全力推进公证信息化快速发展的探索与思考

赵志红 吕 立（江苏省司法厅）

中国社会正加快进入信息时代，信息化浪潮所带来的观念转变、技术手段创新正在给公证行业带来前所未有的冲击。公证执业方式正从手工记录、书面开具和卷宗保存向电脑录入、设备输出和数据研判和信息共享的方向发生深刻变革。江苏公证行业顺应信息时代的执业变革和服务需求发展机遇，在全国范围内，率先开展了省级公证在线受理平台建设和民间借贷信息库建设，完成了遗嘱公证卷宗备案和数字化补录工作，构建了业务数据、遗嘱数据和当事人失信黑名单数据三位一体的虚拟服务数据中心，推进了公证卷宗数字化和电子印章建设。截至目前，全省公证行业实现了33类涉外公证事项电脑、手机的在线申办，收录业务数据、遗嘱数据和当事人失信黑名单数据近300余万条，全省公证员全部使用高拍仪等数字化录入设备，26家公证机构正式启用电子印章系统，江苏公证信息化建设正在全面加速推进。

一、公证行业信息化发展面临的挑战与机遇

随着以互联网高速发展为代表的信息化时代的来临，公证执业的内外部环境已经发生了深刻变化。如何在互联网时代，转变公证执业传统思维模式，创新公证服务模式，顺应信息化发展的潮流，进一步增强公证文书在虚拟世界的法律作用，从而使公证成为当今社会不可替代的法律服务手段，已经成为互联网时代公证行业面临的最大挑战和机遇。

通过对公证行业的长期调研，我们认为公证信息化经过多年的探索和建设，在使用信息系统办理公证业务、查询公证信息、实现失信预警和其他业务管理方面已经取得长足的发展，但是在公证大数据的挖掘、跨行业的数据共享和服务群众新需求上仍存在不足和挑战，主要表现在以下几点：

1.公证行业内部存在无法破解的“信息孤岛”。特别是各公证机构办证信息平台系统内存在大量不能互联互通，没有有效挖掘长期处于“静默”状态的数据，大数据效能应用未能充分发挥。在管理方面，无法准确及时掌握公证员的业务办理情况，无法实现对从公证员、公证机构到整个地区公证行业执业情况的科学分析，更无法实现事前预警和防范执业风险；在服务能力方面，无法利用基础数据开拓新型公证业务，无法实时准确掌握社会需求新趋势，缺乏有效整合网络资料和介入新型互联网产业的手段，特别是在业务数据和基础信息方面缺少利用机制和平台。

2.公证信息系统无法适应外部环境变化。随着经济社会的发展，公证行业外部执业环境也不断变化，但公证信息系统功能设计却落后于这种变化，缺少对于新型公证事项的功能支持。如：电子证据保全、民间借贷等，信息系统的相关设计没有得到进一步增强和优化，功能作用延展性不够，不能满足互联网时代信息系统群众对公证服务日趋多样的需求。

3.公证数据安全与跨行业信息数据交互上存在矛盾。由于部分公证事项，如遗嘱公证涉及公民隐私，其数据的保管和传输安全直接影响公证公信力和行业社会形象，而大部分公证机构没有使用新的数据库管理系统和存储技术，没有提高网络传输安全性，没有使用同步镜像服务器来部署办证服务器和查询服务器，在进行信息交互上缺少安全共享机制。

在看到严峻挑战的同时，也要看到信息化变革和移动互联时代给公证行业带来巨大的发展机遇。

（一）实现网上办证，打破传统服务模式锢

传统公证服务模式受地理位置、队伍规模、业务水平等多种限制，当事人无法享受到全天候、全方位、全时间和高标准的公证服务。如今，利用互联网的平台，则可以打破传统模式限制，实现公证网上预约、网上受理、网上交费、网上提交证明材料的功能。当事人可以打破时间空间的制约，随时随地通过“服务平台”的外网网站查询公证办理进度，可以通过手机微信等多种即时通信工具与公证员实现在线咨询、在线办证、公证文书的真伪核实等。实现网上办证将使公证服务向互联网延伸，为群众提供便利的同时，实现公证自身服务能力的大跨越。

（二）挖掘公证数据，开拓新的公证服务产品

全国公证遗嘱备案查询平台的启用，标志着世界最大的遗嘱信息库在中国建成。今后在遗产处理过程中，公证遗嘱信息库无疑将发挥巨大作用。公证机构通过承办公证事项，掌握了大量人口、房产等信息资源，公证行业应当更好地挖掘和合理利用，研发新型公证服务产品，为社会群众提供更好更多地公证服务。

（三）提升办证效率，优化内部管理流程

江苏省每年出具公证文书均超过70万份。公证文书传统制作方式需要专人管理，专人加盖实物印章，仅这一项工作，就存在着管理难、效率低、差错多的问题。借助信息化技术，实现“电子印章”模式，在公证文书审批生效后，使用加密技术在电子公证文书中生成印章图形，并通过专用打印程序，打印输出时就形成加盖印章的公证文书，大大加快了公证文书的制作速度，避免错盖章、漏盖章的情形，从根本上杜绝了主任未批先发的现象，改进了内部审批流程，完善了公证机构内部运行机制。以信息技术手段优化公证机构内部管理流程将是大势所趋。

（四）加强信息交互，融入社会管理大平台

建成全省范围内公证诚信档案及黑名单系统，纳入省级信用信息库之中，并与公安、民政和住建等单位进行信息情况共享，将确保公证信息被更广泛地运用到社会各领域之中，从而确保公证机构能依托自身的职能，间接地参与社会管理，这将大大提高公证核实效率与公证服务的准确性。

二、公证信息化发展的主要做法和特点

为适应社会发展需求，江苏省公证工作正从“管理型”向“服务型”转变，从行政监管逐步向监督、引导、服务并重的方向发展，而这一切的实现离不开公证信息化工作的支持和保障。江苏省公证行业信息化程度现已建成包括“信承”公证业务系统、全省公证管理信息系统、在线受理办证系统、涉台副本查询系统在内的“四大系统”；但是网络化信息互联共享还未实现，“大数据”技术的信息自动搜集、处理、分析、研判和咨询的能力还十分薄弱。因此加快创新公证信息化工作，是实现公证科学管理、高效精准服务、快速正确决策、实时动态监督的必由路径。

（一）以消除“信息孤岛”、挖掘数据价值为核心，全面实现公证数据深度应用

让“数据说话”，是江苏省公证行业信息化工作的主要目标。目前，江苏省公证业务电子数据已经达到约350万兆，公证遗嘱类信息达到11万条,各公证机构永久保存的公证物理卷宗已超过1千万份。过去大量的公证业务数据以不同存储方式和存储地点分散隔绝，形成了无法利用的“信息孤岛”。为了破除壁垒，充分挖掘信息价值，江苏省公证协会建立了省级中心数据库，收录全部在线办证数据，加强部门间或行业间的业务数据交互共享，实现与律师人员信息、社矫人员信息、法律援助信息的内部互联，增强司法行政系统数据应用维度，努力建立与省公安厅、省住建厅、省信用办等单位的数据外部共享机制，增强公证数据的社会应用广度。同时，为全省公证人员配备了电脑高拍仪设备，推广使用公证电子印章设备，从而进一步实现公证书无纸化和公证卷宗档案的数据化。

（二）以全程质量控制、智能决策分析为重点，切实做好公证综合管理平台建设

公证工作的核心在于质量控制，一旦出现错证假证，将极大破坏公证公信力和社会美誉度。因此，江苏省公证管理部门建立了管理大平台，实现了基于数据的分析系统，合理预测风险，强化事前监督从流程控制公证机构严格依程序办理各类公证事项，强化对公证文书的质量跟踪研判机制。该平台具备四大功能：（1）信用评价功能。实现对公证机构从业人员的执业状况、奖惩情况、投诉情况等进行动态管理，实现对提供虚假材料、纳入“黑名单”的公证当事人的即时特别提示功能。（2）风险控制功能。将特定类型疑难、复杂、风险高企的公证事项纳入特别监控范围，申请人情况、公证事项、履约情况、证据材料清单等信息实时上传。（3）业务研讨功能。管理平台提供给各级公证管理部门、公证机构对重大疑难、复杂公证案例进行在线研讨。（4）质量跟踪功能。对公证卷宗检查后整改情况、涉及公证的案件判决、复查投诉案件的处理结果等，进行实时记录，方便查询分析研判。江苏省公证行业已经建立“民间借贷信息库”，针对民间借贷公证事项进行数据分析，让管理部门能够更及时准确了解全省范围内民间借贷公证的数量、标的额、借款用途、利率、违约率、强制执行率等信息，实时掌握民间借贷类公证的办证信息，如公证受理阶段所需花费时间、公证员风险告知、强制执行情况等，从而有效帮助公证员提高办理此类公证事项的审查判断能力和风险控制能力。“管理平台”有助于改变事后监督的被动管理方式，基本形成事前风险控制、事中质量管理、事后问题分析的质量控制模式，让数据有效支撑公证管理行为。

（三）以提升服务群众满意度为最终目标，扎实推进网上在线受理平台和评价系统建设

公证服务为民，是公证行业信息化工作的根本点和出发点，及时掌握当事人对公证工作的意见建议，提升公证服务群众满意率，是江苏省公证行业信息化工作的最大动力源。江苏省公证行业紧扣这一目标任务，着力在“服务基层、贴近一线、便捷高效、数据管理”等方面下功夫、求突破，切实做好网上在线办证和群众满意度网上评价系统的有机融合和流程再造，重点推进“公证网上在线受理平台”建设，让群众能足不出户，方便快捷地使用台式电脑、笔记本电脑和智能手机在线办理6大类33项公证业务，实现网上预约、网上咨询、网上付费、网上查询和评价服务等功能，方便群众合理安排时间，节约等候时间。建立了一案一评的“网上群众满意度评价系统”，由系统通过微信、短信推送评价信息给当事人，从而对公证服务给予即时评价。通过公证公共服务平台对群众反馈信息的汇总分析，更有针对性地改善公证服务质量，从而全面提升群众对公证工作的满意度。

三、依托数据优势，全面引领公证行业进入大数据时代

大数据是当今社会谈论的热点话题。“数据的生命周期，从数据生成、数据传输、数据采集到数据处理、数据分析、数据应用，会涉及多个环节和层面；但就大数据而言，其重点虽然在于对数据的分析挖掘，并因此获得凭直觉难以发现的有价值信息，但对数据的传输、收集、存储却是实现数据分析与应用的前提，具有基础性地位。①连晋波：《媒体行业,大数据有大作为——访易安信电脑系统(中国)有限公司资深技术顾问》，《中国传媒科技》2013年第15期。”公证机构作为公证活动的主体，每天都会接待成百上千的当事人，需要处理各种类型的公证业务数据，但是这些数据的含义是什么？有何特别之处？最大的应用领域在哪里？如何对这些数据收集、储存、利用？这些问题直接关系到公证大数据工作的未来，江苏省公证行业要充分认识并把握大数据发展规律，及时转变思想观念，紧跟信息时代的步伐，在大数据变革时期先人一步获得先机。

（一）以发挥公证职能服务市场需求为引领，开拓公证数据服务新领域

大数据时代，互联网市场创新永远走在监管的前面。江苏省公证行业将依托公证信息存管和数据挖掘等大数据服务优势，全面开拓互联网虚拟世界的公证服务领域。新《民事诉讼法》确立了电子数据作为法定证据形态，但是在公证工作实践中,固定、提取、展示电子数据证据存在极大障碍。以苏宁易购等采取“B2C”模式的垂直电商自建购物网站和网络营业厅为例，消费者登录网站进行购物交易，以“无纸化”方式签订电信服务协议，无论是购买商品或购买服务，其共同特点在于使用的签约平台由交易强势一方构建，一旦消费者权益受损难以提取电子数据用于维权，消费者自己提交的电子数据证据又因利害关系不能成为定案的唯一证据，数据的客观性非经司法鉴定程序难以查明。为建立良好的电子商务法律秩序，推动互联网经济健康有序发展，公证机构作为法律赋权的中立的非盈利的证明机构，独立开展电子数据证据保全公证服务是解决这一难题的最佳途径。江苏省公证行业将实现“无纸化”签约数据独立存管，一旦出现法律纠纷，申请人可向公证数据中心申请提取数据办理公证。目前，南京公证处已为苏宁易购“闪拍”频道、江苏移动“无纸化”签约提供公证存管服务，存管的电子数据超过千万份。电子数据证据的公证保全服务将是江苏省创新公证服务的发展趋势。

(二)以构建公证大数据智能平台为抓手，做好公证管理系统和公证业务系统一体化整合

江苏提出“2＋1＋N”为总体架构的司法行政一体化智能平台，是省司法厅党委加强司法行政系统一站式公共服务能力、全覆盖综合服务能力和高度共享信息处理能力的重要工作举措。江苏省公证行业将抓住这一契机，着力在“服务群众、贴近应用、高效整合、盘活数据”等方面下功夫，力求尽快建成“公证大数据智能平台”，完成管理与业务工作的有机融合和流程再造，实现管理系统自动搜集、处理、分析和研判业务系统数据，从基础数据采集上确保数据的准确性、有效性和针对性，打破原有公证管理系统和公证业务系统之间存在的数据壁垒。依托“公证大数据智能平台”建立省级中心数据库，收录全部在线办证数据；同时以“公证大数据智能平台”为主导，加强部门间、行业间的业务数据交互共享，实现司法行政工作信息内部互联共享，增强司法行政系统数据应用维度。力争建立与相关部门的数据外部共享机制，增强公证数据的社会应用广度。进一步实现公证书无纸化和公证档案的数据化，建立“公证业务信息库”，对各类公证事项进行数据分析，让公证机构和管理部门能够及时了解全省此项业务的办证数量、办证用途、证词特点、办证时间、撤证情况等各类信息，及时发现办证风险，进一步提升公证质量水平。

(三)以完善大数据工作机制为保障，切实推进公证大数据建设任务

建立健全完备高效的公证大数据工作机制，是江苏省公证信息大数据建设的重要保障。新形势下要着重做到：

一是建立数据采集机制，提高采集数据质量。主要包括内部采集机制和外部采集机制。内部采集机制是指根据公证执业的不同环节，从咨询、受理、核实、拟稿、审批、制证、发证等不同环节收集信息，根据公证业务的不同类型，明确不同的收集方式方法，如对于委托书公证、声明（承诺）书公证、遗嘱公证、继承公证、出生公证、亲属关系公证、学历公证、驾驶证公证、无犯罪记录公证等，主要收集当事人身份、亲属关系、居住地址、出生日期、所属财产、学历学位、有无犯罪记录等信息；而对于经济类公证事项，如营业执照公证、章程公证、经济合同公证、证据保全公证以及招投标公证等，则重点收集企业营业执照、股东情况、企业诚信状态等相关信息，根据不同类型的公证事项进行收集分类，确保数据的针对性和实用性。外部采集机制，包括对多方共享的数据进行主动收集，如对于省级信用信息平台公布的失信人员和企业信息及时收集，建立黑名单预警，同时积极加强与全国其他区域公证机构、行业协会进行外部信息化合作，建立跨地区的当事人黑名单及遗嘱公证情况采集查询机制，确保当事人在全国的办证信息共享。

二是建立数据分析机制，增强公证大数据应用性。拓展以公证大数据为基础的公证信用产品应用领域，加强相关公证业务和公证数据的深度挖掘和高度融合，研究制定满足社会法人和自然人的公证数据分析报告、数据保全、数据审查等要求的公证法律服务产品，确保公证服务社会信用领域和产品更加丰富和广泛，从而使公证机构作为“中立第三方”能够更加有效地介入企业的信用审查和自然人虚拟信息保护等领域，进一步增强公证大数据的应用，进一步筑实公证数据应用基础。

三是建立数据管理机制，增强公证大数据安全性。公证数据安全与否，不仅关系到当事人隐私是否会泄漏，更是关系到公证行业整体的发展安全。严格遵照国家有关法律法规和司法部的相关标准规定，制定公证大数据的使用管理制度，并按照公证数据分类分级的要求，建立相对应的公证大数据风险管理分级评估机制，确保全省公证机构对公证数据管理和操作流程更加规范合理，形成制度化、常态化的信息安全管理机制，更加符合公证大数据发展的要求。这一管理机制必须符合相关公证数据安全存储、信息安全交互和按权限使用的要求。建立具有数据安全管理功能的全省公证大数据安全系统，确保申办公证当事人的各类信息数据在存储、检索、提取、入库、发布等管理各个层面和环节都具有相应的安全管理、监督机制和权限控制，同时必须建立完善的系统数据备份机制，确保数据信息能完整、安全、及时的备份和遇灾恢复。

在信息化时代，公证信息化建设将关系到公证质量的提升和公证公信力的彰显，关系到整个公证行业的未来和发展。江苏省公证行业将主动融入大数据时代，加强全系统的信息化建设，把握时代脉搏，在服务经济社会发展中取得新的成绩。