档案建设对优化医院等级评审工作的作用评价

王志超

山东省菏泽市第三人民医院医保办，山东菏泽 274000

医院是医疗卫生系统的主要场所之一[1]，肩负着科研教学、医疗服务的重要职责，在对公民健康进行保障方面起到重要的作用。但是，在不同的医院之间，服务质量、医疗水平、人员配备、医疗的设施都存在显著的不同，如何对各大医院的情况进行定量以及定性的评价显得尤为重要，通过评价可以找出医院之间的差距，对医院的竞争力进行提高。在评价医院的手段中，医院等级评审是很重要的一项[2]，医院等级评审是以医院的纠纷处理、诊治流程、安全隐患、预后工作、满意度、医疗纠纷、工作效率、人员、设施等项目作为评价的指标，并以相关的细则、规定对这些项目作出评价的过程。在等级评审过程中，医院的档案建设和管理起到了重要的作用[3]。在该研究中主要对档案建设在医院等级评审中的作用进行探讨，进一步了解档案建设在医院等级评审中的重要意义。

1 医院档案在医院管理中的重要意义

医院的档案管理是医院的基本工作，其作为医院管理工作的重要支撑是其他部门工作无法取代的。在医院的等级评审过程中，档案起着重要的作用，可以通过档案对医院的整体运行情况做到一个大概的了解[4]。对档案进行有序、规范的管理，可以显著提高医院在等级评审中的效率，完整、有序的档案可以方便评审人员对相关数据、资料进行了解，快速准确地对医院做出评价，这不仅节约了时间，而且提高了工作的效率；完整、有序的档案可以保证医院等级评审工作中结果的客观性和可信性，这不仅保证评审工作的顺利进行，更保证了医院的诚实性，也对患者的权益起到充分的维护作用；完整、有序的档案管理可以对医院等级评审中存在的问题及时发现，如设施是否可用、带教的过程中是否存在问题、诊疗中是否存在疏漏等，并对发现的问题及时进行处理和解决。

2 医院档案管理中存在的问题

在医院档案管理中人员的业务素质不同，结构的安排不是很合理，有些工作人员的学历比较低，年龄比较大，专业不适合管理档案，并且档案管理人员并没有参加医院相关管理档案的培训工作，在档案管理方面存在很多欠缺[5]；在管理档案的过程中，电子化水平比较低，主要使用纸质档案进行管理，导致效率比较低，导致这些的原因主要是硬件设施的欠缺和管理工作人员的专业不符；对管理档案的软件及硬件设施的配备不够完善，对档案管理的质量造成一定的影响，这可能是由于资金的短缺或者是对档案管理的重视程度不够导致的；医院对档案管理重要性的认识比较薄弱，对档案管理的重要性认识不够，有些原始数据及资料的记录不完整，导致资料源头性缺失，使后续的工作开展困难；另外，医院存在对档案管理的制度缺失，没有明确的规定应如何对档案进行收集及管理，导致档案不完整。

3 医院档案管理的建议

3.1 医院档案资料的搜集、整理

全面的搜集资料是初始阶段的档案工作[6]，搜集资料是需要花费时间和精力的，特别是在医院档案搜集的过程中，要始终坚持时效性和完整性的原则。相关工作人员要对医院发展的动态进行实时跟踪，在医院的党群工作、宣传义诊、医疗发展等过程中要做好报道、电子文档、声像、照片等资料的收集以及保持资料的完整性，在临床档案资料收集的过程中，要做好与临床的沟通工作，取得他们的配合，共同做好档案资料收集的工作。

档案资料收集完毕后，要做好后续的分类整理工作，在此过程中，要严格按照医院等级评审的要求对档案进行标准化、规范化的整理，对盛放资料的档案盒要做到干净整洁，对其进行编号、标记，以便在等级评审时方便寻找查看。与此同时，还要做好档案管理工作人员的培训工作，安排好工作人员的职责，使其从资料归档、硬件设施、政策制度上将分工细化，更好地为医院等级评审中的档案管理做好服务工作。

3.2 加大档案管理的硬件投入和建设

在医院等级评审过程中，对档案室的硬件有明确的规定，如档案工作人员的学历、档案工作人员的数量、复印机、扫描仪、空调、消毒柜、除湿机、库房大小等[7]。所以在医院建设中要做好档案管理的硬件投入，引进现代的设备和技术，做好档案工作的载体工作，增加档案管理中的有形保护，如干燥装置、灭火设备、档案架等。不仅如此，在档案管理过程中的信息管理系统也要加强，不断引进新的信息管理系统，做好在档案管理中的信息化进程。

3.3 加强档案管理中的政策支持和制度支持

在整个医院的管理中，领导要认识到档案室的重要性[8]，加强对档案工作的领导，健全相应的机构，成立专门的档案管理小组，由专门的领导负责工作，各科室的相关负责人要积极做好本科室的档案收集及整理工作，配合档案室的工作，并将各科室的档案管理工作列入年度考核工作中。将档案管理的工作与医院的中心工作紧密结合，除此之外，要对医院档案管理形成一种制度化，制定完善的工作机制，使档案管理工作井井有条，符合医院等级评审的要求。

3.4 加强对档案管理者的培训

对医院中的档案管理工作人员进行档案管理知识的培训，通过会议的形式对医院的各科室及各部门的工作人员进行档案管理知识的培训，这样不仅可以使其对档案管理的重要性进行充分的了解，而且可以增加其对档案管理工作的配合程度，这样有效地缓解了档案工作人员的工作压力，使工作的效率大大提高。与此同时，要加强档案管理工作人员对医院评级流程的学习，邀请经验丰富的医院评审人员对档案管理者进行培训，使其了解医院等级考察的基本流程和重点指标，并以此为指导对护理、治疗、诊断等重点档案进行检查和完善，以便为评价者提供更为完整的考察信息。

4 展望

管理医院档案是一个完善医院体制的重要环节。在当今的医疗环境中，公民对医疗服务、健康、医疗卫生等的要求越来越高，这就更增加了对医院体制进行完善的紧迫性。医院的等级评审就是一个完善的过程，在评审过程中医院档案起到重要的作用。医院档案记录着医院的耗材信息、医疗器械、管理制度、病历档案、医疗纠纷事件登记薄、医院的发展历史、科研数据、购买设备凭证、治疗方案、检查结果、护理记录、治疗记录等，是医院评审过程中主要的凭证之一。通过医院档案的建设和完善，可以有效地提高评审医院的效率，使得医院评审结果客观、可信，并及时发现医院管理或医院发展中的问题，对问题进行积极的解决，构建完善的医疗体制。

[1]何琼，余昌胤，王飞，等．医院等级评审资料体系分层构建模式的研究[J]．医学理论与实践，2012，25(1):25-27．

[2]张勇.浅谈医院评审对医院档案规范化管理的促进作用[J]．医学理论与实践，2012,25(17):2189-2190．

[3]Foley RN，ParfreyP S， Sarnak M J.Epidemiology of cardiovasc-ular disease in chronic renal disease[J].J Am So c Nephrol，2013，9(12)：S16-23.

[4]张红丽,郑红艳.构建档案管理体系服务医院等级评审的研究[J].办公室业务,2014（10S）:204-205.

[5]李洁，刘雯，杨文晔，等.军队专科医院等级评审资料体系分层模式构建[J].解放军医院管理杂志，2013，20(11):1008－1009．

[6]陈美娟，白永红.浅谈档案资料在等级医院评审工作中的重要作用[J].新疆医学,2014,44(8):144-145．

[7]乔晓高.档案建设在医院等级评审中的作用分析[J].世界最新医学信息文摘，2015,15(28)：174-175．

[8]Malyszko J.Mechanism of endothelial dysfunction in chronic kidney disease[J].Clin Chim Acta，2010，411(19/20)：1412-1420.