档案信息资源库的建设与应用

刘东平

摘 要：国家政府、军队、企事业单位档案馆保管着国家政治、经济、军事、文化等重要的文件、档案和资料，作为国家重要的信息资源保管部门，在电子政务建设中受到高度重视，在“三网一库”的建设中，档案是信息资源库的重要组成部分之一。

关键词：档案信息资源库；建设；应用

档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性与真实性，成为信息大家族中的重要成员。而档案记录社会活动的广泛性，激发了现代社会对档案信息的强烈利用需求。随着网络信息技术的发展，必然要求建立与之相适应的档案信息资源开发利用方式——档案信息资源共建共享机制建设应运而生，在给档案事业带来勃勃生机的同时，也带来了严峻的挑战。

1 标准化与真实性

将国家的档案信息纳入电子政务信息资源库，是一项长期、艰苦、细致的工作。首先要遵循国家标推，可以认为，没有标准化就没有现代化，没有统一的信息库标准，信息资源的利用就是空谈。要按照国家标准组织档案、文件信息数据，例如数据文件格式、信息的著录规则等等。同时，按照档案工作的特殊要求，还要保持文件、档案的真实性、完整性和原始性，这本身存在着一定的矛盾，例如在遵从国家标准时，如何保持档案的原始面貌的问题。国家电子政务标准化工作部门，已经采纳了国家档案局制定的一些标准，但许多标准还有待制定完善，有些标准需要档案部门积极参加研究制定，档案科学技术研究所已经参与了个别的工作。

2 数字化与著录、标引

档案信息要加入国家信息资源库还有大量的基础工作要完成。原有的纸质档案也是国家重要的信息资源，要提供网络应用首先要将这些档案数字化，这本身就是一项数量极大的：工作，包括数字化之前的整理工作，需要拆卷、烫平，然后进行扫描和数据处理工作，档案纸张规格的多样性和脆弱性，使得数字化工作尤为艰苦。为了快速准确地检索档案信息，前期的著录、标引工作也很繁重，高质量的著录、标引需要全文阅览，而且需要档案专业技术人员。

3 法律与安全控制

在电子政务网络中，档案工作尤其要重视法律和安全问题。首先是国家立法，信息的收集与管理需要法律的授权，这在提供利用的环节特别重要。例如，公民的隐私权问题，由国家档案部门提供的电子文件有无法律凭证作用的问题，档案工作人员遵守信息安全的相关国家法律问题等等。更直接的档案工作，是对所保管的电子文件、档案信息库，进行严格的安全保密级别划控，即在国家法律、法规的原则指导下，通过细致的工作，区分不同用户的档案利用授权和法律责任问题，通过科学、合理的技术和管理手段，使档案利用工作既快速有效，又有严格的安全保密保证，这也是一项长期、艰苦、细致的前期基础工作。

4 技术成果应用

电子政务信息资源库的建设是为了应用，简单的应用表现为文件检索，较高层次的应用表现为智能检索、知识发现，并应用于决策支持。因此，在信息资源库的建设中，注意引进科学技术成果，应用现代技术深层次开发信息资源，有助于电子政务的系统工程建设和应用。目前，许多部门正在研发智能信息系统和决策支持系统，知识表示、模糊推理和不确定推理技术，数据仓库、数据挖掘技术正在发展应用，档案部门在信息资源库建设中也要注意跟踪并应用高科技技术成果。

5 统一管理建设方向

目前，档案信息资源共建共享机制建设尚处于探索阶段，是一个需要付出艰苦努力加以健全和完善的过程，绝不可能“毕其功于一役”地一蹴而就。因而，要科学运作、分步实施、循序渐进，积极规划制定档案信息资源共建共享机制建设的发展规划。我国档案信息资源共建共享的规模水平同美国、日本等发达国家相比，还存在着一定的差距。面对日益激烈的国际竞争，各级政府部门应高度重视并大力宣传档案信息资源共建共享机制建设的深远意义，统筹规划，制定切实可行的法律法规，并会同国家信息产业主管部门共同研究制定档案信息资源共建共享机制建设的发展规划，统一管理，统一部署，保证档案信息资源共建共享机制建设的有序进行。档案部门应该利用网络环境提供给的便利契机，本着共建共享的原则，分工协作，大力建设各级各类档案信息资源数据库，研究开发高性能的档案信息查询系统，使其适应新形势下的档案信息在线搜索与查询的需要，提高档案资源的利用效率与利用效益，适应网络环境下的快节奏、高质量、高效率的社会需要。

6 坚持标准

标准化通常是指为获得某种最佳效益而综合科学技术与实践经验的成果，在进行充分的有效协商基础上，对具有多样性、相关性特征的重复事物，以特定方式制订形成统一规定或统一规范的全部活动过程。也是实现档案信息资源共建共享建设的技术前提。档案信息资源共建共享机制建设将在这些标准（信息加工标准、信息记录标准、信息传递标准、信息检索标准、信息处理与信息控制标准等）的制约下，以统一、规范的形式实现网络化信息交流与利用。在档案信息资源共建共享机制建设过程中必须统一标准规范，避免出现各自为政、互不兼容的现象。

7 提高人才素质

在网络环境下，档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化，计算机技术、通讯技术、网络传输技术己被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，对档案信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。许多档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战，客观要求每一位信息服务人员都必须建立起危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识，通过岗位练兵、自主学习、技能培训等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技術和一定的外语知识。以实现根据档案信息的自身特点、结合传统的档案利用工作经验，依托网络环境的优势，与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题，积极开展网络环境下的档案信息资源共建共享机制建设实践。在实践中锻炼、完善队伍，培养造就一大批复合型应用人才，为档案信息资源共建共享机制建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。

总之，将国家宝贵的档案信息资源进行深层次开发，加入电子政务信息资源数据库，是档案工作面临的工作任务，是历史责任，需要档案工作者完成大量的基础工作，而积极主动的工作应该及早开始。

参考文献

[1]郝小会，郜亚丽.数字化校园中高职教学资源库的建设与应用研究[J]. 济源职业技术学院学报，2013（02）.

[2]黄宁；；高校共享信息资源整合模式初探[J]；信息技术；2007年08期