是由相关工作人员人工输入到电子表格中,然后再进行工资的计算,这些人为的操作大大降低了准确率且效率低下。

1.2 必须量化的项目不确定,操作不规范

很多煤炭企业的绩效工资和抵押工资等奖金类工资项目的设定标准不明确,如没有按照相应的考核打分确定相应的绩效工资,存在任意扣款现象,扣款项目和扣款标准没有形成规范的公司考核制度,没有按照一定的职位级别和具体工种明确相应的抵押工资,一些部门特有的奖金制度不明确,没有明确什么样的情况本部门的该项奖金是否该发。这些必须量化的项目的不明确增加了薪酬管理人员的工作难度,造成了薪酬管理的不规范。

1.3 没有起到合理的奖惩效果

由于薪酬制度执行的不到位以及各个环节操作的不规范,不同员工之间薪酬的差别较大,再加上工资的不公开制度,使得员工对于薪酬的公平合理性产生质疑,从而降低了员工工作的积极性,因此薪酬制度并没有起到应有的激励作用。只有贯彻实施合理的薪酬分配体系,才能更好地提高员工的工作效率,增强员工的凝聚力,为煤炭企业创造良好的经济效益。

2 薪酬管理系统的构架及业务流程

2.1 薪酬管理系统的构架

薪酬管理关系到煤炭企业员工的切身利益,科学合理的薪酬管理系统不仅有助于提高薪酬管理的公平性,而且能够激发员工的工作潜能。同煤集团铁峰煤业有限公司薪酬管理系统是感知矿山建设项目的一部分,主要根据员工的职务级别和工龄以及当月的考勤和绩效情况对所有员工的薪酬进行计算及统计分析。

薪酬管理系统平台主要包含基础设置层、日常管理层和统计报表层3个层次。基础设置层是薪酬管理系统的基础,主要用于人员信息的维护,还有一些基本表单、公式、员工工资类别和考勤关联等的设置,为日常管理层提供基础数据和基本准则;日常管理层是薪酬系统的核心部分,连接着基础设置层和统计报表层,一方面以基础设置层的基本设置为依据完成薪酬管理的主要工作,另一方面为统计报表层提供数据信息,主要包含考勤管理、奖金管理、社保管理和计算工资等模块;报表管理层主要用于对考勤、考核打分、奖金和工资数据的分类管理分析,是对核心业务数据的集成处理,位于整个系统的最高层。

2.2 薪酬管理系统的业务流程

薪酬管理系统的核心业务是工资计算,由于煤炭企业存在工资发放滞后的现象,在进行工资计算时,有些人员可能发生了人事变动,因此在基础设置层设置好相应的工资计算表单与项目公式,在日常管理层进行计算工资时,首先要复制当月人员信息,确保工资计算当月人员信息的准确。在准确的人员信息基础上录入、导入或是由考勤机提取当月考勤情况,由相应的考勤情况计算绩效工资和提效工资等奖金项目,然后依据当月的社保信息对工资进行计算,形成当月的工资。根据铁峰煤业有限公司的实际情况,通过相关管理流程的优化后,薪酬管理系统的业务流程示意图如图1所示。

图1 业务流程示意图

3 薪酬管理系统主要功能模块

在薪酬管理系统的基础设置层,根据铁峰煤业有限公司具体业务情况设置好相关项目公式后,不仅能够进行某个月的考勤信息、社保信息和奖金信息的管理和计算,而且能够进一步计算相应月份的工资。薪酬管理系统的日常管理层主要包含计算工资、考勤管理、奖金管理和社保管理等功能模块,实现对社保业务、考勤业务、奖金业务和工资业务的信息化管理;报表管理层的主要功能模块为报表管理,为管理者提供及时、动态、全面的可视化薪酬管理数据。

3.1 计算工资模块

计算工资模块的主要功能是实现分类员工薪酬的计算与管理。根据员工的工作性质,将铁峰煤业有限公司及两矿一厂的全体员工分为一线队组、二线队组、二、三线部室和公司领导4类,并分别应用4种不同类别的工资计算表单。针对不同类别的表单设置相应表单的表头项目,调整项目顺序并定义项目公式。每一类的工资计算表单都主要有基本工资、年功工资、奖金类、津贴类和社保类项目组成。队组表单还有超额工资项目,以区分井下作业和井上作业。这里年功工资与工作年限相关,基本工资、超额工资和奖金类工资不仅与职务级别相关,还与考勤情况及下井情况相关。其中职务级别和工作年限等信息可以在铁峰煤业有限公司的人事系统里直接提取,考勤与下井情况可以在考勤管理模块获取,奖金类信息可以在奖金管理模块获取。定义好4种表单后,通过添加相应部门的相应人员,将每一个部门的每个人员匹配到相应类别的表单中,就能针对所有员工进行薪酬的计算。

3.2 考勤管理模块

考勤管理模块能够实现干部日考勤、干部月考勤、工人日考勤和工人月考勤的数字化管理。公司部室的所有干部日考勤数据由每天刷脸机的数据提取,两矿一厂的干部由于条件所限不能通过刷脸机提取考勤数据,而是采取考勤员每天手动录入的方式,干部日考勤经计算后形成干部月考勤。考虑到工人日考勤管理的具体情况,统一采取由考勤员在归定时间段内导入的方式,经过工人月考勤的计算生成工人月考勤数据,审核后通过的考勤才可以参与奖金和工资的计算。月考勤一经确认后,日考勤则自动锁定,如果遇到特殊情况需要修改考勤,则由相关部门领导授权后方可修改。考勤管理流程示意图如图2所示。

图2 考勤管理流程示意图

3.3 奖金管理模块

奖金管理模块包含对绩效工资、提效工资和其他类奖金的管理。绩效工资又分为一体化绩效工资、一体化累加工资和一体化安全抵押3个部分,由每个月的考核打分情况、相应职务级别对应的公式和考勤情况计算生成。提效工资是由考勤情况计算得到,其他类奖金则由相关人员每月录入到薪酬管理系统。一体化绩效工资、一体化累加工资和一体化安全抵押工资经确认后提交给相关人员进行审核,审核通过后才能进入奖金管理界面,而后参与工资的计算。奖金管理流程示意图如图3所示。

图3 奖金管理流程示意图

3.4 社保管理模块

社保管理模块主要根据“社保信息维护”界面里的“缴费基数”计算出养老保险、失业保险和医疗保险,为计算工资模块提供社保基础数据。如果社保缴费基数发生调整,则需要在“社保信息维护”里面及时更新“缴费基数”,然后重新计算社保,社保数据确认提交后则自动锁定不能修改。社保管理模块实现了对社保信息的统一管理和维护,可对社保信息进行录入、修改、查询和导出打印。

3.5 报表管理模块

报表管理模块对考勤模块、计算工资模块和奖金模块的数据进行集成,并按部门和队组生成日考勤台账、月考勤台账、考核分数统计、绩效工资报表、部门工资报表和工资汇总。报表管理模块不仅能够实现对各部门考核分数的对比和趋势分析,还能够按职务级别和工资类别进行工资和奖金的统计,实现各类报表的分类管理,同时进行报表的存档、查询和打印。

4 薪酬管理工作中应注意的问题

4.1 各个部门配合

薪酬管理系统涉及到的业务比较繁琐,需要多个部门的共同参与,只有当组织人事部门将干部考勤、劳资部门将工人考勤以及调度室将下井情况及时录入考勤模块后,企业文化办和安监部门才能进行奖金的评定,奖金评定后劳资部门才能根据社保部门所提交的社保数据和考勤情况进行工资的计算,在这个过程中如果企业文化办没有及时上报奖金数据,劳资部门就不能及时地对员工工资进行计算,同样如果组织人事部门没有及时录入考勤信息,则企划办和劳资部门就不能完成本部门的相关业务,因此需要各部门相互配合,在规定时间内及时准确地上报数据才能使薪酬系统正常运行。

4.2 信息及时更新

由于煤炭企业作业的复杂性与特殊性使得人员调动比较频繁,而薪酬管理系统的各个模块都是基于人员信息和所匹配项目公式的操作,并且不同部门与不同的职务级别之间的日资系数以及绩效工资情况也不一样,因此只有对月中调动、离职、退休和职位升迁等人事变动情况及时更新,并且在薪酬管理系统各功能模块进行人员与公式的正确匹配,才能确保考勤、奖金和社保等数据都能正常统计,工资管理工作才能顺利开展。

4.3 操作规范

不规范的操作不仅会降低数据信息的准确性,还会影响薪酬管理的效率。例如如果在每次计算工资之前不先点击“复制当月人员信息”,系统只能识别当前月的人事信息,而不是所计算月份的人事信息情况,容易造成人员信息与工资的不匹配。在录入或导入考勤时格式必须符合模版要求,否则会产生导入失败或是导入的数据信息错误等问题。规范的操作能够有效避免由于一个部门的操作失误而给其他部门带来不可避免的麻烦和问题。

5 结语

煤炭企业薪酬管理系统在铁峰煤业有限公司运行了一段时间后取得了良好的效果。在管理方面,提高了薪酬管理的科学性和员工薪酬计算的效率。一些特殊的业务必须经相关负责人授权后才能修改,使得在管理上更加规范,在操作上更加严谨,生成的一些报表统计数据不仅方便了领导的查阅和管理,又能使领导能够及时和全面地掌握薪酬管理的动态;在经济效益方面,许多原来需要人力完成的工作现在被信息化系统取代,节省了大量的人力成本,许多需要审核的流程原来需要打印成纸质材料后经领导签字审核,现在只需要领导在系统里确认审核,节省了大量的纸张成本。不仅如此,在整个的项目实施过程中提高了企业员工对信息化办公的认识,提高了企业整体信息化水平,提升了企业的综合竞争力。

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The framework and application of compensation management system in coal enterprise

Tan Zhanglu1,Zhou Wenwen1
(School of Management,China University of Mining and Technology,Beijing,Haidian,Beijing 100083,China)

Be based on the background of Datong Coal Group＇s Tiefeng Company,it firstly analyzes the problems such as low efficiency,do not operation of com pensation management on the regulate in current coal enterprises,to illustrate the necessity of construction of compensation system and implement information management of salary.Then it constructs the system＇s framework of coal enterprise salary management combined with the actual business of coal enterprises, and introduced main function modules in detail.Finally,it describes the problems that should be pay attention in the application of system and the implementation effect.

salary management,information system,human resource management,performance management

TD－918

A

谭章禄(1962－),男,江西赣州人,教授,博士生导师,煤炭安全与开采国家重点实验室信息中心主任,工程管理博士点首席学科带头人。

(责任编辑 路 强)

国家自然科学基金委员会项目资助(61471362)